Comment calculer et suivre la charge de travail des employés

Nous voulons tous augmenter notre productivité et notre rentabilité. Le mettre en pratique, c'est autre chose.

Comme pour la plupart des choses dans la vie, la connaissance est le précurseur de tout changement positif. Lorsqu'il s'agit de la productivité et de la facturabilité de votre équipe, l'un des meilleurs indicateurs de valeur est le taux d'utilisation des employés.

Connaître le taux d'utilisation de vos employés peut vous donner des indications importantes sur le fonctionnement de votre entreprise et sur les points à améliorer. Cela peut vous aider à augmenter le nombre d'heures facturables de votre équipe et à déterminer si/où certains processus internes peuvent être automatisés, par exemple, pour réduire le temps non facturable. Dans cet article, vous apprendrez à calculer et à suivre les taux d'utilisation de vos employés.

Qu'est-ce que le taux d'utilisation des employés ?

Le taux d'utilisation des employés est égal à la quantité de temps que l'employé consacre à son travail par rapport à sa disponibilité ou capacité totale de travail.

Par exemple...

Disons que la semaine dernière, l'employé A a consacré 2 heures à des tâches administratives internes et 28 heures facturables à des travaux directement liés à des projets et à des services. La disponibilité hebdomadaire de l'employé A est de 35 heures.

Le taux d'utilisation de l'employé A est d'environ 85,7 % ou (30/35) x 100 %. Cela s'explique par le fait que 30 heures ont été consacrées au travail pour une disponibilité totale de 35 heures.

Comment calculer le taux d'utilisation des employés

Taux d'utilisation du salarié = Heures de travail/Total des heures disponibles x 100%.

Calculer le taux d'utilisation des employés n'est pas difficile, pour autant que vous ayez vos données de suivi du temps à portée de main. Le taux d'utilisation des employés vous aidera à déterminer dans quelle mesure vos employés sont rentables et productifs lorsqu'il s'agit de la façon dont ils passent leur temps au travail. Deux chiffres suffisent pour le calculer. Voici comment calculer le taux d'utilisation des employés :

Étape 1 - Choisissez la période sur laquelle vous souhaitez mesurer le taux d'utilisation des employés. Vous pouvez calculer cette mesure pour une période spécifique ou pour un projet/client spécifique.

Étape 2 - Accédez à la solution de suivi du temps de l'employé pour consulter les heures enregistrées pendant la période spécifiée.

Étape 3 - Déterminez la disponibilité générale de l'employé pour le travail pendant la période spécifiée. Il se peut que vous deviez consulter votre outil de gestion des ressources pour obtenir cette information ou votre planification des capacités pour un projet spécifique.

Étape 4 - Divisez les heures de travail par le nombre total d'heures disponibles.

Étape 6- Multipliez par 100 % pour obtenir le taux d'utilisation de l'employé.

Voici un autre exemple :

L'employé B avait une disponibilité totale de 50 heures pour travailler sur un projet. Une fois les produits livrables envoyés, l'employé B a enregistré un total de 35 heures de travail.

Le taux d'utilisation du salarié B pour ce projet est de 70 %.

35 heures de travail / 50 heures disponibles x 100% = 70% Taux d'utilisation du salarié

Comment suivre les taux d'utilisation des employés

Pour calculer le taux d'utilisation des employés, il suffit de deux chiffres : le nombre d'heures travaillées et la disponibilité totale de cette personne.

Pour suivre le taux d'utilisation des employés dans le temps, vous avez plusieurs options :

Option 1- Vous pouvez créer une feuille de calcul avec Excel ou Google Sheets. Créez une colonne pour tous les employés, ainsi que trois colonnes supplémentaires pour indiquer les heures suivies, la disponibilité ou la capacité, et le taux d'utilisation des employés. Créez une formule simple pour diviser la colonne des heures suivies par la colonne des disponibilités. Il s'agit de la formule pour le taux d'utilisation qui apparaîtra dans la dernière colonne.

Option 2- Vous pouvez suivre les taux d'utilisation des employés à l'aide d'un logiciel que vous utilisez peut-être déjà. La plupart des logiciels de gestion des ressources vous permettent de suivre automatiquement les taux d'utilisation. Les outils PSA qui incluent la gestion des ressources peuvent également effectuer ce suivi pour vous et afficher les informations dans des tableaux de bord pratiques.

Exemple : Tableau de bord de l'utilisation de l'équipe PSOhub

Qu'est-ce qui est considéré comme un bon taux d'utilisation des employés ?

Ce qui est considéré comme un "bon" taux d'utilisation des employés varie selon le secteur d'activité. Les sociétés de conseil et autres entreprises de services professionnels tirent leurs revenus d'employés hautement qualifiés. Dans le secteur des services professionnels, le recrutement de personnes exceptionnelles dotées de compétences précieuses peut vous aider à obtenir des clients et des projets plus rentables.

