Was sind die besten AI Zeiterfassungstools und wie funktionieren sie?

Künstliche Intelligenz hat die Welt des Projektmanagements im Sturm erobert. Projektmanager nutzen jetzt generative KI , um sich das Leben leichter zu machen, von der intelligenten Ressourcenzuweisung bis zur vorausschauenden Planung.

Aber das Ressourcenmanagement ist nicht die einzige Art und Weise, wie KI dazu beiträgt, den Verwaltungsaufwand für Projektmanager und Teams zu verringern.

Wussten Sie, dass Ihre Teams KI zur automatischen Zeiterfassung nutzen können?

Sie verschwenden keine Zeit mehr mit dem Ausfüllen von Stundenzetteln. Kein Rätselraten mehr darüber, welche Zeit wo verbracht wurde, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist.

Erfahren Sie, wie KI-Tools zur Zeiterfassung funktionieren, welche Vorteile sie speziell für das Projektmanagement bieten und welche 5 Tools wir ausprobiert haben, die Sie noch heute einsetzen können.

Das historische Problem der Zeiterfassung bei Projekten

Eine minutengenaue Zeiterfassung ist für rentable Projekte unerlässlich, doch oft bleibt aufgrund gängiger Zeiterfassungssünden eine beträchtliche Menge Geld auf dem Tisch liegen. Insbesondere Berater können in die Falle der manuellen Zeiterfassung und der allgemeinen Gleichgültigkeit tappen.

Trotz aller Zeiterfassungstools, die es gibt, füllen Kreative immer noch manuelle Stundenzettel aus. Und für Dienstleistungsunternehmen, die nach dem Modell der abrechenbaren Stunden arbeiten, ist dies ein großes Tabu.

Auch bei IT-Dienstleistern gehen immer noch häufig abrechenbare Stunden für Service-Tickets verloren. So kann es vorkommen, dass Teammitglieder für diese Tickets mehr Zeit aufwenden, als in der Servicevereinbarung vorgesehen ist, ohne dass die Abrechenbarkeit dieser Zeit erkannt wird.

Bei Kreativagenturen kann eine ungenaue Zeiterfassung oft zu ungenauen Budgets und Zeitplänen führen. Wenn nicht alle Beteiligten mit einer rationalisierten, integrierten Lösung auf derselben Seite stehen, werden die Stunden nicht zum richtigen Zeitpunkt abgerechnet, was für den Kunden am Ende zu unliebsamen Budgetüberraschungen führen kann.

Die Lösung? Zeitmanagement als Teil der Teamkultur und ein rationalisiertes Zeiterfassungstool, das von allen genutzt wird und mit allen Projektdaten wie Rechnungen, Budgets und Verträgen verbunden ist.

Und die Zeiterfassung sollte auch so weit wie möglich automatisiert sein: Hier kommen KI-Zeiterfassungstools ins Spiel.

Was sind die Vorteile von KI-Zeiterfassungstools?

Sie zögern, ein KI-Zeiterfassungstool für Ihr Team einzuführen? Hier erfahren Sie, wie sie das Projektmanagement erleichtern:

• Reduzierter manueller Aufwand
• Verbesserte Genauigkeit
• Nahtlose Integration mit Ihren Projektmanagement-Tools
• Verbesserte Einblicke in die Produktivität
• Bessere Ressourcenzuweisung
• Genauere Budgets
• Datengestützte Entscheidungsfindung
• Erhöhte Konzentration und Produktivität
• Fortschrittsüberwachung in Echtzeit
• Verwertbare Berichte und Analysen

Wie funktionieren KI-Zeiterfassungstools?

KI-gestützte Zeiterfassungstools, die in Projektmanagement-Software integriert sind, nutzen Algorithmen des maschinellen Lernens, um den Prozess der Arbeitszeiterfassung zu automatisieren und zu rationalisieren. Kurz gesagt, wenn sie richtig eingesetzt werden, machen sie das Leben sowohl für das Team als auch für den Projektmanager einfacher.

Diese Tools verringern den manuellen Aufwand, verbessern die Genauigkeit und bieten tiefere Einblicke in die Produktivität des Teams und die Projektzeitpläne - Dinge, von denen wir alle profitieren können, unabhängig von der Branche.

Eine gängige Methode, dies zu erreichen, ist die Analyse der Benutzeraktivitäten innerhalb der Projektmanagement-Plattform und anderer verbundener Anwendungen.

