Des flux de travail qui circulent vraiment : Tableaux Kanban et réussite du projet

Lorsque vous débutez dans la gestion de projet, le volume vertigineux de tâches et de dépendances peut vous sembler écrasant.

Pour mener à bien un projet, tous ces éléments doivent être organisés dans un cadre clair qui favorise naturellement la progression du travail sur le projet.

Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'utiliser un outil de visualisation capable d'apporter la clarté et la structure nécessaires à la compréhension du flux de travail par tous les membres de l'équipe.

Voici tout ce qu'il faut savoir sur les tableaux Kanban et sur la façon dont ils peuvent servir de point d'ancrage pour la gestion du travail dans les projets et même dans des organisations entières.

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

À la base, un tableau Kanban est un outil visuel de gestion du flux de travail. Il présente les tâches sous forme de cartes disposées sur des colonnes qui représentent les différentes étapes du cycle de vie d'un projet. Ces colonnes se déplacent généralement de gauche à droite au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Chaque colonne est spécifiquement étiquetée pour refléter l'état d'avancement ; les exemples courants sont "À faire", "En cours" et "Terminé", mais ils peuvent être personnalisés pour refléter le flux de travail spécifique de n'importe quel projet.

L'idée est que la représentation visuelle des tâches dans les cartes aide les gens à comprendre l'état du projet plus rapidement et intuitivement, ce qui permet d'identifier plus facilement les goulets d'étranglement.

En d'autres termes, les tableaux Kanban permettent d'organiser visuellement les flux de travail et, ce faisant, d'aider les chefs de projet à les optimiser au maximum.

Pourquoi les tableaux Kanban sont-ils si efficaces ? Les principes du Kanban

Qu'est-ce qui différencie les tableaux Kanban d'autres outils de gestion des tâches tels qu'un simple tableur ou une liste de tâches collaborative ?

Eh bien, le Kanban repose sur plusieurs principes clés qui ne sont pas proposés dans leur intégralité par la plupart des autres outils de gestion visuelle des tâches, à l'exception du diagramme de Gantt. Voici ce qui sous-tend la fonctionnalité des tableaux Kanban dans la gestion de projet :

• Visualiser le flux de travail - Les tableaux Kanban fournissent des représentations claires et visuelles de toutes les tâches et de leur état actuel. Il est possible de les comprendre immédiatement sans avoir à entrer dans les détails de chaque tâche.

• Limiter les travaux en cours - En fixant des limites aux travaux en cours, les équipes de projet peuvent se concentrer davantage sur l'achèvement des tâches existantes avant d'en commencer de nouvelles, ce qui permet d'éviter les surcharges et de promouvoir l'efficacité.
  
  
• Gérer le flux - Kanban met l'accent sur la fluidité et la continuité du travail, ce qui permet d'identifier visuellement les problèmes potentiels et de les résoudre facilement en modifiant le flux de travail en quelques clics.
  
  
• Rendre les politiques de processus explicites - Avec les tableaux Kanban, il y a moins d'ambiguïté sur la séquence de travail et sur ce qui est attendu à chaque étape, car les règles régissant le flux de travail sont rationalisées, clairement définies et communiquées visuellement.
  
  
• Mise en place de boucles de rétroaction - Des examens réguliers et des rétrospectives permettent d'améliorer continuellement le flux de travail, ce qui peut favoriser une meilleure efficacité et même contribuer à augmenter les marges bénéficiaires du projet en fin de compte.
  
  
• Collaboration et expérimentation - Le format intuitif et accessible de Kanban peut contribuer à une culture d'amélioration continue par le biais de la collaboration et de l'expérimentation.

Avantages des tableaux Kanban

Pourquoi utiliser un tableau Kanban ? Voici les cinq principales raisons pour lesquelles les gens les choisissent pour gérer leurs projets :

Visibilité accrue - Un tableau Kanban offre une vue d'ensemble très claire de l'état d'avancement du projet, ce qui vous permet d'identifier rapidement et facilement les problèmes potentiels avant qu'ils n'affectent le calendrier, le budget ou la qualité des produits livrables.

Une meilleure efficacité - Avec un tableau Kanban, il est facile de voir à quel stade les retards du projet s'enlisent et qui peut être la personne surchargée de travail. Ces informations peuvent vous aider à réagir rapidement et à créer un flux de travail plus efficace tout au long du cycle de vie du projet.

