Gestion de projet avec HubSpot

Il est fortement recommandé par la plupart des équipes de services professionnels HubSpot qui le font déjà. Utiliser HubSpot pour la gestion de projet rend les processus opérationnels plus cohérents pour votre équipe, et de loin. Garder le tout ensemble, à la fois du côté des ventes et des projets, est l'idée principale... Plus de migration de données. Fini les feuilles de calcul et les 5 solutions logicielles différentes. Vous aurez une seule source de vérité. C'est la beauté de la gestion de projet HubSpot. Vous gardez simplement tout dans HubSpot. C'est le moyen le plus efficace et le plus sûr de passer de l'accord à l'argent.

Dans ce guide, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projets dans HubSpot, et comment le faire mieux avec l'une des plateformes CRM les plus cotées au monde.

Qu'entend-on exactement par "gestion de projet HubSpot" ?
Comment la gestion de projet HubSpot améliore l'efficacité opérationnelle.
Vos choix pour tirer parti de la gestion de projet HubSpot.
Intégrations et outils : Ce qu'il faut rechercher.
Intégrations et outils : Outils d'intégration bidirectionnelle.
Comment utiliser HubSpot pour la gestion de projet.
FAQ
En fin de compte, il existe une meilleure solution !

Qu'entend-on exactement par "gestion de projet HubSpot" ?

La gestion de projet HubSpot fait référence à la gestion de projets basée sur le cloud dans l'environnement numérique de HubSpot. La gestion de projet HubSpot implique la gestion de tous les principaux processus de projet au sein de l'écosystème HubSpot, via l'intégration logicielle et/ou l'utilisation de HubSpot lui-même.

D'un point de vue pratique, cela signifie qu'il est possible de passer de la vente au projet sans quitter l'écosystème HubSpot ni transférer manuellement les données des clients.

Que nécessite la gestion de projets dans HubSpot ? Voyons cela en détail.

La gestion de projet HubSpot - et la discipline en général - comprend les sous-ensembles suivants :

Gestion des contrats

Chaque contrat doit faire l'objet d'un suivi attentif et être lié directement aux autres données de votre projet. La création de contrats, les différents types de contrats, le suivi des contrats et les alertes permettent de garder le contrôle sur les paramètres clés des contrats au fur et à mesure que le cycle de vie du projet avance.

Planification du projet

Avant que le projet ne commence, cette phase comprendra une budgétisation complète, une feuille de route et des diagrammes de projet tels que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban pour planifier l'exécution. Avec la gestion de projet HubSpot, vous pouvez commencer à planifier avant que l'affaire ne soit officiellement conclue afin de prendre de l'avance sur le processus.

Gestion des tâches

Exécutez vos livrables en définissant toutes les tâches nécessaires à leur réalisation. Cela inclut la création, l'attribution, le suivi et le partage d'informations sur toutes les tâches du projet. Vous pouvez utiliser HubSpot Projects pour la gestion des tâches ou utiliser votre solution intégrée.

Gestion des ressources

La gestion de projet exige que vous gériez non seulement vos processus, mais aussi vos collaborateurs. Gardez une trace de vos ressources avec des taux, des rôles et une planification de la capacité pour les projets plus complexes. Attribuez des taux différents aux membres de l'équipe qui ont plus d'une casquette.

Suivi du temps

La gestion du temps est essentielle à la réussite d'un projet, tout comme le fait de s'assurer qu'une heure travaillée est une heure payée. Suivez avec précision toutes les heures facturables et rattachez-les au bon projet dans un système unifié.

Facturation

La facturation avec la gestion de projet HubSpot est le moyen le plus efficace de passer de l'accord à l'argent puisque vous n'avez pas besoin de faire des feuilles de calcul ou de recourir à une solution externe. Créez, approuvez, envoyez et suivez toutes les factures du projet conformément au calendrier de facturation.

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La gestion de projet HubSpot signifie faire tout ce qui précède sans jamais quitter HubSpot.

