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by Julie Bennett on September 20, 2023
Das SaaS-Modell wird von unzähligen Unternehmen auf der ganzen Welt geschätzt, die nicht mehr in eine große Investition zur Entwicklung von Software investieren müssen, um genau das zu tun, was sie im täglichen Geschäft benötigen.
Das liegt daran, dass SaaS niedrigere Kosten und eine höhere Effizienz im Vergleich zur Entwicklung, Einführung und Aktualisierung der eigenen Software bietet.
Anstatt müssen Unternehmen einfach erschwingliche monatliche Lizenzgebühren für leistungsstarke Lösungen zahlen, die sie selbst nie aktualisieren oder reparieren müssen.
Das Problem ist, dass sich diese kleinen monatlichen Lizenzkosten schnell summieren, insbesondere wenn ein Unternehmen wächst und expandiert.
Zum Beispiel ergab eine Fallstudie zu den negativen Auswirkungen von SaaS-Überfluss, dass Organisationen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern im Jahr 2020 durchschnittlich 175 SaaS-Anwendungen hatten.
Unterbenutzung ist ebenfalls ein großer Faktor, mit Hunderten von Millionen Dollar, die jedes Jahr für ungenutzte Softwarefunktionen ausgegeben werden.
Offensichtlich ist die Einführung von Lösungen nach Lösungen wie dieser kein geringer Aufwand. Das wirft die Frage auf:
Braucht Ihre Organisation wirklich all diese Plattformen? Oder sind Sie zu stark zerstreut?
Hier werden wir darüber sprechen, was SaaS-Überfluss ist, warum er schlecht für das Geschäft ist und 8 bewährte Möglichkeiten, wie Sie seine Fallstricke vermeiden können.
Was ist SaaS-Überfluss?
Die SaaS-Revolution hat es ermöglicht, Software ganz einfach mit nur einer Internetverbindung zu verwenden. Es ist nicht notwendig, sperrige Systeme auf Ihre Festplatte herunterzuladen oder viel Kapital in die Entwicklung eigener Software-Tools zu investieren.
Stattdessen melden Sie sich einfach bei einem Drittanbieter an, der diese Software bereits für Sie entwickelt hat. Sie zahlen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren für jeden Benutzer.
Manchmal können selbst in kleineren Unternehmen all diese Anwendungen außer Kontrolle geraten. Das ist dann der Fall von SaaS-Überfluss:
SaaS-Überfluss (auch als Software-as-a-Service-Überfluss bezeichnet) tritt auf, wenn Unternehmen so viele Cloud-Anwendungen von Drittanbietern haben, dass Administratoren sie nicht mehr effektiv verwalten können.
Was verursacht SaaS-Überfluss?
SaaS-Überfluss existiert nicht im luftleeren Raum. Bestimmte Bedingungen legen den Grundstein für eine Situation, in der plötzlich zu viele Plattformen im Spiel sind.
In der Regel ergeben nicht alle einen Sinn im großen Ganzen und kosten das Unternehmen viel zu viel an Lizenzgebühren.
SaaS-Überfluss ist gnadenlos verbreitet, in dem Maße, dass G2 tatsächlich ein Tracking-System entwickelt hat, um Unternehmen dabei zu helfen, den Überblick über alle Cloud-Anwendungen zu behalten, die verwendet werden.
Und SaaS-Überfluss macht keine Unterschiede, er tritt bei allen auf, angefangen bei kleinen Startups bis hin zu Großunternehmen in einer Vielzahl von Branchen. Hier sind die Hauptursachen:
Schatten-IT
Unternehmen geraten in einen Zustand von SaaS-Überfluss, in der Regel, wenn einzelne Benutzer und Teams Anwendungen herunterladen, um einen sofortigen Bedarf zu decken, ohne zunächst die IT oder das obere Management zu konsultieren, um den Kauf und die Verwendung zu genehmigen. Dies wird oft als Schatten-IT bezeichnet, oder IT-Anwendungen, die ohne ordnungsgemäße Autorisierung eingeführt werden.
Fehlende Autorisierungsverfahren
Trotz seines finster klingenden Beinamens wird Schatten-IT nicht unbedingt von zwielichtigen Mitarbeitern verursacht, die die Regeln umgehen. Oft gerät SaaS-Überfluss außer Kontrolle, weil es keine festgelegten Autorisierungsverfahren für die Einführung neuer IT gibt.
