Comment maîtriser les dépendances des tâches lors de la planification d'un projet ?

Pour bien saisir les méandres de la feuille de route d'un projet, il faut débusquer toutes les dépendances.

Pour bien saisir les tours et détours que prendra une feuille de route d'un projet, il est nécessaire d'identifier efficacement toutes les dépendances au cours de la planification d'un projet. Ou du moins, autant que vous pouvez en prévoir. En outre, ce processus exige que vous déterminiez ce qui se passe lorsqu'une dépendance est terminée, c'est-à-dire qui se voit attribuer la tâche suivante, les factures qui doivent être envoyées, etc.

Il existe plusieurs façons d'aborder la question des dépendances.

De la plus simple à la plus complexe, les dépendances doivent être comprises et prises en compte pour assurer le bon déroulement de votre projet et respecter les délais et le budget impartis.

Vérifiez nos conseils pour mieux cerner les dépendances des tâches au cours de la phase de planification afin de pouvoir gérer les tâches au fur et à mesure de l'avancement de votre projet avec moins de travail.

Qu'est-ce qui est considéré comme des dépendances de tâches dans la gestion de projet ?

Une tâche dépendante est une tâche qui ne peut pas être achevée tant qu'une autre tâche n'est pas terminée.

Pourquoi les dépendances de tâches sont importantes

En bref, la maîtrise des dépendances au cours de la planification permet sans équivoque d'améliorer les résultats du projet, de réduire les risques et d'accroître la satisfaction du client.

Types de dépendances de tâches

La gestion de projet est un processus complexe et complexe.

Dépendances de tâches

Finish-to-Start (FS) : C'est le type de dépendance le plus courant dans les projets de pratiquement tous les secteurs d'activité. S'il y a deux tâches, A et B, la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas commencer à créer un rapport sur la gestion des risques (tâche B) tant que vous n'avez pas terminé la collecte et l'analyse des données (tâche A).

Début-à-début (DS): Dans ce scénario, les tâches A et B doivent être lancées simultanément. Un exemple parfait est celui d'une campagne de marketing où les campagnes de médias sociaux et de courrier électronique doivent démarrer en même temps.

Finish-to-Finish (FF): Les tâches A et B doivent être achevées en même temps. Les dépendances des tâches FF sont courantes dans le développement de logiciels, où les tests et le débogage d'une nouvelle application ont souvent lieu en même temps.

Dépendance de début à fin (SF): Enfin, les dépendances de début à fin sont les moins courantes dans le domaine de la gestion de projet. Dans ce cas, la tâche A doit commencer avant que la tâche B puisse se terminer. Vous trouverez ce type de dépendances dans les processus d'assurance qualité où les tests (tâche B) ne peuvent pas être terminés tant que le développement (tâche A) n'a pas commencé.

Comment identifier les dépendances de tâches dans un projet

Les relations entre les tâches nécessaires à la réalisation d'un projet détermineront l'ordre dans lequel elles doivent être accomplies. 

Les relations entre les tâches requises pour réaliser un projet détermineront l'ordre dans lequel elles doivent être réalisées.

Pour les projets plus compliqués en particulier, détendez-vous et prenez votre temps. Les dépendances d'un projet ne sont pas toujours évidentes et peuvent nécessiter une analyse, une visualisation et/ou une collaboration pour les démêler. 

Prenez le temps d'analyser les relations entre les tâches nécessaires à la réalisation d'un projet.

