HubSpot Leitfaden Projektmanagement

Es wird von den meisten professionellen HubSpot-Teams , die dies bereits tun, wärmstens empfohlen. Die Verwendung von HubSpot für das Projektmanagement macht die operativen Prozesse für Ihr Team bei weitem kohärenter. Alles zusammenzuhalten, sowohl auf der Vertriebs- als auch auf der Projektseite, ist die Hauptidee... Keine Datenmigration mehr. Sie müssen nicht mehr mit Tabellenkalkulationen und 5 verschiedenen Softwarelösungen herumhüpfen. Das ist das Schöne am HubSpot-Projektmanagement: Sie haben eine einzige Quelle der Wahrheit. Sie behalten einfach alles in HubSpot. Das ist der effizienteste und sicherste Weg, um vom Geschäft zum Geld zu kommen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung von Projekten in HubSpot wissen müssen, und wie Sie es mit einer der weltweit am besten bewerteten CRM-Plattformen besser machen können.

Was genau ist mit "HubSpot-Projektmanagement" gemeint?
Wie HubSpot-Projektmanagement die betriebliche Effizienz verbessert.
Ihre Möglichkeiten zur Nutzung des HubSpot-Projektmanagements.
Integrationen und Werkzeuge: Worauf Sie achten sollten.
Integrationen und Werkzeuge: 2-Wege-Integrationswerkzeuge.
Wie man HubSpot für das Projektmanagement nutzt.
FAQ
Letztendlich gibt es einen besseren Weg!

Was genau ist mit "HubSpot-Projektmanagement" gemeint?

HubSpot-Projektmanagement bezieht sich auf das cloudbasierte Management von Projekten innerhalb der digitalen HubSpot-Umgebung. HubSpot-Projektmanagement umfasst die Verwaltung aller wichtigen Projektprozesse innerhalb des HubSpot-Ökosystems, über Softwareintegration und/oder durch die Verwendung von HubSpot selbst.

In der Praxis bedeutet dies, dass man nahtlos vom Vertrieb zum Projekt übergehen kann, ohne das HubSpot-Ökosystem zu verlassen oder Kundendaten manuell zu übertragen.

Was erfordert die Verwaltung von Projekten in HubSpot? Lassen Sie es uns aufschlüsseln.

Das HubSpot-Projektmanagement - und die Disziplin im Allgemeinen - umfasst die folgenden Teilbereiche:

Vertragsmanagement

Jeder Vertrag sollte sorgfältig überwacht und direkt mit Ihren anderen Projektdaten verknüpft werden. Nutzen Sie die Vertragserstellung, mehrere Vertragstypen, die Vertragsverfolgung und Warnmeldungen, um im Verlauf des Projektlebenszyklus den Überblick über wichtige Vertragsparameter zu behalten.

Projektplanung

Bevor das Projekt beginnt, umfasst diese Phase eine vollständige Budgetierung, eine Roadmap und Projektdiagramme wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards zur Planung der Ausführung. Mit dem HubSpot-Projektmanagement können Sie mit der Planung beginnen, bevor das Geschäft offiziell abgeschlossen ist, um den Prozess zu beschleunigen.

Aufgabenmanagement

Führen Sie Ihre Leistungen aus, indem Sie alle Aufgaben festlegen, die zu deren Erledigung erforderlich sind. Dazu gehört das Erstellen, Zuweisen, Verfolgen und Freigeben von Informationen über alle Projektaufgaben. Sie können HubSpot Projects für das Aufgabenmanagement verwenden oder Ihre integrierte Lösung nutzen.

Ressourcenmanagement

Beim Projektmanagement müssen Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern auch Ihre Mitarbeiter verwalten. Behalten Sie den Überblick über Ihre Ressourcen mit Raten, Rollen und Kapazitätsplanung für komplexere Projekte. Weisen Sie Teammitgliedern, die mehr als einen Hut tragen, unterschiedliche Tarife zu.

Zeiterfassung

Zeitmanagement ist entscheidend für den Projekterfolg, ebenso wie die Sicherstellung, dass eine geleistete Stunde auch eine bezahlte Stunde ist. Erfassen Sie alle abrechenbaren Stunden genau und ordnen Sie sie in einem einheitlichen System dem richtigen Projekt zu.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung mit HubSpot-Projektmanagement ist der effizienteste Weg, um vom Geschäft zum Geld zu kommen, da Sie keine Tabellenkalkulationen erstellen oder auf eine externe Lösung zurückgreifen müssen. Erstellen, genehmigen, versenden und verfolgen Sie alle Projektrechnungen entsprechend dem Abrechnungsplan.