Ohne jegliches Kontrollsystem treffen globale Teams oft schnelle Entscheidungen über neue Plattformen, die sie im Moment benötigen, während die IT-Abteilung nichts davon weiß.
Unterauslastung
Ein weiterer großer Grund für die Einführung zu vieler SaaS-Anwendungen ist, dass Organisationen die bereits vorhandenen Tools nicht richtig nutzen. In vielen Fällen kennen Teams bestimmte Funktionen nicht, was sie dazu veranlassen kann, eine zusätzliche Plattform anzufordern.
Und wenn Manager nicht genau über die derzeit verwendeten Lösungen informiert sind, können sie diese Anfragen unbeabsichtigt genehmigen. Dies führt zu Redundanz und Überlappung und folglich zu unnötigen Ausgaben für überflüssige Apps.
Inseldasein von Lösungen
Wenn Sie Plattformen verwenden, die keine All-in-One-Funktionalität und/oder Integrationen bieten, landen Sie bei inselartigen Lösungen. Inseldasein bedeutet, dass sie nicht gut mit anderen interagieren, dh sie bieten keine bedeutenden Integrationen, um sich mit den Tools zu verbinden, die Sie bereits verwenden.
Wenn Sie eine SaaS-Lizenz für eine Plattform kaufen, die sich nicht mit den wichtigen Werkzeugen in Ihren Arbeitsabläufen integriert, landen Sie in einer Insellösung. Inseln verbinden sich nicht und fließen nicht, sondern schaffen nur die Notwendigkeit für weitere Inseln.
Warum SaaS-Überfluss schlecht für das Geschäft ist
Sie zahlen zu viel für Software-Lizenzen.
Wenn Sie nicht alle Funktionen der SaaS-Anwendung nutzen oder sie auf irgendeine Weise überflüssig ist, geben Sie monatlich/jährlich zu viel Geld aus. Die Konsolidierung Ihres SaaS-Stapels könnte Einsparungen von Tausenden von Euro pro Jahr bedeuten.
Sie beeinträchtigen die Produktivität negativ.
Zu viele SaaS-Anwendungen können die Produktivität von Teams negativ beeinflussen, die sich ständig gezwungen sehen, zwischen Plattformen zu wechseln. Dies wird als Wechselkosten bezeichnet und summiert sich im Laufe der Zeit zu erheblichem Zeit- und Geldaufwand. Die Wechselkosten repräsentieren die Zeit, die Teammitglieder damit verbringen, lediglich die richtigen Informationen in der richtigen Anwendung zu finden. Dies nimmt mit wachsendem SaaS-Überfluss stark zu.
Ihre Daten sind weniger sicher.
Es sei denn, alle Ihre SaaS-Plattformen sind nahtlos miteinander integriert - etwas, das bei SaaS-Überfluss nicht der Fall ist - ist Ihre Datensicherheit wahrscheinlich gefährdet. Obwohl dies nicht zwangsläufig zu einem Hackerangriff führen muss, ist es wahrscheinlich, dass wichtige Informationen verloren gehen, sodass etwa 50% der SaaS-Benutzer in irgendeiner Form Datenverlust erleiden. Möglicherweise gelangen sensiblere Informationen unwissentlich in die falschen Hände.
8 Tipps zur systematischen Vermeidung der Fallstricke von SaaS-Überfluss
Am Ende führt SaaS-Überfluss zu verschwendetem Geld und Zeit sowie zu Bedrohungen für die allgemeine Datensicherheit.
Um diese unangenehmen Fallstricke zu vermeiden, sind hier 8 bewährte Möglichkeiten, wie Sie verhindern können, dass SaaS-Überfluss Ihr Geschäft negativ beeinflusst:
1. Regelmäßige Audits/Nutzungsanalyse
Der wichtigste Tipp für Manager, Eigentümer und CIOs zur Reduzierung von SaaS-Überfluss ist die Durchführung regelmäßiger Audits für eine präzise Nutzungsanalyse.
Obwohl viele argumentieren mögen, dass sie Dashboards für diese Art von Dingen verwenden, gehen Dashboards nur bis zu einem gewissen Punkt. Manager, die Finanzabteilung usw. können nicht feststellen, ob die meisten Mitarbeiter tatsächlich alle Funktionen und Werkzeuge nutzen, für die sie bezahlen.
