Wie man bei der Projektplanung die Abhängigkeiten von Aufgaben beherrscht

Um die Irrungen und Wirrungen eines Projektfahrplans vollständig zu erfassen, müssen Sie bei der Projektplanung alle Abhängigkeiten von Aufgaben effektiv ausspülen. Oder zumindest so viele, wie Sie vorhersehen können. Dieser Prozess erfordert außerdem, dass Sie herausfinden, was passiert, wenn eine Abhängigkeit abgeschlossen ist, d. h. wer die nächste Aufgabe zugewiesen bekommt, welche Rechnungen verschickt werden müssen usw.

Abhängigkeiten von Aufgaben, die von lächerlich einfach bis hin zu ärgerlich komplex reichen, müssen verstanden und berücksichtigt werden, damit Ihr Projekt reibungslos läuft und die Zeit- und Budgetvorgaben eingehalten werden können.

Sehen Sie sich unsere Tipps an, wie Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben in der Planungsphase besser erkennen können, damit Sie Ihr Aufgabenmanagement im Laufe des Projekts mit weniger Aufwand in den Griff bekommen.

Was versteht man unter Aufgabenabhängigkeiten im Projektmanagement?

Eine Aufgabenabhängigkeit ist eine Aufgabe, die erst dann abgeschlossen werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist.

Stellen Sie sich Aufgabenabhängigkeiten als eine einfache Kette von Ereignissen vor (was sie auch sind). Ein Glied hängt vom vorhergehenden ab, und so weiter, um die Kette zu vervollständigen.

Im Projektmanagement sind Aufgaben oft miteinander verbunden, vor allem bei komplexen Projekten mit kollaborativen Teams, die das Feedback des Kunden einbeziehen, wie z. B. Webdesign, Bauwesen usw.

Die Erledigung jeder neuen Aufgabe hängt von der Erledigung anderer Aufgaben ab, die ihr im iterativen Prozess vorausgehen.

Das ist das Wesen von Aufgabenabhängigkeiten: Aufgaben existieren nicht in einem Vakuum.

Warum Aufgabenabhängigkeiten wichtig sind

Wenn Aufgaben voneinander abhängig sind, können Verzögerungen an einem Ende einen Welleneffekt haben, der sich auf das gesamte Projekt auswirkt. Durch die Visualisierung dieser Abhängigkeiten im Vorfeld der Planung können Projektmanager potenzielle Probleme proaktiv angehen und das Projekt im Verlauf auf Kurs halten.

Es geht darum zu verstehen, wie verschiedene Aufgaben und Prozesse miteinander in Beziehung stehen. Wenn Sie erkennen können, wie diese miteinander verbunden sind, können Sie realistischere Projektpläne erstellen und kostspielige Verzögerungen eher vermeiden.

Gleichermaßen hilft das Aufdecken von Abhängigkeiten dabei, Ressourcen effizient zuzuweisen und potenzielle Risiken zu mindern. 

Eine klare Kommunikation über die Abhängigkeiten von Aufgaben ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Zuständigkeiten und Zeitpläne kennen und wissen, wo ihre Zuständigkeiten im Prozess im Verhältnis zu denen aller anderen stehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Beherrschung von Aufgabenabhängigkeiten während der Planung eindeutig zu besseren Projektergebnissen, geringeren Risiken und höherer Kundenzufriedenheit führt.

Arten von Aufgabenabhängigkeiten

Es gibt vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten im Projektmanagement, und mit welchen Arten von Abhängigkeiten Projektmanager zu tun haben, hängt weitgehend von ihrer Branche ab. Hier sind die verschiedenen Arten von Abhängigkeiten, die auftreten können, und gängige Beispiele für jede Art von Abhängigkeit:

Finish-to-Start (FS): Dies ist die häufigste Art der Abhängigkeit bei Projekten in praktisch allen Branchen. Wenn es zwei Aufgaben, A und B, gibt, kann Aufgabe B nicht beginnen, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist. Sie können zum Beispiel nicht mit der Erstellung eines Risikomanagementberichts (Aufgabe B) beginnen, bevor Sie die Sammlung und Analyse von Daten (Aufgabe A) abgeschlossen haben.

Start-to-Start (SS): In diesem Szenario müssen sowohl Aufgabe A als auch Aufgabe B gleichzeitig beginnen. Ein perfektes Beispiel ist eine Marketingkampagne, bei der sowohl die Social-Media- als auch die E-Mail-Kampagne zur gleichen Zeit starten müssen.

Finish-to-Finish (FF): Sowohl Aufgabe A als auch Aufgabe B müssen zur gleichen Zeit abgeschlossen werden. FF-Aufgabenabhängigkeiten sind in der Softwareentwicklung üblich, wo das Testen und Debuggen einer neuen Anwendung oft gleichzeitig stattfindet.

Start-to-Finish (SF): Schließlich sind Start-to-Finish-Abhängigkeiten im Bereich des Projektmanagements am wenigsten verbreitet. In diesem Fall muss Aufgabe A beginnen, bevor Aufgabe B beendet werden kann. Diese Art von Abhängigkeiten findet man in Qualitätssicherungsprozessen, bei denen die Tests (Aufgabe B) nicht abgeschlossen werden können, bevor die Entwicklung (Aufgabe A) beginnt.

Wie man Aufgabenabhängigkeiten innerhalb eines Projekts erkennt

Die Beziehungen zwischen den Aufgaben, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind, bestimmen die Reihenfolge, in der sie erledigt werden sollten.

Vor allem bei komplizierteren Projekten sollten Sie sich Zeit nehmen. Projektabhängigkeiten sind nicht immer offensichtlich und erfordern möglicherweise eine Analyse, Visualisierung und/oder Zusammenarbeit, um sie zu entschlüsseln.