So kann KI beispielsweise erkennen, wann ein Benutzer mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe innerhalb der Projektmanagement-Software beginnt, und zwar auf der Grundlage seiner Interaktionen wie dem Öffnen einer Aufgabe, dem Kommentieren oder dem Ändern des Status.

Sie kann auch Aktivitäten in integrierten Tools wie Code-Editoren, Design-Software oder Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams überwachen. Nach der Erkennung von Mustern, die mit bestimmten Projekten oder Aufgaben verbunden sind, kann die KI dem Nutzer dann auf intelligente Weise Zeiteinträge vorschlagen.

Diese Vorschläge enthalten oft das Projekt, die Aufgabe und eine geschätzte Dauer, die auf dem Zeitraum der aktiven Arbeit basiert. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, diese automatisch erstellten Zeitprotokolle zu überprüfen, zu bearbeiten oder zu genehmigen.

Einige KI-Zeiterfassungstools lernen auch aus dem Feedback der Benutzer und werden mit der Zeit immer genauer bei der Vorhersage und Kategorisierung von Arbeitsaktivitäten.

Wenn also ein Benutzer einen vorgeschlagenen Zeiteintrag immer wieder für eine andere Aufgabe bearbeitet, lernt die KI mit der Zeit, diese Art der Anwendungsnutzung mit der richtigen Aufgabe zu verknüpfen.

Ein weiterer fortschrittlicher Ansatz ist die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP). Einige KI-Zeiterfassungssysteme können Besprechungsprotokolle, E-Mail-Korrespondenz oder sogar Code-Commit-Nachrichten analysieren, um daraus auf den Zeitaufwand für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu schließen.

Wenn sich die Tagesordnung einer Besprechung beispielsweise hauptsächlich um ein bestimmtes Projekt dreht, könnte die KI den Teilnehmern vorschlagen, die Besprechungszeit diesem Projekt zuzuordnen.

Auch die Analyse einer Reihe von Code-Commits mit bestimmten Problem- oder Aufgabenkennungen kann der KI helfen, den Zeitaufwand für diese Entwicklungsaufgaben zu schätzen.

Einige fortschrittliche KI-Zeiterfassungssysteme können sogar individuelle Arbeitsmuster der Benutzer erlernen. Sie können z. B. wiederkehrende Perioden konzentrierten Arbeitens identifizieren oder Unterbrechungen in der Aktivität erkennen.

Auf diese Weise können sie kontextbezogenere Vorschläge unterbreiten und möglicherweise Start- und Endzeiten für bestimmte Aufgabentypen auf der Grundlage des beobachteten Verhaltens automatisieren.

Es geht um Integration.

Wenn ein KI-Zeiterfassungssystem nicht in eine Projektmanagement-Software integriert ist, muss es zumindest in diese integriert werden, um seine Wirkung entfalten zu können.

Die Integration in eine Projektmanagement-Software ist von entscheidender Bedeutung, da sie den KI-Zeiterfassungstools den notwendigen Kontext über Projekte, Aufgaben, Teammitglieder und Fristen liefert.

Der Kontext der Projektdaten ermöglicht es der KI, fundiertere Vorschläge zu machen und die Arbeit genau zu kategorisieren. Die erfassten Zeitdaten werden dann nahtlos in die Projektmanagement-Plattform integriert und liefern wertvolle Erkenntnisse für die Ressourcenzuweisung, die Projektkalkulation, die Fortschrittsüberwachung und die Identifizierung potenzieller Engpässe.

Denken Sie daran, dass das Ziel dieser Tools darin besteht, die Zeiterfassung weniger zu einer administrativen Belastung und mehr zu einer wertvollen Datenquelle für die Verbesserung der Projekteffizienz und der Teamproduktivität zu machen. Das sind alles gute Dinge.

Die 5 besten KI-Zeiterfassungstools für Projektteams

Hier sind die besten KI-Zeiterfassungstools für Projektteams, die wir in Bezug auf Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Wert getestet haben:

1. PSOhub

PSOhub steht auf Platz 1, weil seine KI-gestützte Zeiterfassung die nahtloseste Erfahrung bietet. PSOhub ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool, das eine Zwei-Wege-Integration mit den weltweit führenden CRMs bietet. Da alle Ihre Projektdaten bereits an einem Ort gespeichert sind, kann die KI besser aus Mustern lernen und weitaus bessere Analysen bieten. Die selbststeuernde Zeiterfassungsfunktion war vom ersten Tag an in die Software integriert.