Anstatt sich auf Dashboards zu verlassen, führen Sie Audits durch, um die Nutzung von SaaS in der gesamten Organisation zu analysieren, und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Dieses wichtige Feedback kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, was nicht genutzt wird und was möglicherweise überflüssig ist.
Darauf aufbauend können Sie bessere Entscheidungen darüber treffen, welche Abonnements Sie behalten, welche Sie beenden und welche Sie möglicherweise herunterstufen sollten, wenn Funktionen nicht gut genutzt werden.
2. Identifizieren Sie wichtige Funktionen und Gruppen
Beispielsweise verwendet das meiste Team die Grundfunktionalität der Plattform, aber bestimmte Funktionen sind möglicherweise entscheidend für Ihre Kreativen oder Ihre Entwickler. Finden Sie heraus, wer diese Personen sind, und holen Sie Feedback von ihnen ein, bevor Sie entscheiden, ob Sie Ihren SaaS-Plan beenden oder herunterstufen.
3. Legen Sie einen Genehmigungsprozess für neue Lösungen fest
Schattentechnik oder nicht erfasste Lizenzabonnements können schnell dazu führen, dass SaaS-Überfluss außer Kontrolle gerät. Dies gilt insbesondere für größere Teams, Projekte mit vielen Stakeholdern und globale, verteilte Teams.
Jemand benötigt ein Werkzeug, um seine Arbeit zu erledigen, meldet sich an und vergisst möglicherweise darüber. In der Zwischenzeit bleibt Ihr Unternehmen auf den Rechnungen für Monate oder Jahre sitzen.
Um Schattentechnik zu verhindern und wertvolle neue Software einzuführen, etablieren Sie einen soliden Genehmigungsprozess. Wenn jemand beispielsweise eine neue Lizenz möchte, muss er ein Formular an die IT-Abteilung senden, die es überprüfen und genehmigen oder ablehnen wird.
Es muss nicht kompliziert sein (und es sollte es nicht sein). Stellen Sie nur sicher, dass klare Schritte zu befolgen sind und klare Möglichkeiten zur Dokumentation dessen vorhanden sind, was genehmigt und was abgelehnt wird. Auf diese Weise haben Sie bei einer ähnlichen Anfrage durch jemand anderen die Dokumentation, um zu zeigen, dass die benötigten Funktionen bereits in einer bestehenden Lösung vorhanden sind.
Hindern Sie Personen daran, stillgelegte Software zu verwenden
Manchmal tritt SaaS-Überfluss auf, weil Einzelpersonen einfach nicht realisieren, dass eine Plattform absichtlich außer Betrieb genommen wurde. Auf der anderen Seite können auch Personen zögerlich sein, eine Ersatzlösung für ihr Lieblingswerkzeug einzuführen.
Um dies zu verhindern, setzen Sie einen Prozess ein, um zu verhindern, dass Personen stillgelegte Software verwenden. Dies wird dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Kommunikation ist entscheidend, um Ihrem Team genau mitzuteilen, welche SaaS-Anwendungen genehmigt sind und welche nicht mehr erlaubt sind.
Planen Sie regelmäßige Überprüfungen von Anbietern/Verträgen
Überprüfen Sie jedes Jahr oder alle sechs Monate, was Ihre SaaS-Anbieter anbieten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen schnell wächst. Mit diesen regelmäßigen Überprüfungen können Sie sicherstellen, dass alles weiterhin den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Mit dem Wachstum, der Skalierung und den Veränderungen von Unternehmen werden bestimmte Softwarefunktionen zwangsläufig obsolet oder unzureichend. Solange Sie jedoch ein System zur regelmäßigen Überprüfung Ihrer SaaS-Verträge implementieren, sollten Sie in der Lage sein, zukünftigen SaaS-Überfluss zu vermeiden.
6. Nutzen Sie Funktionen von bereits bezahlten SaaS-Anwendungen
Wie bereits besprochen, ist Unterauslastung einer der Hauptgründe, warum es überhaupt zu SaaS-Überfluss kommt. Bevor Sie nach einer weiteren Plattform suchen, die zu Ihrer Technologie-Stack hinzugefügt werden soll, überprüfen Sie zuerst Ihre vorhandenen Anwendungen, um festzustellen, ob es Funktionen gibt, die Sie nicht nutzen oder nicht richtig verwenden. Ermutigen Sie Ihr Team, dasselbe zu tun, und folgen Sie dem Genehmigungsprozess, wenn sie eine neue SaaS-Anwendung einführen möchten.
