Aktualisiert am 4. Februar 2025
Der Einsatz von KI und selbststeuernden Funktionen ist einer der Top-Trends im Bereich des Projektmanagements in diesem Jahr.
Vor allem seit dem Aufkommen von ChatGPT haben Projektmanager erkannt, dass KI ihnen helfen kann, ihre Zeit und ihre Ressourcen besser zu verwalten, indem sie einfache Aufgaben beschleunigt.
KI ist jedoch kein Allheilmittel für die häufigsten Probleme im Verlauf eines Projekts.
Vielmehr sind Projektmanager gefragter denn je, und KI ist eigentlich nur ein weiteres, wenn auch leistungsfähiges Werkzeug, um ihre Teams und Prozesse effizienter zu machen.
Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen hier die 7 besten KI-Tools vor, die Sie für Ihr nächstes Projekt nutzen können.
Künstliche Intelligenz ist zwar leistungsfähig, hat aber auch ihre Grenzen. Eine davon ist, dass sie immer nur aus den Daten lernen kann, die ihr zur Verfügung stehen. Wenn Sie also keinen so großen Auftragsbestand haben, wie z. B. bei einem Start-up-Unternehmen, sind die Möglichkeiten von KI-Tools oft begrenzt.
Auch bei der Verwendung von KI für sich schnell ändernde Informationen ist Vorsicht geboten. Tools wie Gemini und ChatGPT sind berüchtigt für ihre Zeitverzögerung, so dass es oft notwendig ist, ihre Antworten doppelt zu überprüfen.
Dennoch kann KI in den folgenden Projektmanagement-Szenarien eingesetzt werden, um die Effizienz durch Automatisierung und Selbstlernen zu steigern:
Die vielleicht wertvollste Möglichkeit, KI zu Ihrem Vorteil als Projektmanager einzusetzen, ist die Erstellung von Projektbudgets.
Geben Sie einfach die Zahlen ein und lassen Sie die Algorithmen ihre Arbeit machen. Noch besser ist es, wenn Sie auf historische Daten vergangener Projekte zurückgreifen können, so dass die KI kontinuierlich lernt, welche Budgets in Bezug auf die aufgewendeten Stunden, Rollen und Preise usw. am ehesten eingehalten werden können.
Die manuelle Zeiterfassung gehört der Vergangenheit an, aber mit KI wird sogar die Erfassung Ihrer Zeit auf einem digitalen Stundenzettel überflüssig.
Die KI-Zeiterfassung kann dazu beitragen, die Abrechenbarkeit für Ihre Teams zu standardisieren, indem sie den Prozess mühelos gestaltet. Das bedeutet, dass die Zeit automatisch dem richtigen Projekt oder Kunden zugeordnet wird, sogar auf Aufgabenebene.
Dies ist auch für die Analyse sehr hilfreich, da Sie genau sehen können, wo die Zeit aller Mitarbeiter hingeht und wie sich diese Zeit auf die Rentabilität auswirkt.
Projektmanager müssen häufig Inhalte in Form von Vorschlägen, Besprechungsagenden, E-Mails und vielem mehr verfassen. KI-Schreibprogramme gehören zu den beliebtesten in allen Branchen, da sie Informationen nahtlos von Websites abrufen und in dem gewünschten Format formulieren können.
Dies spart Projektmanagern viel Zeit, die oft nicht in Rechnung gestellt werden kann, und da sie nicht unbedingt für ihre kreativen Schreibfähigkeiten bezahlt werden, ist dies eine wirklich gute Lösung.
KI kann auf der Grundlage verschiedener Rollen, Tarife und Verfügbarkeiten leicht lernen, wer am besten für ein bestimmtes Projekt geeignet ist.
Selbstlernende Tools können Muster in der Ressourcennutzung erkennen und so verhindern, dass Projektmanager ihre Mitarbeiter ausbrennen. Prädiktive Analysen helfen Ihnen dabei, herauszufinden, wohin Sie sich in Bezug auf Ihr Budget bewegen.
Bei der Aufgabenverwaltung kann KI hilfreich sein, um die Dauer von Aufgaben und sogar Abhängigkeiten im Voraus zu bestimmen, vorausgesetzt, sie verfügt über einen ausreichenden Datenbestand, aus dem sie lernen kann.