Erfahren Sie mehr über das KI-Tool zur Zeiterfassung von PSOhub

2. Jibble

Jibble nutzt KI, um die Zeiterfassung für Projektteams zu automatisieren, indem es Arbeitsaktivitäten in verschiedenen Apps erkennt und genaue Zeiteinträge vorschlägt. Jibble lässt sich nahtlos in Projektmanagement-Software integrieren und bietet Echtzeit-Einblicke in den Aufgabenfortschritt und die Produktivität des Teams. Jibble vereinfacht die Zeiterfassung, verbessert die Genauigkeit und bietet wertvolle Analysen für eine bessere Ressourcenzuteilung und Projektverwaltung.

Erfahren Sie mehr über Jibble's AI Zeiterfassungstool

3. Rize

Rize nutzt künstliche Intelligenz als Produktivitätscoach und verfolgt automatisch die Computeraktivitäten, um Erkenntnisse über die Konzentration und die Arbeitsgewohnheiten von Projektteams zu gewinnen. Es bietet Funktionen wie automatische Projektkennzeichnung, Fokusanalyse und Pausenbenachrichtigungen. Durch das Verständnis, wie die Zeit in den verschiedenen Anwendungen verbracht wird, hilft Rize den Teams, Ablenkungen zu erkennen und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, um ihre Konzentration und Effizienz zu verbessern.

Erfahren Sie mehr über das KI-Zeiterfassungstool von Rize

4. Timely

Timely AI automatisiert die Zeiterfassung für Projektteams durch die intelligente Erstellung von Stundenzetteln auf der Grundlage von Kalenderereignissen, Standortdaten und Anwendungsnutzung. Es lernt Arbeitsmuster, schlägt genaue Einträge vor und lässt sich nahtlos in Projektmanagement-Tools integrieren. Timely gibt Projektmanagern einen klaren Überblick über die Projektzeit, verbessert die Genauigkeit der Berichte und reduziert den Verwaltungsaufwand, so dass sich die Teams auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Timelys KI-Zeiterfassungstool

5. Replicon

Das KI-gestützte ZeroTime™ von Replicon automatisiert die Zeiterfassung in mehr als 100 Arbeits-Apps und erstellt überprüfungsfähige Stundenzettel für Projektteams. Es lässt sich in Projektmanagement-Tools integrieren und bietet Echtzeittransparenz über Projektzeiten und -kosten. Replicon verbessert die Genauigkeit, rationalisiert die Arbeitsabläufe und bietet umfassende Analysen für eine verbesserte Ressourcenzuweisung und Projektrentabilität, was letztendlich den manuellen Aufwand reduziert.

Erfahren Sie mehr über Replicons AI Zeiterfassungstool

AI = Die Zukunft der Projektzeiterfassung

Die historische Herausforderung der genauen Zeiterfassung im Projektmanagement wird durch die transformative Kraft der künstlichen Intelligenz auf den Kopf gestellt.

Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich ausschließlich auf manuelle Zeiterfassungsbögen verließ, die fehleranfällig waren und oft vernachlässigt wurden, was zu verlorenen abrechenbaren Stunden und verzerrten Projektergebnissen führte.

KI-Tools für die Zeiterfassung, insbesondere wenn sie in eine Projektmanagement-Software integriert sind, bieten eine ausgereifte Lösung, die einen Großteil dieses wichtigen Prozesses automatisiert.

Durch die intelligente Überwachung der Benutzeraktivitäten in verschiedenen Anwendungen und das Erlernen individueller Arbeitsmuster können diese Tools Vorschläge machen und sogar automatisch Zeit für bestimmte Projekte und Aufgaben erfassen.

Durch diese Automatisierung wird nicht nur der Verwaltungsaufwand für die Teammitglieder verringert, so dass sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, sondern auch die Genauigkeit der Zeitdaten wird erheblich verbessert.

Durch die Integration in Projektmanagement-Plattformen fließen diese präzisen Informationen direkt in die Projekt-Workflows ein und bieten den Projektmanagern einen unschätzbaren Echtzeit-Einblick in die Produktivität des Teams, die Ressourcenzuweisung und die Projektkosten.

Letztendlich ist dies ein datengestützter Ansatz, der eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht, potenzielle Hindernisse identifiziert und letztendlich zu einer effizienteren Projektabwicklung und höheren Rentabilität beiträgt.

Möchten Sie die KI-Zeiterfassung für Ihr nächstes Projekt KOSTENLOS ausprobieren? Testen Sie die All-in-One-Plattform von PSOhub und erleben Sie die benutzerfreundlichste und nahtloseste Erfahrung aller Zeiten!