Flexibilité - Les tableaux Kanban sont couramment utilisés dans la gestion de projets agiles et peuvent être appliqués à pratiquement n'importe quel type de projet, de la rénovation d'une maison à la conception d'un site web. Ses caractéristiques faciles à utiliser lui permettent de s'adapter à la plupart des flux de travail et des processus opérationnels souhaités.

Concentration et productivité - Les tableaux Kanban permettent de limiter visuellement le travail en cours, évitant ainsi aux membres de l'équipe de se sentir submergés par de nombreuses tâches. En se concentrant sur un nombre réduit de tâches actives, les membres de l'équipe peuvent se concentrer sur l'accomplissement efficace des tâches, ce qui réduit le multitâche et améliore la qualité de leur travail.

Comment mettre en place votre tableau Kanban

La plupart des logiciels de gestion de projet proposent des tableaux Kanban personnalisables. Comme nous l'avons mentionné précédemment, les tableaux Kanban sont considérés comme une fonctionnalité de base pour la gestion des tâches.

Vous pouvez même les obtenir dans la plupart des versions gratuites du logiciel, bien qu'elles soient dépourvues de fonctionnalités plus avancées, telles que les automatismes, pour lesquelles vous devrez payer.

Il est facile de commencer à utiliser un tableau Kanban ; voici comment le mettre en place :

1. Définissez le flux de travail : Déterminez les différentes étapes de votre projet et créez les colonnes correspondantes de gauche à droite.
2. Créez des cartes de tâches - Chaque tâche du projet sera représentée par une carte de tâches contenant des informations pertinentes telles que la description de la tâche, le destinataire et la date d'échéance. Vous pouvez également joindre la documentation pertinente aux fiches de tâches, afin que les membres de l'équipe disposent de toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de la tâche.
3. Fixer des limites aux travaux en cours - Déterminez le nombre maximal de tâches autorisées dans chaque colonne afin d'éviter toute surcharge. Dans de nombreux tableaux Kanban, vous pouvez même mettre en place une alerte automatique qui vous préviendra de l'imminence d'une surcharge.
4. Personnalisez vos étiquettes et vos couleurs : Utilisez des étiquettes et des couleurs pour classer les tâches et mettre en évidence des informations importantes telles que le niveau de priorité.

Comment tirer le meilleur parti de votre tableau Kanban ?

N'oubliez pas de tenir votre équipe au courant des meilleures pratiques de votre tableau Kanban personnalisé. Veillez à ce que chacun mette à jour les cartes de tâches au fur et à mesure de l'avancement du travail, afin que l'état d'avancement du projet en temps réel soit exact.

Si votre équipe ne travaille pas activement sur le tableau Kanban et ne le met pas à jour, des problèmes surviendront inévitablement et rendront le flux de travail inefficace. C'est pourquoi de nombreux chefs de projet organisent une brève réunion hebdomadaire pour passer en revue le tableau avec l'équipe, discuter des progrès accomplis et identifier les éventuels obstacles.

En ce qui concerne les obstacles, soyez attentif aux colonnes qui s'allongent avec un plus grand nombre de tâches, car cela indique souvent un goulot d'étranglement dans le flux de travail.

En cours de route, veillez à effectuer des mises à jour régulières sur la base du retour d'information et des données de performance afin de vous assurer que la structure de votre tableau Kanban soutient toujours le flux de travail que vous souhaitez mettre en place.

Enfin, il existe plusieurs façons d'automatiser votre tableau Kanban afin d'améliorer encore davantage vos flux de travail. Par exemple, avec de nombreux outils de gestion de projet, vous pouvez créer automatiquement une nouvelle carte de tâche à partir d'un message Slack.

Intégrer Kanban à d'autres outils de gestion de projet

Les tableaux Kanban peuvent être efficacement intégrés à d'autres outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt et les listes de tâches. Pour les automatisations, vous pouvez souvent les intégrer à des outils de collaboration comme Slack. De telles intégrations aideront vos tableaux Kanban à fournir une vue plus complète de l'avancement du projet, en combinant leur clarté visuelle innée avec les capacités de planification détaillée d'autres outils.

Optimisez vos flux de travail et produisez des projets réussis avec Kanban

En visualisant le flux de travail, en limitant le travail en cours et en améliorant continuellement le processus, les équipes peuvent mieux réussir leurs projets.

Pour les nouveaux utilisateurs de logiciels de gestion de projet, la maîtrise de l'utilisation des tableaux Kanban est une compétence précieuse qui contribuera à la rationalisation des flux de travail et à la réussite des projets. Et c'est conçu pour être facile !