Mise à jour le 21 janvier 2025
La gestion des ressources fait partie intégrante de la gestion de projet holistique et englobe la planification des capacités afin de garantir la disponibilité des ressources en cas de besoin.
Si nous reprenons la définition la plus complète de la gestion de projet, nous constatons que la gestion des ressources, et par extension la planification des capacités, permet de couvrir de nombreuses bases pour vous aider à garder le contrôle de vos projets.
Plus précisément, la gestion des ressources intervient dans les parties suivantes de MOTIQ :
Argent - La gestion des ressources vous permet de savoir où va votre argent chaque mois, en fonction de vos ressources (c'est-à-dire de votre personnel).
Organisation - Votre personnel est votre organisation, et la gestion des ressources vous permettra de prendre des décisions en fonction de la charge de travail que les membres de votre équipe peuvent assumer d'une semaine à l'autre et d'un mois à l'autre.
Temps - Un bon outil de gestion des ressources vous donnera une représentation précise du temps que vous pouvez attendre de vos collaborateurs pour chaque projet, et vous indiquera qui et où le temps est utilisé le plus efficacement.
Cela nous amène à la planification des capacités. La planification des capacités dans le cadre de la gestion des ressources permet de s'assurer que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches au bon moment.
La planification de la capacité n'est pas la même chose que la planification de projet, mais elle en fait partie intégrante. Vous pouvez tirer parti de la planification des capacités pour améliorer la précision des prévisions à l'aide d'une plateforme de gestion des ressources.
Une bonne planification des capacités aide les chefs de projet à favoriser la réussite du projet en optimisant les calendriers, les budgets et les performances globales du projet.
Lorsque vous utilisez un outil de gestion des ressources pour faciliter vos projets et votre personnel, vous disposez de trois options pour la planification des capacités :
Nous allons détailler les avantages et les inconvénients de chacune de ces options afin que vous puissiez déterminer celle qui convient le mieux à votre organisation.
Sans entrer dans les détails, la planification des capacités est simplement la manière dont vous déterminez le nombre d'heures ou de tâches que votre équipe peut gérer par rapport au nombre d'heures/tâches nécessaires pour mener à bien le projet.
Par capacité, nous entendons la quantité maximale de travail qu'une personne peut accomplir dans un laps de temps donné.
Par exemple, si un membre de votre équipe peut travailler 40 heures par semaine, c'est sa capacité.
La planification des capacités est un excellent moyen de s'assurer que vos projets sont livrés dans les délais, mais il est important d'utiliser un outil adapté aux besoins de votre entreprise.
Lorsque vous vous apprêtez à lancer la planification des capacités d'un projet, vous pouvez procéder de trois manières différentes :
La planification de la capacité basée sur les tâches vous donnera une idée de ce que votre équipe peut gérer par tâche. Les outils qui vous aident à planifier la capacité des tâches ne s'intéressent pas tant aux heures effectives qu'aux tâches nécessaires à la réalisation du projet.
Les projets simples avec de petites équipes et les entreprises qui utilisent un modèle de gestion de projet basé sur la valeur sont d'excellents candidats pour la planification de la capacité sur la base des tâches.
La planification de la capacité par tâche permet d'avoir une vue d'ensemble de ce que chacun peut faire en fonction de son rôle. C'est une excellente option pour les petites entreprises et les projets simples, car il n'est pas nécessaire d'aller très loin dans la granularité.
Pour commencer avec la planification de la capacité basée sur les tâches, il vous suffit de configurer vos ressources et de saisir leur capacité de tâche sur une base hebdomadaire ou mensuelle, en fonction de la durée du projet.
Avantages de la planification des capacités par tâche
Inconvénients de la planification des capacités des tâches
En résumé, la planification des capacités des tâches est une excellente option pour les petites entreprises qui souhaitent prendre de l'avance sur la planification des ressources pour leurs projets. Avec des équipes plus petites, les chefs de projet ont une meilleure idée du temps nécessaire à chaque personne pour accomplir une tâche, ce qui nécessite moins de connaissances.
Cependant, il n'est pas possible de budgétiser le temps nécessaire à une tâche, mais seulement de planifier des heures en utilisant la feuille de charge de travail du projet. Il faut donc avoir une très bonne idée de la durée des différentes tâches.
La planification des capacités basée sur les tâches est donc moins intéressante pour les grandes équipes, car il n'est pas possible de savoir combien de temps chaque personne prendra sur les tâches.
La planification des capacités basée sur les heures est l'étape suivante en termes de précision par rapport à la planification des capacités basées sur les tâches. Plutôt que de se contenter de mesurer les tâches, la planification de la capacité en heures vous aidera à calculer le temps nécessaire pour chaque élément de projet (ligne de contrat) par mois, par rôle et par ressource.
S'il est important pour vous de connaître la capacité à l'heure près, c'est l'option qu'il vous faut. Les équipes plus importantes et les budgets de projet plus élevés nécessitent généralement une planification de la capacité en heures, tout comme les projets dont les délais sont plus longs.
Avantages de la planification des capacités horaires
CONSOLIDATIONS de la planification des capacités en heures
En résumé, la planification des capacités basée sur les heures est l'option la plus populaire pour les chefs de projet qui ont besoin d'une représentation précise du temps. Les petites équipes dans des domaines tels que la production de contenu n'auront probablement pas besoin d'y consacrer le temps et l'énergie nécessaires, tandis que les grandes équipes dans des secteurs tels que le développement de logiciels voudront tirer parti de la capacité en heures pour rester dans les clous de leur budget.
Tous les projets ne nécessitent pas une analyse aussi approfondie de la capacité, et toutes les équipes n'ont certainement pas besoin d'une planification aussi détaillée de la capacité. Cela dit, pour être en mesure de faire des prévisions aussi précises que possible, une combinaison de la planification de la capacité des tâches et de la planification de la capacité des heures est le moyen le plus sûr de procéder.
Les grandes organisations qui mènent des projets complexes à long terme et dont les membres de l'équipe sont répartis dans le monde entier sont de bons candidats pour cette combinaison de planification de précision.
Si vous souhaitez tirer parti à la fois de la planification des heures et de la planification des tâches, vous aurez besoin d'un outil de gestion des ressources robuste. Toutes les plateformes existantes n'offrent pas ce type de fonctionnalité, alors assurez-vous de faire vos recherches.
Avantages de l'utilisation de la planification des heures et de la capacité des tâches
CONS de l'utilisation de la planification de la capacité des tâches et des heures
En résumé, l'utilisation de la planification de la capacité des tâches et des heures offre une précision et un contrôle optimaux, mais les petites entreprises n'ont certainement pas besoin de consacrer le temps et les efforts nécessaires à cette combinaison.
Pour tirer parti des trois différents types de planification des capacités, il est nécessaire de disposer d'outils logiciels capables de mettre à jour l'utilisation de manière active, afin que vous puissiez toujours savoir où en sont les ressources par rapport à ce qu'elles peuvent potentiellement gérer.
Un logiciel de gestion des ressources ou un outil de gestion de projet plus complet devrait offrir une certaine forme de planification des capacités, mais beaucoup ne permettent que l'option basée sur les heures.
Oui ! Le logiciel de gestion de projet tout-en-un de PSOhub vous offre désormais les trois options dans la nouvelle fonction de gestion des ressources. Quelle que soit l'option choisie, vous obtiendrez une planification des capacités entièrement intégrée à toutes les autres parties mobiles de vos projets. Cela signifie que vos taux d'utilisation, vos budgets par rapport aux chiffres réels, et bien d'autres choses encore, sont mis à jour en temps réel. De quoi changer la donne.
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