Si votre objectif de taux d'utilisation est trop bas, les membres de votre équipe risquent de générer moins de revenus pour l'entreprise et ne seront pas incités à être productifs. À l'inverse, si vous fixez un objectif d'utilisation trop élevé, certains employés risquent de souffrir d'épuisement professionnel. L'épuisement professionnel peut avoir des répercussions négatives sur l'expérience du client et sur la culture de l'entreprise.

Dans la plupart des cas, plus le taux d'utilisation des employés est élevé, mieux c'est.

Dans le secteur des services professionnels, un taux de 80 % est considéré comme le taux d'utilisation optimal.

Pour les sociétés de conseil, le meilleur taux d'utilisation des employés se situe autour de 75 %. Et le taux d'utilisation des employés de base est de 71 %.

Verdict final : 80 % reste l'objectif pour le taux d'utilisation des employés. Toutefois, les chiffres ci-dessus nous apprennent qu'un taux de 75 % ou plus est considéré comme un bon taux d'utilisation pour les services professionnels. Les taux d'utilisation qui se situent dans les 70 % ou en deçà doivent être pris en compte pour améliorer l'efficacité et la rentabilité de l'entreprise.

Que peuvent apprendre les entreprises de services de leurs taux d'utilisation des employés ?

Le taux d'utilisation des employés indique le temps que votre équipe consacre au travail par rapport au temps qu'elle pourrait y consacrer (en fonction de ses capacités). En examinant les taux d'utilisation des employés, vous pouvez également vous faire une idée de la productivité et de l'efficacité des individus et des équipes.

L'augmentation du taux d'utilisation peut aider les entreprises de services :

• augmenter le nombre d'heures facturables
• Augmenter la rentabilité
• Repérer les inefficacités
• Améliorer la dotation en personnel et la formation

Taux d'utilisation des employés vs taux d'utilisation facturable : Quelle est la différence ?

Le taux d'utilisation des employés et le taux d'utilisation facturable sont deux chiffres qui peuvent vous indiquer le niveau de productivité et de facturation de votre équipe. Cependant, ils ne sont pas exactement identiques. Voici la différence :

Le taux d'utilisation des employés mesure le temps de travail par rapport au temps total disponible (capacité).

Le taux d'utilisation facturable mesure le temps facturable par rapport à la capacité.

Par exemple, un employé dispose de 20 heures facturables pour une semaine, en plus des 5 heures consacrées à des tâches administratives internes. La disponibilité totale pour la semaine était de 30 heures.

Le taux d'utilisation de l'employé est de 83,3 %, soit 25/30 x 100 %.

Le taux d'utilisation des heures facturables est de 66,7 %, soit 20/30 x 100 %.

Pour cet employé, nous pouvons voir qu'il a un bon taux d'utilisation global, puisqu'il est supérieur à 80%.

Nous constatons également que cet employé est productif avec son temps de travail, consacrant 80% de son travail total à des tâches facturables.

Cependant, le taux d'utilisation des tâches facturables est inférieur à 70 %, ce qui signifie qu'il y a une marge d'amélioration. En réduisant le temps d'administration interne non facturable de cet employé, le taux d'utilisation facturable sera théoriquement plus élevé.

Comment devenir plus facturable : Outils pouvant aider les OSP à augmenter les taux d'utilisation

L'identification et le suivi des taux d'utilisation des employés au fil du temps peuvent aider les chefs de projet et les maîtres d'ouvrage à accroître la facturabilité de leurs équipes. Grâce aux données relatives à l'utilisation, vous pouvez résoudre les problèmes plus rapidement et optimiser l'efficacité de votre équipe.

Un outil de gestion des ressources peut suivre les taux d'utilisation pour vous et les afficher sur un tableau de bord en temps réel.

De plus, un outil de PSA tel que PSOhub peut faciliter les choses en se connectant à toutes les autres parties mobiles de votre gestion de projet. Cela signifie que la facturation et le suivi du temps sont liés à la planification des capacités. Lorsque votre équipe fait le suivi du temps, ce temps peut être automatiquement appliqué à une facture qui est générée en fonction de vos paramètres de facturation. Vous pouvez suivre facilement la rentabilité de vos projets grâce à des données précises.

Parce que les outils PSA sont conçus pour les services professionnels et sont dotés de nombreuses fonctions automatisées, vous pouvez facilement voir vos taux d'utilisation en un coup d'œil. Vous pouvez suivre avec précision le taux d'utilisation de vos employés au fil du temps, sans vous compliquer la vie.