In unserem Folgeartikel über den Multitasking-Mythos, gehen wir näher auf die Mehrkosten für den Aufgabenwechsel ein, d. h. auf den Verlust an geistiger Energie, der erforderlich ist, wenn man zu einer anderen Aufgabe "umschaltet".
Die Wechselkosten (Switching Costs) sind nur einer der Gründe, warum Du Multitasking im Hinblick auf Deine Produktivität und optimale kognitive Funktionen so weit wie möglich minimieren solltest. —
Sowohl bei Deinen persönlichen Arbeitsgewohnheiten als auch bei denen Deiner Teammitglieder.
Wir sprechen kurz über die Wissenschaft hinter den Multitasking-Kosten und darüber, was es Dich und Dein Unternehmen kosten könnte.
Du kannst Dir auch unsere Checkliste ansehen, um herauszufinden, wie Du Deine Wechselkosten senken, Multitasking reduzieren und die Zeit und Energie Deines Unternehmens optimieren kannst.
Nicht nur SaaS-Unternehmen, die von Effizienz besessen sind, interessieren sich für die Switching Costs, als von den Wechselkosten.
Es gibt eine ganze Reihe von Studien, die sich mit der Frage beschäftigen, was die Wechselkosten bei Multitasking bedeuten und was sie wirklich "extra kosten".
Und das ist ein ziemlich interessantes Gebiet:
Mitte der 1990er-Jahre fanden Robert Rogers, Ph. D., und Stephen Monsell, D. Phil, folgendes heraus: Selbst wenn die Menschen alle zwei oder vier Versuche auf vollkommen vorhersehbare Weise zwischen zwei Aufgaben wechseln mussten, waren sie beim Aufgabenwechsel langsamer als bei sich wiederholenden Aufgaben. Allerdings verringerte sich die Zeit, die zwischen den Versuchen für die Vorbereitung zur Verfügung stand, aber die Kosten für den Wechsel wurden nicht ausgeglichen.....
Um die anfallenden Kosten für dieses mentale "Jonglieren" zu ermitteln, führen Psychologen Experimente mit wechselnden Aufgaben durch. Indem sie die Zeit vergleichen, die die Menschen brauchen, um alles zu erledigen, können die Psychologen die Dauer und damit die Kosten des Aufgabenwechsels messen. Sie bewerten auch, wie sich verschiedene Faktoren der Aufgaben wie Komplexität oder Bekanntheitsgrad auf die zusätzlichen Kosten des Aufgabenwechsels auswirken.
Quelle: American Psychological Association Multitasking: Switching Costs
"Kurz zusammengefasst: Die Wechselkosten sind real und können quantitativ gemessen werden."
Und die Forschungsergebnisse zu den Wechselkosten belegen zwei wichtige Aspekte:
In Experimenten, die von Psychologen und Neurologen durchgeführt wurden, hat sich gezeigt, dass die Wechselkosten viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch wenn die Wechselkosten sehr gering sind, z. B. Bruchteile einer Sekunde, können sie sich schnell zu einem beträchtlichen Zeitaufwand summieren, sogar an einem einzigen Tag.
Laut dieser Studie fällt es Multitaskern schwerer, ihre Erinnerungen zu ordnen oder nicht relevante Informationen auszusortieren. Außerdem gibt es viel mehr Belege dafür, dass Multitasking zu negativen kognitiven Ergebnissen führt. Jedes Mal, wenn das Gehirn Multitasking betreibt – anstatt sich nur auf ein Ziel zu konzentrieren – sinkt die Gehirnleistung in Form von IQ, EQ und mehr.
Da Du nun weißt, welches Defizit durch die Wechselkosten verursacht durch das Multitasking im Allgemeinen entsteht, kannst Du jetzt herausfinden, wie viel Dich das Multitasking kosten könnte. Führe die folgende Bestandsaufnahme durch:
1) Persönlich – Sieh Dir Deinen persönlichen Arbeitsalltag genau an. Wie viel Zeit davon verwendest Du für Multitasking? Überprüfst Du Telefonbenachrichtigungen? Wechselst Du zwischen Browser-Tabs, um schnell E-Mails zu checken?2) Technisch – Wie viele Plattformen nutzt Du täglich, um Geschäfte zu machen? Fünf? Sieben? Wie oft wechselst Du zwischen diesen Plattformen hin und her: zweimal pro Stunde? 10 Mal? Wie viele dieser Plattformen sind miteinander integriert? Überlege Dir, was möglicherweise automatisiert werden könnte.
3) Auf organisatorischer Ebene – Ermutigst Du Deine Teammitglieder zum Multitasking? Halten Menschen (auch Du) den Mythos des Multitaskings aufrecht?
Nach der Beantwortung dieser Fragen bekommst Du ein Verständnis dafür, wo Dein Unternehmen steht:
Egal, ob Du als Einzelkämpfer oder im Team arbeitest – aus Sicht der Effizienz kannst Du in jedem Bereich Maßnahmen ergreifen, um die Kosten für den Aufgabenwechsel zu reduzieren.
1) Persönlich – eliminiere potenzielle Ablenkungen durch Zwangsfunktionen, z. B. indem Du Dein Handy in einem anderen Raum lässt, während Du an einem Projekt arbeitest. Lass Dir wichtige Benachrichtigungen automatisch auf den Desktop schicken, damit Du wichtige Nachrichten sehen kannst, während Du alles ausblendest, was für Deinen täglichen Arbeitsablauf nicht relevant ist. Das ist nur ein Beispiel, die Idee dahinter ist die Folgende:
"Je weniger Willensenergie Du aufwenden musst, um Dich NICHT ablenken zu lassen, desto besser."
2) Technisch – minimiere das Hin- und Herspringen zwischen den Plattformen so weit wie möglich, indem Du wirklich allumfassende Softwarelösungen wie Microsoft Teams und HubSpot nutzt, um nur einige zu nennen. Wenn Du Dir verschiedene Umgebungen ansiehst, um Dein Multitasking zu minimieren, achte auf selbststeuernde Funktionen und
Integrationen, Integrationen, Integrationen.
"Je mehr Deine Plattformen miteinander kommunizieren können, desto weniger sinnlose Arbeit und Multitasking müssen Du und Deine Teammitglieder leisten."
3) Auf der Organisationsebene – Schaffe eine Kultur der Effizienz und der Brainpower. Mache deutlich, dass die Zeit jedes Einzelnen einen Wert hat und je mehr jeder Einzelne sie nutzen kann, desto besser ist es für alle Teammitglieder. Mit dieser Einstellung solltest Du verschiedene Strategien und Lösungen einführen, die das Multitasking minimieren und die Mitarbeiter/innen dazu bringen, sich auf ein Ziel zu konzentrieren.
"Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass die Fokussierung auf ein einziges Ziel optimal für das Gehirn ist, und wenn Du Deine Mitarbeiter mit ins Boot holst, steigert das die Produktivität erheblich."