7. Schalten Sie fortgeschrittene Funktionen erst später frei
SaaS-Abonnements kommen immer in Preiskategorien, die sich erhöhen, wenn Sie mehr Funktionen und mehr Funktionalität hinzufügen. Es mag verlockend sein, sich für eine teurere Option zu entscheiden, um alle Eventualitäten abzudecken, aber diese Mentalität kann oft zum SaaS-Überfluss beitragen.
Wenn Sie sich für eine neue Plattform anmelden, widerstehen Sie der Versuchung. Entscheiden Sie sich für das, was Sie sofort benötigen, um die Arbeit zu erledigen, und Sie können später aktualisieren, wenn es Funktionen gibt, auf die Sie nicht verzichten können. Manchmal ist weniger mehr.
8. Nutzen Sie All-in-One-Funktionalität und Integrationen
SaaS-Plattformen entwickeln sich immer mehr zu Systemen mit All-in-One-Funktionalität, insbesondere für das Projektmanagement. Die besten Anbieter bieten auch robuste Integrationen an, um ihre Lösungen für mehr Benutzer attraktiver zu machen.
Wenn Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden, können Sie effektiv SaaS-Überfluss vermeiden. Anstatt eine Plattform für Rechnungsstellung, eine für Planung und eine für Verträge zu verwenden, können Sie ein PSA-Tool verwenden, das all diese Aufgaben erledigt. Auf diese Weise zahlen Sie nur für eine SaaS-Lizenz anstelle von drei.
Integrationen erleichtern Ihnen auch das Leben, da sie dazu beitragen, die häufig in einem überladenen Technologie-Stack vorkommenden Insellösungen zu beseitigen. Dies macht Ihre Daten sicherer und reduziert die Wechselkosten.
Fazit
Cloud-basierte SaaS-Plattformen sind heute ein wesentlicher Bestandteil der meisten Technologie-Stacks. Sie bieten erhebliche Vorteile gegenüber dem traditionellen Softwaremodell.
Aber wenn Sie nicht aufpassen, könnten Sie feststellen, dass Sie zu viele Lizenzen haben, von denen einige überflüssig oder unnötig sein könnten.
Projektmanager und andere Führungskräfte verlieren die Sichtbarkeit im Technologie-Stack, wenn sich die Dinge anhäufen. SaaS-Überfluss tritt auf, wenn Teammitglieder nicht autorisierte Plattformen einführen (Schatten-IT), wenn aktuelle Anwendungen untergenutzt werden und wenn zu viele isolierte Lösungen im Einsatz sind.
Die drei Hauptfallen von SaaS-Überfluss umfassen die Ausgaben zu viel für Lizenzgebühren, eine verringerte Produktivität und mangelnde Datensicherheit.
Glücklicherweise gibt es bewährte Möglichkeiten, um SaaS-Überfluss unter Kontrolle zu bekommen und diese negativen Auswirkungen zu vermeiden. Zuerst müssen Sie eine Nutzungsanalyse durchführen, um herauszufinden, wofür Sie tatsächlich bezahlen und wie viel tatsächlich genutzt wird. Identifizieren Sie auch kritische Funktionen für bestimmte Teams und die Personen, die ihre Arbeit ohne sie nicht erledigen können.
Als Nächstes setzen Sie mehr Prozesse ein, um sicherzustellen, dass die Autorisierung und Aussonderung von SaaS-Anwendungen klar definiert ist. Sie müssen auch regelmäßig Ihre SaaS-Verträge überprüfen, um sicherzustellen, dass die Funktionalität immer noch den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Bevor Sie eine neue SaaS-Anwendung einführen, prüfen Sie, ob Sie Funktionen mit bereits vorhandenen Tools nutzen können, um zu erreichen, was Sie wollen. Es wird auch empfohlen, später erweiterte Funktionen hinzuzufügen, falls Sie sie am Ende nicht verwenden.
Schließlich können die Annahme von Tools mit All-in-One-Funktionalität und starken Integrationen helfen, SaaS-Überfluss zu beseitigen, indem sie effektiv mehrere Tools durch nur eines oder zwei ersetzen.
Wenn Sie sich mitten im SaaS-Überfluss befinden, gibt es einen Ausweg. Folgen Sie einfach unseren Schritten zur Befreiung von einem überladenen Technologie-Stack, um Geld zu sparen, produktiver zu sein und Ihre Daten sicher zu halten.