Einige Tools können auch lernen, wenn Sie immer wieder dieselben Aufgaben erledigen, und schlagen eine Automatisierung vor, damit Sie Zeit sparen.
KI-Tools können Besprechungen für Sie planen, Notizen machen und sogar dafür sorgen, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Das macht sie äußerst nützlich für die Zusammenarbeit und wird von Teams mit offenen Armen empfangen.
Niemand muss mehr Notizen machen oder sich Gedanken darüber machen, ob er daran denkt, eine Aufgabe in sein Aufgabenmanagement-Tool einzutragen oder nicht. Das alles kann (kostenlos) für Sie automatisiert werden.
Die prädiktive Analyse ist eine der leistungsfähigsten KI-Funktionen im Werkzeuggürtel eines PM, wenn es um die Überwachung der Projektrentabilität geht. Das liegt daran, dass selbstlernende Modelle in der Lage sind, auf der Grundlage früherer Projekte vorherzusagen, welche Ergebnisse wahrscheinlich eintreten werden und wann.
Durch die Identifizierung möglicher negativer Entwicklungen können Projektmanager die Weichen stellen, lange bevor es zu Problemen an der Budgetfront kommt.
KI kann bei der Identifizierung, Verfolgung und Minderung von Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus sehr nützlich sein. So kann KI beispielsweise auf der Grundlage Ihrer Projektdaten einen Risikomanagementplan erstellen, die Risiken aktiv verfolgen und Sie warnen, wenn prädiktive Analysen signalisieren, dass etwas nicht stimmt oder beachtet werden muss.
Schließlich kann ein virtueller KI-Assistent oder KI-Agent der beste Freund eines Projektmanagers werden, der dabei hilft, E-Mails zu schreiben, Termine zu vereinbaren und Aufgaben für ein Projektteam zu konfigurieren.
Es gibt sie in Form eines Chatbots oder einer anderen LLM-Lösung sowie als Workflow-Automatisierung, die sich leicht mit Projektmanagement-Software einrichten lässt.
ClickUp AI ist eines der besten KI-Tools für das Projektmanagement, das ich in Bezug auf Erschwinglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Leistungsumfang kennengelernt habe. ClickUp AI ist eine Zusatzfunktion, die Teil der breiteren AI-Funktionalität von ClickUp Brain ist und für alle kostenpflichtigen Tarife verfügbar ist. Alle ClickUp-Benutzer, auch die mit kostenlosen Tarifen, können es vor dem Kauf für bis zu 100 Benutzer ausprobieren, aber danach muss ClickUp AI vom Administrator des Arbeitsbereichs hinzugefügt werden.
Wofür man es verwenden kann:
Preis: Kann zu jedem ClickUp-Tarif für zusätzliche $7 pu/pm hinzugefügt werden.
Erfahren Sie mehr über ClickUp AI für das Projektmanagement
PSOhub war eines der ersten Projektmanagement-Tools überhaupt, das eine KI-Zeiterfassung entwickelte, die von der Plattform als selbstfahrende Zeiterfassung bezeichnet wird. Ebenfalls von Anfang an dabei sind leistungsstarke prädiktive Analysen, die genau feststellen können, wann Ihr Projekt Gefahr läuft, aus dem Ruder zu laufen. PSOhub fungiert als All-in-One-Projektmanagement-Tool, das von der Rechnungsstellung bis zum Vertragsmanagement alles umfasst. Aufgrund dieses großen Datensatzes und der leistungsstarken Zwei-Wege-Integrationen gilt PSOhub als eine der effektivsten Anwendungen für KI im Projektmanagement. Selbstfahrende Zeiterfassung und prädiktive Analyse sind in allen Plänen enthalten.
Wofür man es verwenden kann:
Preis: In allen PSOhub-Tarifen enthalten, die bei $25 pu/pm beginnen
Erfahren Sie mehr über PSOhub AI Copilot und andere AI-Funktionen für das Projektmanagement
Das kostenlose Butler Power-Up für Trello ist eine einfache Möglichkeit, Arbeitsabläufe in Ihren Teams zu automatisieren, ohne die Bank zu sprengen. Butler wird am häufigsten verwendet, um sich durch das Festlegen von Regeln in das Aufgabenmanagement einzuklinken, und es ist unglaublich einfach zu bedienen. Als Teil seiner selbstlernenden Funktionalität erkennt Butler sich wiederholende Aktionen und empfiehlt die Automatisierung - ein großartiger Anstoß für Benutzer, die mit KI noch nicht vertraut sind.
