Rechnungsstellung in Etappen oder projektbezogen. Was ist die beste Lösung? Vor- und Nachteile

In der Dienstleistungsbranche gibt es eine uralte Debatte über die beste Methode zur Abrechnung mit den Kunden - nach Meilensteinen oder nach Projekten?

Sowohl die Abrechnung nach Meilensteinen als auch die Projektabrechnung haben Vor- und Nachteile. Welche Methode die beste ist, hängt unter anderem von Ihrem Cashflow-Bedarf und dem Umfang des jeweiligen Projekts ab.

Bevorzugen Sie die Abrechnung nach Meilensteinen oder eine Projektpauschale, wenn Ihre Leistungen abgeschlossen sind?

Wir erörtern die Vor- und Nachteile von Teilabrechnungen und Projektabrechnungen, damit Sie bei der Abwägung der beiden Optionen mit soliden Informationen ausgestattet sind.

Zunächst einmal: Was ist Teilfakturierung?

Bei der Teilfakturierung wird einem Kunden eine Reihe von Zahlungen in Rechnung gestellt, die jeweils durch das Erreichen eines "Meilensteins" oder eines vordefinierten Kontrollpunkts ausgelöst werden, der den Fortschritt der Arbeiten anzeigt. Wenn Sie mit Ihrem Kunden Abschlagszahlungen vereinbaren, bedeutet dies, dass Sie ihm entsprechend dem Projektfortschritt schrittweise Rechnungen stellen.

Zur Veranschaulichung nehmen wir an, Julie und ich vereinbaren, dass sie mir insgesamt 500 Dollar für den Bau eines Hühnerstalls zahlt. Nachdem ich die grundlegende Holzkonstruktion fertiggestellt habe, zahlt sie mir 250 Dollar. Sobald die letzten Arbeiten abgeschlossen sind, erhalte ich die restlichen 250 Dollar.

Anstatt mir also die gesamte Pauschalsumme von 500 Dollar zu zahlen, sobald das gesamte Projekt abgeschlossen ist, verwenden wir die Teilfakturierung. In diesem Szenario gibt es zwei definierte Meilensteine: die Fertigstellung der grundlegenden Holzkonstruktion für 250 Dollar und die Fertigstellung des Projekts für 250 Dollar. Die Gesamtkosten des Projekts bleiben gleich.

Vorteile der Abschlagsrechnung

• Gut für Stammkunden, denen Sie vertrauen
• Sie erhalten schneller Geld in die Hand
• Gut für Kunden, die gerne die Kontrolle haben und mehr Mitspracherecht wünschen
• Transparenz
• Gut für Freiberufler und alle Unternehmen, die vor Abschluss des Projekts einen Cashflow benötigen
• Gut für langfristige Projekte

Nachteile von Abschlagszahlungen

• Einige Dienstleister haben kein Vertrauen in dieses Modell und lehnen es ab
• Kann zu langwierigem Hin und Her führen, da der Kunde die Meilensteine genehmigen muss
• Nicht immer eine gute Idee für neue Kunden

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Was ist Projektabrechnung?

Beider Projektabrechnung wird dem Kunden eine Zahlung in Rechnung gestellt, die nach der Lieferung des endgültigen Projekts ausgelöst wird.

In unserem Beispiel mit dem Hühnerstall würde das bedeuten, dass Julie mir nach Abschluss des gesamten Projekts eine einmalige Zahlung in Höhe von 500 US-Dollar leisten würde.

Vorteile der Projektabrechnung

• Transparenz
• Gut für Kunden, die sich nicht mit den Details befassen wollen
• Gut für alte und neue Kunden gleichermaßen
• Vorhersehbarkeit
• Kein Hin- und Hergeschiebe von Meilensteinen
• Gut geeignet für kurzfristige Projekte

Nachteile der Projektabrechnung

• Bei langfristigen Projekten könnten Sie ein Cashflow-Problem bekommen
• Mehr Projektplanung und Budgetierung erforderlich
• Weniger flexibel als das Meilensteinmodell

Wichtige Faktoren

Cashflow

Der Bedarf an Cashflow in Ihrem Unternehmen ist ein entscheidender Faktor bei der Wahl zwischen Teilabrechnung und Projektabrechnung. Benötigen Sie während der gesamten Projektdauer zusätzliche Einnahmen, könnte die Teilabrechnung die passende Option sein. Ein weiterer Aspekt ist der Cashflow Ihres Kunden, der möglicherweise nicht bereit ist, während des Projekts Geld zu zahlen.

Größe der Organisation

Dies ist teilweise mit dem Cashflow verbunden: Wenn Sie aufgrund eines großen Teams auf regelmäßige Einnahmen angewiesen sind, sollten Sie die Zahlung in Teilbeträgen in Betracht ziehen. Viele Freiberufler bevorzugen ebenfalls Meilensteinzahlungen, da sie so ihr Einkommen sichern können, falls das Projekt abgebrochen wird.

Präferenz

Letztlich sind Ihre Vorlieben und die Ihres Kunden entscheidend bei der Wahl zwischen Meilenstein- und Projektabrechnungen. Einige Kunden bevorzugen die Abrechnung nach Meilensteinen, da sie so mehr Kontrolle über den Projektfortschritt haben. Andere Kunden möchten lieber eine einmalige Zahlung leisten, um unnötiges Hin und Her zu vermeiden.

Sie können sich nicht entscheiden? Seien Sie flexibel und machen Sie beides!

Wir hoffen, dass unsere Diskussion Ihnen einen Überblick über die Vor- und Nachteile der Abrechnung nach Meilensteinen oder nach Projekten gegeben hat. Auch wenn einige Unternehmen auf beides schwören, sollten Sie nicht vergessen, dass Flexibilität eine große Rolle spielt. So können Sie beispielsweise Teilabrechnungen für treue Kunden einrichten, die ein Mitspracherecht beim Projektergebnis haben möchten. Bei neuen Kunden hingegen können Sie sich zu Beginn für die Projektabrechnung entscheiden und erst dann, wenn Sie eine gute Beziehung zu ihnen aufgebaut haben, prüfen, ob Sie sich für einen Meilensteinplan entscheiden.

Wenn die Abrechnung nach Meilensteinen UND die Projektabrechnung für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, sollten Sie auf jeden Fall beides tun. Stellen Sie nur sicher, dass Sie über eine gute Projektmanagement-Software verfügen, die diese Funktionen bietet...

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• Schneller bezahlt zu werden.
• Genau und pünktlich bezahlt zu werden.
• Sie können sich wieder dem widmen, was Sie am besten können :)