1. Décomposez - Commencez par décomposer votre projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela vous aidera à visualiser la situation dans son ensemble et à identifier les dépendances potentielles dès le départ. Surtout, ne sous-estimez pas l'impact des petites tâches ; même des dépendances mineures peuvent entraîner des retards importants si elles ne sont pas prises en compte. 
2. Déterminer ce qui précède et ce qui suit - Rappelez-vous que les dépendances des tâches sont comme une chaîne. Pour chaque tâche du tableau, réfléchissez à ce qui doit se produire avant qu'elle ne commence et à ce qui ne peut pas commencer tant que la tâche n'est pas terminée.
3. Utiliser un visuel - Les visuels sont extrêmement utiles pour déterminer les dépendances des tâches, car ils peuvent vous aider à comprendre la séquence d'événements interconnectés de manière plus globale. Il est d'ailleurs recommandé d'en utiliser un dès le début et de le conserver tout au long du cycle de vie du projet. Le plus populaire de ces outils visuels est le diagramme de Gantt, mais certains chefs de projet aiment aussi utiliser des cartes mentales pour visualiser les relations entre les tâches. L'avantage du diagramme de Gantt est qu'il sert à la fois d'outil de planification et de visualisation de l'état d'avancement, ce qui est très utile lorsque vous avez besoin de jeter un coup d'œil sur l'état général de votre projet. 
4. Parlez avec votre équipe - Qui de mieux pour approuver les dépendances des tâches que les personnes qui feront réellement le travail ? C'est une bonne idée d'impliquer les membres de l'équipe dans ce processus, car ils sont plus au fait des choses que les managers. Ipso facto, leur expérience leur permet souvent d'identifier des dépendances spécifiques qui pourraient vous échapper lors de la planification. En outre, vous devez vous assurer que tous les membres de l'équipe comprennent parfaitement les dépendances et leur impact sur le calendrier du projet.

Conseils pour maîtriser les dépendances d'un projet (en toute simplicité)

• Créer une structure détaillée de répartition du travail (SRT) - Une structure détaillée de répartition du travail (SRT) consiste essentiellement à documenter l'étape 1. En divisant le puzzle de votre projet en éléments plus petits, vous pouvez mieux comprendre les relations entre eux. En outre, une structure de répartition du travail peut vous aider à identifier les risques potentiels et à élaborer des plans d'urgence pour les atténuer.

• Mieux encore, utilisez simplement un diagramme de Gantt - Au lieu d'une SRT, de nombreux gestionnaires de projet choisissent d'utiliser un seul diagramme de Gantt pour planifier les dépendances entre les tâches, documenter la feuille de route du projet et l'ajuster en conséquence au fur et à mesure de l'avancement du projet. L'avantage du diagramme de Gantt aujourd'hui est qu'il est alimenté par des données de projet en temps réel, de sorte que, à moins que vous ne modifiiez quelque chose vous-même, il sera automatiquement mis à jour pour refléter l'état d'avancement du projet en temps réel. Une solution de gestion de projet dotée d'une fonction de diagramme de Gantt devrait également vous permettre d'assigner des tâches et des échéances directement dans la vue de Gantt.

• Embrasser l'adaptabilité - Soyez prêt à vous adapter aux changements et à ajuster votre plan de projet au besoin. Comme nous l'avons mentionné au début, il est parfois impossible d'anticiper toutes les dépendances entre les tâches, et ce n'est pas grave. Tant que vous pouvez faire face aux changements de priorités et aux inévitables problèmes indépendants de votre volonté, il vous suffit d'ajuster votre calendrier et de réévaluer les dépendances si nécessaire. 

• Automatiser les dépendances une fois que vous les avez définies - L'automatisation vous permettra de gagner beaucoup de temps et de vous épargner des maux de tête pendant le cycle de vie du projet, car la tâche suivante dans la séquence de dépendances sera automatiquement déclenchée. Une fois que vous savez où se trouvent vos dépendances et qui est concerné, vous pouvez facilement automatiser la transition entre les dépendances en utilisant un logiciel de gestion de projet tout-en-un. Par exemple, si nous savons que le rédacteur ne peut pas approuver un contenu tant que le concepteur n'a pas téléchargé les images, nous pouvons automatiquement demander à la solution de déclencher la tâche d'édition une fois que la tâche de téléchargement est terminée. 

Maîtriser les dépendances des tâches pour respecter les délais et le budget des projets

En identifiant et en gérant efficacement les dépendances, vous pouvez rationaliser votre projet, réduire les risques et augmenter vos chances de réussite. Nous vous recommandons d'identifier les dépendances à l'aide d'un WBS et/ou d'un diagramme de Gantt, de faire preuve d'adaptabilité et d'automatiser les dépendances du projet pour une véritable maîtrise.