Pour gérer efficacement les projets dans HubSpot, il n'est pas recommandé de suivre la voie desfeuilles de calcul Excel en silo. Même si vous êtes une startup avec une petite équipe et un seul client, cette façon de faire vous coûtera cher.

Au lieu de cela, une solution de gestion de projet HubSpot automatisera autant que possible ce que vous faites, planifiera le travail à l'aide de listes structurées et gardera le contrôle de tous les sous-ensembles critiques.

L'efficacité opérationnelle accrue peut vous aider à fournir des services à grande échelle, tout en gardant un œil sur la rentabilité de vos projets.

Résumé : La gestion de projet HubSpot englobe la gestion de l'ensemble du cycle de vie de votre projet - de la planification aux livrables - dans l'environnement numérique de HubSpot.

Comment la gestion de projet HubSpot améliore l'efficacité opérationnelle.

Voici les avantages de la gestion de projet au sein de HubSpot par rapport à un environnement logiciel externe :

Productivité - Oubliez les allers-retours entre différentes plateformes pour trouver l'information dont vous avez besoin. Les équipes peuvent être plus productives lorsque les données du CRM et du projet se trouvent au même endroit.
Cohésion du côté des ventes et des projets - N'ayez plus jamais de transfert désordonné entre les ventes et les projets grâce aux alertes personnalisées et aux notifications de projets dans le flux HubSpot.
Une heure travaillée est une heure payée - Que vous travailliez du côté du CRM ou du côté du projet, le suivi du temps intégré signifie que les heures facturables de chacun sont facilement comptabilisées et liées au bon client ou au bon projet.
Source unique de vérité - Gardez vos données sécurisées et accessibles grâce à une source unique de vérité. Toutes les communications sont rationalisées pour tous les clients et projets.
Commencezvos projets plus tôt - Augmentez la facturabilité de votre équipe en vous mettant au travail dès la signature du contrat. Vous pouvez même commencer la phase de planification du projet avant que l'affaire ne soit officiellement conclue ou gagnée.
Meilleure rentabilité - Obtenez des informations plus précises sur la rentabilité de vos projets, car vous pouvez facilement comptabiliser toutes vos données de temps et de dépenses en quelques clics.

Résumé : Garder votre gestion de projet dans l'environnement HubSpot augmente votre efficacité globale et peut vous aider à augmenter la rentabilité de vos projets.

Vos options pour tirer parti de la gestion de projet HubSpot

Vous avez déjà HubSpot, alors que faire si vous voulez tirer parti de la gestion de projet dans la plateforme ? Pour faire efficacement tout ce que la gestion de projet exige dans l'écosystème de HubSpot, vous avez deux choix :

1. Utiliser HubSpot lui-même avec HubSpot Projects

Vous pouvez utiliser HubSpot pour un peu de gestion de projet avec la fonctionnalité HubSpot Projects, judicieusement appelée Projets. HubSpot Projects est un outil de gestion de tâches qui est fourni avec les abonnements Professional et Enterprise.

Bien qu'il soit assez basique d'un point de vue fonctionnel, HubSpot Projects a l'avantage d'être abordable et très simple d'utilisation.

Voici ce que vous pouvez faire : Créer et assigner des tâches et des échéances. Partager des informations sur les tâches avec des pièces jointes et des mentions. Suivre les flux de travail.

C'est à peu près tout.

Pour combler les lacunes du cycle de vie du projet en dehors de la gestion des tâches, vous devrez vous tourner vers d'autres outils. Cependant, HubSpot Projects peut servir d'outil d'apprentissage efficace pour les startups et les petites entreprises qui ont besoin de quelque chose immédiatement. Les sociétés de marketing et les équipes de vente peuvent être en mesure de rester avec l'outil plus longtemps, car tous les modèles, les mises en page, etc. sont davantage orientés vers la publicité.

