Wie man die Auslastung von Mitarbeitern berechnet und verfolgt

Wir alle wollen unsere Produktivität und Rentabilität steigern. Dies in die Praxis umzusetzen, ist etwas anderes.

Wie bei den meisten Dingen im Leben ist Wissen der Wegbereiter für jede Art von positiver Veränderung. Wenn es um die Produktivität und Abrechenbarkeit Ihres Teams geht, ist die Auslastung der Mitarbeiter eine der besten Messgrößen für den Wert.

Die Kenntnis der Auslastung Ihrer Mitarbeiter kann Ihnen wichtige Erkenntnisse darüber liefern, wie Ihr Unternehmen läuft und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Sie kann Ihnen dabei helfen, die abrechenbaren Stunden Ihres Teams zu erhöhen und herauszufinden, ob bzw. wo bestimmte interne Prozesse automatisiert werden können, um z. B. nicht abrechenbare Zeit einzusparen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Auslastungsgrad Ihrer Mitarbeiter berechnen und verfolgen können.

Was ist der Auslastungsgrad von Mitarbeitern?

Der Auslastungsgrad ist das Verhältnis zwischen der Zeit, die ein Mitarbeiter für die Arbeit aufwendet, und seiner gesamten Arbeitsverfügbarkeit bzw. Kapazität.

Zum Beispiel.

Angenommen, Mitarbeiter A hat in der vergangenen Woche 2 Stunden für interne Verwaltungsaufgaben und 28 abrechenbare Stunden für Arbeiten in direktem Zusammenhang mit Projekten und Dienstleistungen aufgewendet. Die wöchentliche Verfügbarkeit von Mitarbeiter A beträgt 35 Stunden.

Der Auslastungsgrad für Mitarbeiter A liegt bei 85,7 % oder (30/35) x 100 %. Denn bei einer Gesamtverfügbarkeit von 35 Stunden wurden 30 Stunden für die Arbeit aufgewendet.

Wie berechnet man den Auslastungsgrad eines Mitarbeiters?

Auslastungsgrad = Arbeitsstunden/Gesamtverfügbare Stunden x 100%

Die Berechnung des Auslastungsgrads der Mitarbeiter ist nicht schwierig, solange Sie Ihre Zeiterfassungsdaten zur Hand haben. Anhand des Auslastungsgrads können Sie erkennen, wie rentabel und produktiv Ihre Mitarbeiter ihre Zeit am Arbeitsplatz verbringen. Und Sie brauchen nur zwei Zahlen, um das herauszufinden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter berechnen:

Schritt 1: Wählen Sie den Zeitraum, für den Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter messen möchten. Sie können diese Messung für einen bestimmten Zeitraum oder für ein bestimmtes Projekt/einen bestimmten Kunden berechnen.

Schritt 2: Rufen Sie Ihre Zeiterfassungslösung für den Mitarbeiter auf, um die im angegebenen Zeitraum erfassten Stunden zu sehen.

Schritt 3- Ermitteln Sie die Gesamtverfügbarkeit des Mitarbeiters für die Arbeit in dem angegebenen Zeitrahmen. Möglicherweise müssen Sie einen Blick auf Ihr Ressourcenmanagement-Tool werfen, um diese Information zu erhalten, oder auf Ihre Kapazitätsplanung für ein bestimmtes Projekt.

Schritt 4- Teilen Sie die Arbeitsstunden durch die insgesamt verfügbaren Stunden.

Schritt 6- Multiplizieren Sie mit 100%, um den Auslastungsgrad des Mitarbeiters zu ermitteln.

Hier ist ein weiteres Beispiel:

Mitarbeiter B hatte eine Gesamtverfügbarkeit von 50 Stunden für die Arbeit an einem Projekt. Nachdem die Ergebnisse versandt wurden, hat Mitarbeiter B insgesamt 35 Arbeitsstunden geleistet.

Der Auslastungsgrad von Mitarbeiter B für dieses Projekt beträgt 70 %.

35 Arbeitsstunden / 50 verfügbare Stunden x 100% = 70% Auslastungsgrad

Wie man den Auslastungsgrad von Mitarbeitern verfolgt

Für die Ermittlung des Auslastungsgrads eines Mitarbeiters sind nur zwei Zahlen erforderlich: die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und die Gesamtverfügbarkeit der betreffenden Person.

Um den Auslastungsgrad der Mitarbeiter im Laufe der Zeit zu verfolgen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Option 1- Sie können mit Excel oder Google Sheets eine Tabelle erstellen. Erstellen Sie eine Spalte für alle Mitarbeiter und drei weitere Spalten für die verfolgten Stunden, die Verfügbarkeit oder Kapazität und den Auslastungsgrad der Mitarbeiter. Erstellen Sie eine einfache Formel, um die Spalte mit den erfassten Stunden durch die Spalte mit der Verfügbarkeit zu dividieren. Dies ist die Formel für den Auslastungsgrad, der in der letzten Spalte angezeigt wird.

Option 2: Sie können den Auslastungsgrad der Mitarbeiter mit einer Software verfolgen, die Sie bereits verwenden. Mit den meisten Softwareprogrammen für die Ressourcenverwaltung können Sie den Auslastungsgrad automatisch verfolgen. PSA-Tools, die Ressourcenmanagement beinhalten, können dies ebenfalls für Sie verfolgen und die Informationen in praktischen Dashboards anzeigen.

Beispiel: PSOhub Teamauslastung Dashboard

Was ist eine gute Mitarbeiterauslastung?