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HubSpot-Projektmanagement bedeutet, dass Sie all dies tun können, ohne HubSpot jemals zu verlassen.

Um Projekte in HubSpot effektiv zu verwalten, ist es nicht empfehlenswert, den Weg dersiloartigen Excel-Tabellen zu gehen. Selbst wenn Sie ein Startup mit einem kleinen Team und nur einem Kunden sind, werden Sie mit dieser Vorgehensweise eher früher als später auf die Nase fallen.

Mit einer HubSpot-Projektmanagementlösung können Sie stattdessen Ihre Arbeit so weit wie möglich automatisieren, mit strukturierten Listen planen und alle kritischen Teilbereiche im Blick behalten.

Die gesteigerte betriebliche Effizienz kann Ihnen helfen, Dienstleistungen in großem Umfang zu erbringen, während Sie gleichzeitig die Rentabilität Ihrer Projekte im Auge behalten.

Zusammenfassung: HubSpot-Projektmanagement umfasst die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts - von der Planung bis zu den Ergebnissen - innerhalb der digitalen Umgebung von HubSpot.

Wie das HubSpot-Projektmanagement die betriebliche Effizienz verbessert.

Hier sind die Vorteile des Projektmanagements in HubSpot gegenüber einer externen Softwareumgebung:

Produktivität - Vergessen Sie das Springen zwischen verschiedenen Plattformen, um die benötigten Informationen zu finden. Teams können produktiver arbeiten, wenn CRM- und Projektdaten am selben Ort gespeichert sind.
Zusammenhalt auf Vertriebs- und Projektseite - Mit benutzerdefinierten Alarmen und Projektbenachrichtigungen im HubSpot-Feed kommt es nie wieder zu einer chaotischen Übergabe zwischen Vertrieb und Projekt.
Eine geleistete Stunde ist eine bezahlte Stunde - Unabhängig davon, ob Sie auf der CRM-Seite oder auf der Projektseite arbeiten, bedeutet die integrierte Zeiterfassung, dass die fakturierbaren Stunden aller Mitarbeiter leicht erfasst und dem richtigen Kunden oder Projekt zugeordnet werden können.
Eine einzige Quelle der Wahrheit - Halten Sie Ihre Daten sicher und zugänglich mit einer einzigen Quelle der Wahrheit. Die gesamte Kommunikation rund um alle Kunden und Projekte wird gestrafft.
Schnellerer Projektstart - Erhöhen Sie die Abrechnungsfähigkeit Ihres Teams, indem Sie sofort nach Vertragsunterzeichnung mit der Arbeit beginnen. Sie können sogar schon mit der Projektplanung beginnen, bevor das Geschäft offiziell abgeschlossen/gewonnen ist.
Bessere Rentabilität - Sie erhalten genauere Einblicke in die Rentabilität Ihrer Projekte, da Sie alle Zeit- und Aufwandsdaten mit ein paar Klicks erfassen können.

Fazit: Wenn Sie Ihr Projektmanagement in der HubSpot-Umgebung abwickeln, erhöht sich Ihre Gesamteffizienz und Sie können die Rentabilität Ihrer Projekte steigern.

Ihre Möglichkeiten zur Nutzung des HubSpot-Projektmanagements

Sie haben bereits HubSpot. Was kommt als Nächstes, wenn Sie das Projektmanagement auf der Plattform nutzen möchten? Um alles, was für das Projektmanagement erforderlich ist, innerhalb des HubSpot-Ökosystems effektiv zu erledigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Verwenden Sie HubSpot selbst mit HubSpot Projects

Sie können HubSpot für ein wenig Projektmanagement mit der HubSpot Projects-Funktion verwenden, die passenderweise Projects heißt. HubSpot Projects ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das in Professional- und Enterprise-Abonnements enthalten ist.

Obwohl es vom Funktionsumfang her recht einfach ist, liegt der Vorteil von HubSpot Projects darin, dass es erschwinglich und sehr einfach zu bedienen ist.

Das können Sie tun: Erstellen und Zuweisen von Aufgaben und Fälligkeitsdaten. Teilen Sie Informationen über Aufgaben mit Anhängen und Erwähnungen. Arbeitsabläufe verfolgen.

Das war's auch schon.

Um Lücken innerhalb des Projektlebenszyklus außerhalb des Aufgabenmanagements zu schließen, müssen Sie auf andere Tools zurückgreifen. HubSpot Projects kann jedoch als effektives Lernwerkzeug für Start-ups und kleine Unternehmen dienen, die sofort etwas brauchen. Marketingfirmen und Vertriebsteams können sich möglicherweise länger mit dem Tool beschäftigen, da alle Vorlagen, Layouts usw. eher auf die Werbung ausgerichtet sind.

2. Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, die sich (in beide Richtungen) mit HubSpot integrieren lässt.

Um Ihre operativen Prozesse besser in den Griff zu bekommen, empfiehlt es sich, eine solide Projektmanagement-Software zu verwenden, die sich mit dem HubSpot-CRM in einem bidirektionalen Datenabgleich integriert. Dies wird auch als bidirektionale Synchronisation bezeichnet.

Eine gute Zwei-Wege-Integration dient als einzige Quelle der Wahrheit, was einer der größten Vorteile von HubSpot-Projektmanagement ist. Wenn Sie Ihre Daten an einem Ort aufbewahren, haben Sie alles zur Hand, wenn Sie es brauchen.

Wie sieht es mit der Anbindung von Drittanbieterlösungen aus?

Wie man so schön sagt: "Fast" zählt nicht. Das Verbinden einer Projektmanagementlösung eines Drittanbieters - also einer Software, die nicht über eine HubSpot-Integration verfügt - über eine Plattform wie Zapier qualifiziert sich nicht für das HubSpot-Projektmanagement, nicht so, wie es hier definiert ist.

Das liegt erstens daran, dass es keine standardmäßige Zwei-Wege-Datensynchronisierung gibt.

Außerdem bedeutet die Datensynchronisierung auf Umwegen, dass die Entwickler der Projektmanagement-Software keine Zeit in die Benutzeroberfläche investiert haben. Die Dinge können schnell unübersichtlich werden, und es sind viele Workarounds im Backend erforderlich.

Die einzige praktikable Option in diesem Szenario könnte das Onboarding einer Zwei-Wege-Daten-Synchronisations-App wie Unito, Outfunnel oder Whalesync sein, die dann Ihre isolierte Projektmanagementlösung mit HubSpot verbinden könnte. Es gibt einige solcher Apps, die zusätzliche Kosten verursachen. Diese Kosten sind mit rund 100 US-Dollar pro Monat ziemlich hoch und lohnen sich daher für die meisten HubSpot-Teams nicht.

Zusammenfassung: HubSpot-Projektmanagement erfordert, dass Sie den Projektlebenszyklus in HubSpot beibehalten. Dazu können Sie mit HubSpot Projects für Aufgaben beginnen, aber für den Rest müssen Sie eine integrierte Projektmanagementlösung einbinden.

Stellen Sie sicher, dass die Daten in beide Richtungen synchronisiert werden, damit die Projektseite den Vertrieb informieren kann und umgekehrt.

HubSpot-Projektmanagement = HubSpot-Projekte und/oder 2-Wege-Software-Integration

Integrationen und Werkzeuge

"Wenn Sie eine native Integration in die von Ihnen genutzten Anwendungen haben und diese Ihr betriebliches Problem löst, sollten Sie sie nutzen. Das ist der einfachste, sicherste und intuitivste Weg, Daten zu synchronisieren." -HubSpot

Ein nahtloses HubSpot-Projektmanagement erfordert die Verwendung eines integrierten Tools. Glücklicherweise gibt es einige sehr effektive Lösungen, die dies bieten, so dass Sie von Verträgen bis zur Rechnungsstellung und allem, was dazwischen liegt, alles abdecken können.

Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen, um das Beste für Sie, Ihr Team und Ihren Geldbeutel herauszuholen. Danach finden Sie die aktuellste Liste aller Projektmanagement-Software, die eine HubSpot-Integration bietet.

Worauf Sie achten sollten

Der Sinn des HubSpot-Projektmanagements besteht in erster Linie darin, Ihnen und Ihrem Team das Leben leichter zu machen. So kann sich jeder wieder auf das konzentrieren, was er am besten kann, d. h. auf die Erstellung, Wartung, Beratung usw.

Die andere Hauptmotivation besteht darin, Ihre Projekte durch die Steigerung Ihrer Effizienz rentabler zu machen.

Bestimmte Merkmale und Eigenschaften werden Ihnen helfen, diese beiden Ziele zu erreichen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie bei einem HubSpot-Projektmanagement-Tool achten sollten:

Zwei-Wege-Synchronisation

Wenn Sie auf dem Markt für eine HubSpot-Projektmanagement-App sind, sollten Sie nach einer Zwei-Wege-Datensynchronisierung suchen. Auf diese Weise fließen nicht nur HubSpot-Informationen in Ihr Projektmanagement-Tool, sondern auch in umgekehrter Richtung.