2. Utiliser un logiciel de gestion de projet qui s'intègre (dans les deux sens) à HubSpot

Pour mieux maîtriser vos processus opérationnels, il est recommandé d'utiliser un logiciel de gestion de projet qui s'intègre au CRM HubSpot par une synchronisation bidirectionnelle des données. On parle aussi de synchronisation bidirectionnelle.

Une bonne intégration bidirectionnelle servira de source unique de vérité, ce qui est l'un des plus grands avantages de la gestion de projet HubSpot. Garder vos données en un seul endroit signifie que tout est là quand vous en avez besoin.

Qu'en est-il de la connexion de solutions tierces ?

Comme le dit l'adage, presque ne compte pas. Connecter une solution de gestion de projet tierce - c'est-à-dire un logiciel qui n'est pas intégré à HubSpot - à travers une plateforme comme Zapier n'est pas admissible à la gestion de projet HubSpot, pas telle qu'elle est définie ici.

Tout d'abord parce qu'il n'y a pas de synchronisation des données dans les deux sens.

De plus, le fait de synchroniser les données de manière détournée signifie que les développeurs du logiciel de gestion de projet n'ont pas consacré de temps à l'interface utilisateur. Les choses peuvent rapidement devenir maladroites, et de nombreuses solutions de contournement sont nécessaires en arrière-plan.

La seule option viable dans ce scénario pourrait être l'intégration d'une application de synchronisation de données bidirectionnelle comme Unito, Outfunnel ou Whalesync, qui pourrait alors connecter votre solution de gestion de projet en silo à HubSpot. Il existe quelques applications de ce type qui entraînent des coûts supplémentaires. Ce coût est assez élevé, environ 100 $ par mois, et ne vaut donc pas la peine pour la plupart des équipes HubSpot.

Résumé : La gestion de projet HubSpot exige que vous conserviez le cycle de vie du projet dans HubSpot. Pour ce faire, vous pouvez commencer avec HubSpot Projects pour les tâches, mais vous devrez incorporer une solution de gestion de projet intégrée pour gérer le reste.

Assurez-vous d'avoir une synchronisation des données dans les deux sens afin que le côté projet puisse informer les ventes et vice versa.

Gestion de projet HubSpot = Projets HubSpot et/ou intégration logicielle bidirectionnelle

Intégrations et outils

"Si vous disposez d'une intégration native dans les applications que vous utilisez et qu'elle résout votre problème opérationnel, optez pour cette solution. C'est le moyen le plus simple, le plus sûr et le plus intuitif de synchroniser les données. -HubSpot

Une gestion de projet HubSpot sans faille nécessite l'utilisation d'un outil intégré. Heureusement, il existe quelques solutions très efficaces qui vous permettent de couvrir vos bases, des contrats à la facturation, et tout ce qu'il y a entre les deux.

Nous vous expliquons ce qu'il faut rechercher pour que votre expérience soit la meilleure possible pour vous, votre équipe et votre porte-monnaie. Après cela, vous trouverez la liste la plus récente de tous les logiciels de gestion de projet qui offrent une intégration HubSpot.

Ce qu'il faut rechercher

L'intérêt d'utiliser la gestion de projet HubSpot est de vous faciliter la vie, à vous et à votre équipe. Cela permet à chacun de revenir à ce qu'il fait le mieux, c'est-à-dire créer, entretenir, conseiller, etc.

L'autre motivation essentielle est de rendre vos projets plus rentables en augmentant votre efficacité.

Certaines caractéristiques vous aideront à atteindre ces deux objectifs. Voici ce que vous devriez rechercher dans un outil de gestion de projet HubSpot :

UX & Onboarding

Tout d'abord, vous voulez que votre équipe aime l'outil : quelque chose d'intuitif avec un onboarding facile. Pour savoir si l'outil de gestion de projet conviendra à votre équipe HubSpot, consultez les avis d'utilisateurs vérifiés pour vous aider à vous faire une idée de ce que ressentent les entreprises similaires à la vôtre.