Nehmen Sie sich die Zeit, jede Projektaufgabe und ihre möglichen Auswirkungen auf die anderen gründlich zu analysieren. So finden Sie heraus, wo die Abhängigkeiten zwischen Ihren Aufgaben liegen:

1. Break it down - Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Das hilft Ihnen, das große Ganze zu visualisieren und mögliche Abhängigkeiten von Anfang an zu erkennen. Wichtig ist, dass Sie die Auswirkungen kleiner Aufgaben nicht unterschätzen; selbst geringfügige Abhängigkeiten können zu erheblichen Verzögerungen führen, wenn sie nicht berücksichtigt werden. 
2. Finden Sie heraus, was davor und danach kommt - Denken Sie daran, dass die Abhängigkeiten von Aufgaben wie eine Kette sind. Überlegen Sie für jede Aufgabe auf der Tabelle, was passieren muss, bevor sie beginnen kann, und was nicht beginnen kann, bevor die Aufgabe beendet ist.
3. Verwenden Sie eine Grafik - Grafiken sind äußerst hilfreich bei der Ermittlung von Aufgabenabhängigkeiten, da sie Ihnen helfen können, die Abfolge miteinander verbundener Ereignisse ganzheitlicher zu verstehen. Es empfiehlt sich sogar, von Anfang an ein solches Werkzeug zu verwenden und es während des gesamten Projektlebenszyklus bei sich zu tragen. Das beliebteste dieser visuellen Hilfsmittel ist das Gantt-Diagramm, aber manche PMs verwenden auch gerne Mind Maps, um die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu visualisieren. Der Vorteil des Gantt-Diagramms besteht darin, dass es gleichzeitig als Planungsinstrument und als Statusvisualisierung dient, die sich als nützlich erweist, wenn Sie einen Überblick über den Gesamtzustand Ihres Projekts benötigen. 
4. Sprechen Sie mit Ihrem Team - Wer könnte die Abhängigkeiten von Aufgaben besser absegnen als die Personen, die die Arbeit tatsächlich erledigen? Es ist eine gute Idee, die Teammitglieder in diesen Prozess einzubeziehen, da sie mehr mit der Materie vertraut sind als die Manager. Ipso facto haben sie aufgrund ihrer Erfahrung oft Einblicke in spezifische Abhängigkeiten, die Sie bei Ihrer Planung übersehen könnten. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder die Abhängigkeiten und ihre Auswirkungen auf den Projektzeitplan vollständig verstehen.

Tipps zur Bewältigung von Projektabhängigkeiten (der einfache Weg)

• Erstellen Sie einen detaillierten Projektstrukturplan (PSP) - Ein detaillierter Projektstrukturplan (PSP) ist im Grunde die Dokumentation von Schritt 1. Indem Sie Ihr Projekt in kleinere Teile zerlegen, können Sie die Beziehungen zwischen ihnen besser verstehen. Darüber hinaus kann ein Projektstrukturplan Ihnen dabei helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und Notfallpläne zu entwickeln, um sie abzumildern.

• Besser noch, verwenden Sie einfach ein Gantt-Diagramm - Anstelle eines WBS entscheiden sich viele PMs für ein einzelnes Gantt-Diagramm, um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu planen, die Roadmap des Projekts zu dokumentieren und im Laufe des Projekts entsprechend anzupassen. Das Schöne am Gantt-Diagramm ist heute, dass es mit Live-Projektdaten gefüttert wird. Wenn Sie also nicht selbst etwas ändern, wird es automatisch aktualisiert, um den Projektstatus in Echtzeit wiederzugeben. Eine Projektmanagementlösung mit einem Gantt-Diagramm sollte es Ihnen auch ermöglichen, Aufgaben und Termine direkt in der Gantt-Ansicht zuzuweisen.

• Anpassungsfähigkeit - Sein Sie bereit, sich an Änderungen anzupassen und passen Sie Ihren Projektplan bei Bedarf an. Wie eingangs erwähnt, können Sie manchmal nicht alle Abhängigkeiten von Aufgaben vorhersehen, und das ist in Ordnung. Solange Sie mit wechselnden Prioritäten und unvermeidlichen Problemen, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, umgehen können, können Sie Ihren Zeitplan einfach anpassen und die Abhängigkeiten bei Bedarf neu bewerten.

• Automatisieren Sie Aufgabenabhängigkeiten, sobald Sie sie definiert haben - Die Automatisierung erspart Ihnen viel Zeit und Kopfzerbrechen während des Projektlebenszyklus, da die nächste Aufgabe in der Abhängigkeitssequenz automatisch ausgelöst wird. Sobald Sie wissen, wo Ihre Abhängigkeiten liegen und wer davon betroffen ist, können Sie den Übergang zwischen den Abhängigkeiten mit all-in-one project management software leicht automatisieren. Wenn wir zum Beispiel wissen, dass der Redakteur einen Inhalt erst genehmigen kann, wenn der Designer die Bilder hochgeladen hat, können wir die Lösung automatisch die Bearbeitungsaufgabe auslösen lassen, sobald die hochgeladene Aufgabe abgeschlossen ist.

Abhängigkeiten von Aufgaben meistern, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten

Durch die effektive Identifizierung und Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten können Sie Ihr Projekt straffen, Risiken mindern und die Erfolgschancen des Projekts insgesamt erhöhen. Wir empfehlen, die Abhängigkeiten mithilfe eines Projektstrukturplans und/oder eines Gantt-Diagramms zu ermitteln, die Anpassungsfähigkeit zu nutzen und die Projektabhängigkeiten zu automatisieren, um sie wirklich zu meistern.