Eine Zwei-Wege-Synchronisierung ist notwendig, um möglichst effizient zu sein, vor allem bei der Übergabe zwischen Vertrieb und Projekt. Und wenn Sie ein innovatives Tool mit prädiktiven Analysefunktionen verwenden, möchten Sie, dass die Software aus den Daten auf BEIDEN Seiten lernt.

Automatisierung und andere "intelligente" Funktionen

Apropos Innovation: Die höher bewerteten Projektmanagement-Tools von HubSpot bieten eine Menge an Automatisierungsmöglichkeiten. Diese "intelligenten" Funktionen sind besonders im Hinblick auf die Zeiterfassung und andere Verwaltungsaufgaben, die automatisiert werden können, sehr nützlich.

Zu den wichtigsten Beispielen für intelligente Funktionen, auf die man in Dienstleistungsunternehmen achten sollte, gehören:

Selbststeuernde Zeiterfassung

Prädiktive Analyse
Intelligente Rechnungsstellung
Intelligente Verträge

Preis

Schließlich ist auch der Preis ein Faktor. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die meisten der meistverkauften Projektmanagement-Tools, die eine HubSpot-Integration anbieten, in etwa den gleichen Preis für die Preisstufen mit mehr Funktionen haben.

Kostenlose Versionen können für sehr kleine Startups eine gute Idee sein, aber diese Art von Unternehmen muss in der Regel ohnehin eher früher als später eine höhere Lizenzstufe erwerben.

Nächster Schritt: Melden Sie sich für eine kostenlose Demo der HubSpot-Projektmanagement-App an, die Sie in Betracht ziehen. Sie können auch gleich loslegen und sich für eine kostenlose Testversion anmelden, um die Software auszuprobieren. Bringen Sie jemanden aus Ihrem Team dazu, die Software ebenfalls auszuprobieren, um nützliches Feedback zu erhalten.

Welche Projektmanagement-Tools bieten eine bidirektionale Integration mit HubSpot?

Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise eine isolierte Projektmanagement-App mit Zapier mit HubSpot verbinden können, aber dies ist kein echtes HubSpot-Projektmanagement. Eine Zwei-Wege-Synchronisierung wird nicht unterstützt.

Verschiedene Lösungen bieten eine native HubSpot-Synchronisierung, die jedoch nur in eine Richtung geht. Das heißt, Ihre Daten können von HubSpot zur Projektmanagement-App fließen, aber nicht umgekehrt.

Das heißt, Sie müssen ein Tool wählen, das bereits eine Integration mit HubSpot bietet. Diese Optionen finden Sie auf dem HubSpot App Marketplace.

Derzeit sind dies die beliebtesten Projektmanagement-Software, die eine Zwei-Wege-Integration mit HubSpot bietet:

Teamwork .
PSOhub
Wrike
Smartsheet
Accelo
Airtable
ClickUp
Jira

Trello, Asana, Monday.com, BigTime, Projectworks und Projector PSA bieten nur eine einseitige Synchronisierung mit HubSpot. Diese Lösungen bieten derzeit keine Out-of-Box-Integrationen in beide Richtungen, sodass die Daten nur in eine Richtung fließen, nämlich von HubSpot aus. Das bedeutet, dass sie sich derzeit nicht für ein vollwertiges HubSpot-Projektmanagement qualifizieren.

Zusammenfassung: Um HubSpot-Projektmanagement effektiv zu nutzen, sollten Sie eine integrierte Lösung mit einem Datenabgleich in beide Richtungen suchen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Lösung gut zu Ihrem Team passt, d. h. eine gute Benutzeroberfläche aufweist, erschwinglich ist usw.

Teamwork, PSOhub, Wrike, Jira und andere bieten derzeit eine Zwei-Wege-Integration mit HubSpot an, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Arbeit zu erledigen.

Verwaltung von Verträgen

Die Verwaltung von Verträgen in HubSpot ist dank einer Zwei-Wege-Integration ganz einfach. Erstens können Sie Vertragsvorlagen verwenden, um Ihre Verträge zu erstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen, und sie schneller herausgeben zu können. HubSpot bietet praktische Vertragsvorlagen, ebenso wie alle All-in-One-Projektmanagementlösungen wie PSOhub, Monday.com, etc.

Als Nächstes sollten Sie Automatisierungs- und Nachverfolgungsfunktionen einrichten, um sicherzustellen, dass Sie den Überblick über Ihre Dienstleistungsvereinbarung, Ihren Zeit- und Kostenvertrag usw. behalten. Auf diese Weise verwalten sich Ihre Verträge von selbst.