Recherchez des remarques positives sur l'interface utilisateur, l'intégration et l'assistance.

Synchronisation bidirectionnelle

Ensuite, lorsque vous êtes à la recherche d'une application de gestion de projet HubSpot, vous devez rechercher une synchronisation bidirectionnelle des données. Ainsi, non seulement les informations de HubSpot circuleront dans votre outil de gestion de projet, mais aussi dans l'autre sens.

Une synchronisation bidirectionnelle est nécessaire pour être le plus efficace possible, en particulier lors de la transition entre les ventes et le projet. De plus, si vous utilisez un outil plus innovant avec des capacités d'analyse prédictive, vous voudrez que le logiciel apprenne des données des DEUX côtés.

Automatisation et autres fonctions "intelligentes

En parlant d'innovation, les outils de gestion de projet HubSpot les plus réputés offrent de nombreuses possibilités d'automatisation. Ces fonctionnalités "intelligentes" seront très utiles, en particulier en ce qui concerne le suivi du temps et d'autres tâches administratives qui peuvent être automatisées.

Voici quelques exemples de fonctionnalités intelligentes à rechercher dans les entreprises de services :

Suivi du temps de travail automatisé

Analyse prédictive
Facturation intelligente
Contrats intelligents

Le prix

Enfin, le prix est un facteur à prendre en compte. Cependant, il est important de noter que la majorité des outils de gestion de projet les plus vendus qui offrent une intégration HubSpot se situent autour du même prix pour les niveaux de prix avec plus de fonctionnalités.

Les versions gratuites peuvent être une bonne idée pour les très petites entreprises en phase de démarrage, mais ces types d'entreprises devront généralement augmenter leur niveau de licence tôt ou tard.

Prochaine étape : Inscrivez-vous pour une démonstration gratuite de l'application de gestion de projet HubSpot que vous envisagez. Vous pouvez également vous inscrire à un essai gratuit pour tester le logiciel. Demandez à un membre de votre équipe d'en faire autant afin d'obtenir des commentaires utiles.

Quels sont les outils de gestion de projet qui offrent une intégration bidirectionnelle avec HubSpot ?

Rappelez-vous que vous pouvez connecter une application de gestion de projet en silo à HubSpot avec Zapier, mais cela ne sera pas considéré comme une véritable gestion de projet HubSpot. La synchronisation bidirectionnelle n'est pas prise en charge.

Plusieurs solutions offrent une synchronisation native avec HubSpot, mais elle est monodirectionnelle. Autrement dit, vos données peuvent passer de HubSpot à l'application de gestion de projet, mais pas l'inverse.

Cela signifie que vous devez choisir un outil qui offre déjà une intégration avec HubSpot. Ces options peuvent être trouvées dans le HubSpot App Marketplace.

À l'heure actuelle, voici les logiciels de gestion de projet les plus populaires qui offrent une intégration bidirectionnelle avec HubSpot :

Teamwork
PSOhub
Wrike
Smartsheet
Accelo
Airtable
ClickUp
Jira

Trello, Asana, Monday.com, BigTime, Projectworks et Projector PSA n'offrent que des synchronisations à sens unique avec HubSpot. Il n'y a actuellement pas d'intégrations bidirectionnelles prêtes à l'emploi fournies par ces solutions, de sorte que les données ne circulent que dans une seule direction, à partir de HubSpot. Cela signifie qu'elles ne peuvent pas être considérées comme des solutions de gestion de projet HubSpot à part entière pour le moment.

Résumé : Pour tirer efficacement parti de la gestion de projet HubSpot, trouvez une solution intégrée avec une synchronisation bidirectionnelle des données. Vous devrez également vous assurer que cette solution convient à votre équipe, c'est-à-dire qu'elle offre une bonne interface utilisateur, qu'elle est abordable, etc.

Teamwork, PSOhub, Wrike, Jira et d'autres offrent actuellement une intégration bidirectionnelle avec HubSpot qui peut vous aider à faire le travail.