Was als "gute" Mitarbeiterauslastung gilt, ist von Branche zu Branche unterschiedlich. Beratungsunternehmen und andere professionelle Dienstleistungsunternehmen erzielen ihre Einnahmen durch hochqualifizierte Mitarbeiter. Bei professionellen Dienstleistungen kann die Einstellung herausragender Mitarbeiter mit wertvollen Fähigkeiten dazu beitragen, dass Sie mehr profitable Kunden und Projekte gewinnen.

Wenn Sie eine zu niedrige Auslastungsquote anstreben, verdienen Ihre Teammitglieder möglicherweise weniger Geld für das Unternehmen und es fehlt ihnen der Anreiz, produktiv zu sein. Wenn Sie hingegen ein zu hohes Auslastungsziel festlegen, kann es bei einigen Mitarbeitern zu einem Burnout kommen. Burnout kann sich sowohl auf das Kundenerlebnis als auch auf Ihre Unternehmenskultur negativ auswirken.

In den meisten Fällen gilt: Je höher die Auslastung Ihrer Mitarbeiter, desto besser.

Bei professionellen Dienstleistungen gilt ein Auslastungsgrad von 80 % als optimal.

Bei Beratungsunternehmen liegt die beste Auslastung bei 75 %. Und die grundlegende Mitarbeiterauslastung liegt bei 71 %.

Abschließendes Urteil: 80 % ist nach wie vor das Ziel für die Auslastung der Mitarbeiter. Aus den obigen Zahlen lässt sich jedoch ableiten, dass eine Auslastung von 75 % und mehr für professionelle Dienstleistungen als gut angesehen wird. Auslastungsraten, die in den niedrigen 70er Jahren oder darunter liegen, müssen möglicherweise in Angriff genommen werden, um die Effizienz und Rentabilität zu verbessern.

Was können Dienstleistungsunternehmen aus der Auslastung ihrer Mitarbeiter lernen?

Der Auslastungsgrad zeigt, wie viel Zeit Ihr Team für die Arbeit aufwendet, im Vergleich dazu, wie viel Zeit es (entsprechend seiner Kapazität) aufwenden könnte. Die Auslastung der Mitarbeiter gibt Aufschluss über die Produktivität und Effizienz sowohl von Einzelpersonen als auch von Teams.

Eine höhere Auslastungsrate kann Dienstleistungsunternehmen helfen:

• mehr abrechenbare Stunden
• die Rentabilität zu steigern
• Ineffizienzen aufspüren
• Verbesserung von Personalausstattung und Schulung

Mitarbeiterauslastung vs. fakturierbare Auslastung: Was ist der Unterschied?

Die Auslastung der Mitarbeiter und die abrechenbare Auslastung sind beides Zahlen, die Ihnen zeigen, wie produktiv und abrechenbar Ihr Team ist. Sie sind jedoch nicht genau das Gleiche. Hier ist der Unterschied:

Der Auslastungsgrad der Mitarbeiter misst die Arbeitszeit im Verhältnis zur insgesamt verfügbaren Zeit (Kapazität).

Der fakturierbare Nutzungsgrad misst die fakturierbare Zeit im Verhältnis zur Kapazität.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat in einer Woche 20 fakturierbare Stunden, zusätzlich zu 5 Stunden, die er für interne Verwaltungsaufgaben aufwendet. Die Gesamtverfügbarkeit für die Woche betrug 30 Stunden.

Der Auslastungsgrad des Mitarbeiters beträgt 83,3 % oder 25/30 x 100 %.

Die fakturierbare Auslastung beträgt 66,7 % oder 20/30 x 100 %.

Für diesen Mitarbeiter können wir feststellen, dass er eine gute Gesamtauslastung hat, da sie über 80 % liegt.

Wir sehen auch, dass dieser Mitarbeiter produktiv mit seiner Arbeitszeit umgeht, indem er 80 % seiner Gesamtarbeit für abrechenbare Aufgaben einsetzt.

Die fakturierbare Auslastung liegt jedoch unter 70 %, was bedeutet, dass es Raum für Verbesserungen gibt. Durch die Verringerung der internen, nicht fakturierbaren Verwaltungszeit dieses Mitarbeiters wird die fakturierbare Auslastung theoretisch höher sein.

Wie man mehr abrechenbare Leistungen erhält: Tools, die PSOs helfen können, die Auslastung zu erhöhen

Die Ermittlung und Verfolgung der Auslastung von Mitarbeitern im Laufe der Zeit kann Projektmanagern und -inhabern helfen, die Abrechenbarkeit ihrer Teams zu erhöhen. Anhand der Auslastungsdaten können Sie Probleme schneller angehen und die Effizienz Ihres Teams optimieren.

Ein Ressourcenmanagement-Tool kann die Auslastungsraten für Sie verfolgen und sie auf einem Echtzeit-Dashboard anzeigen.

Außerdem kann ein PSA-Tool wie PSOhub die Dinge noch einfacher machen, indem es mit allen anderen beweglichen Teilen Ihres Projektmanagements verbunden wird. Das bedeutet, dass Rechnungsstellung und Zeiterfassung mit der Kapazitätsplanung verbunden sind. Wenn Ihr Team die Zeit erfasst, können Sie diese Zeit automatisch in eine Rechnung einfließen lassen, die gemäß Ihren Abrechnungsparametern erstellt wird. So können Sie die Rentabilität Ihrer Projekte anhand genauer Daten leicht verfolgen.

Da die PSA-Tools für professionelle Dienstleistungen konzipiert sind und über zahlreiche automatisierte Funktionen verfügen, können Sie Ihre Auslastungsraten auf einen Blick erkennen. Sie können die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Laufe der Zeit genau verfolgen, ohne dass Sie sich die Arbeit machen müssen.