Wofür Sie es verwenden sollten:
Preis: Kostenlos mit allen Trello-Plänen
Erfahren Sie mehr über das Butler Power-Up für Projektmanagement
Diese Liste wäre nicht vollständig ohne die Erwähnung von Otter, dem KI-Meeting-Assistenten: Er ist kostenlos, wahnsinnig einfach zu bedienen und die meisten Teams sind froh, mit seiner freundlichen UX an Bord zu kommen. Otter agiert wie ein echter Sekretär, der Ihre Meetings während des Geschehens transkribiert und aufzeichnet und gleichzeitig Notizen macht. Otter lässt sich in Google Meet, Zoom und Teams integrieren, so dass Sie nicht von den bereits genutzten Anwendungen abweichen müssen.
Wofür Sie es verwenden können:
Preis: Kostenlos; mehr Funktionalität ab $8,33 pu/pm
Erfahren Sie mehr über Otter.ai für Projektmanagement
ChatGPT und Gemini sind wohl die zugänglichsten KI-Tools auf dieser Liste. Es sind bekannte Namen, die nur eine Internetverbindung und die Fähigkeit, eine Frage zu stellen, erfordern. Diese Kraftpakete sind vor allem für ihre Fähigkeit bekannt, schnell Inhalte zu erstellen und große Mengen an Informationen zu verdichten und zu erklären. Das macht sie für praktisch jeden Beruf wertvoll, aber insbesondere Projektmanager lieben ChatGPT und Gemini für die Erstellung von Budgets, Projektchartas, Zeitplänen und sogar Gantt-Diagrammen.
Wofür man es verwenden kann:
Preis: Kostenlos, aber für mehr Funktionen können Sie bei beiden mehr bezahlen.
Erfahren Sie mehr über ChatGPT und Gemini für die Projektverwaltung
Die Work Intelligence von Wrike lernt aus all Ihren Projekten, die Sie innerhalb der All-in-One-Lösung der Plattform durchführen. Sie verfügt über ein eigenes Modell zur Erstellung von Inhalten und tiefgreifende Risikomanagement-Analysen, die die Projektverfolgung zu einer echten Wissenschaft machen. Ähnlich wie die Funktionen von PSOhub macht dies die Plattform zu einem sehr effektiven KI-Tool, da sie jedes einzelne Detail, das sie jemals zu einem Projekt benötigen könnte, an einem Ort hat. Sie können sogar Sprachbefehle in der mobilen App von Wrike verwenden, um mehr Arbeit auf intelligentere Weise zu erledigen.
Wofür man es verwenden kann:
Preis: Beginnt bei $10 pu/pm für generative KI mit dem Team-Paket; KI-Risikovorhersage & Arbeitserstellung erfordert ein Business-Paket für $24,80 pu/pm
Erfahren Sie mehr über Wrike's Work Intelligence für das Projektmanagement
Kantata ist eine All-in-One-Projektmanagement-Suite, die gleichzeitig eine PSA-Lösung darstellt. Das bedeutet, dass sie speziell für professionelle Dienstleistungen entwickelt wurde und von Natur aus stark auf Automatisierung ausgerichtet ist. KI-Funktionen sind schon seit Jahren ein fester Bestandteil der Kantata-Plattform, aber mit der offiziellen KI-Optimierung, die das Ressourcenmanagement und die Rentabilitätsverfolgung zum Kinderspiel macht, sind sie noch weiter gegangen.
Wofür man es verwenden kann:
Preis: Nur kundenspezifische Preise
Erfahren Sie mehr über die KI-Optimierung von Kantata für das Projektmanagement
Kurz gesagt: KI bietet eine Vielzahl praktischer Anwendungsfälle im Projektmanagement. Sie spart Zeit und Energie, was wiederum Projektmanagern helfen kann, ihre Effizienz und Rentabilität zu steigern.
Anstatt diese E-Mails selbst abzutippen, können Sie sie von Gemini abschreiben lassen. Oder nutzen Sie Otter, um alle Ihre Besprechungen zu planen und zu notieren. Kostengünstige Optionen wie diese und die anderen KI-Tools auf dieser Liste sind großartige Ergänzungen für das Arsenal der Erfolgstools eines jeden Projektmanagers.