7 AI-tools om te gebruiken voor jouw volgende project

Bijgewerkt op 4 februari 2025

Het gebruik van AI en zelfsturende functies is dit jaar een van de toptrends op het gebied van projectmanagement.

Vooral sinds ChatGPT wereldwijd furore maakte, beseffen projectmanagers dat AI hen kan helpen om hun tijd en middelen beter te beheren door ondergeschikte taken sneller uit te voeren.

AI is echter geen wondermiddel voor veelvoorkomende problemen tijdens het managen van een project.

In feite is er meer dan ooit vraag naar projectmanagers en AI is eigenlijk gewoon een hulpmiddel, zij het een krachtig hulpmiddel, om hun teams en processen efficiënter te maken.

Daarom ontdek je hier de 7 beste AI-tools die je kunt inzetten voor je volgende project.

Specifieke gebruikssituaties voor AI-tools in projectmanagement

Kunstmatige intelligentie is weliswaar krachtig, maar heeft zijn beperkingen. Een van die beperkingen is dat het alleen kan 'leren' van de gegevens die het krijgt. Dus als je niet zo'n grote orderportefeuille hebt, zoals bij een startup, zullen AI-tools vaak beperkter zijn in wat ze kunnen doen.

Je moet ook voorzichtig zijn als je AI gebruikt om iets te doen met informatie die snel verandert. Tools zoals Gemini en ChatGPT zijn berucht om hun vertraging, waardoor het vaak nodig is om hun antwoorden dubbel te controleren.

Desalniettemin kan AI worden ingezet in de volgende projectmanagementscenario's om de efficiëntie te verhogen door middel van automatisering en zelflering:

Budgetten maken

Misschien wel de meest waardevolle manier om AI te gebruiken in je voordeel als projectmanager is om het te gebruiken voor het maken van projectbegrotingen.

Gewoon getallen invoeren en de algoritmes hun werk laten doen. Het is nog beter als je historische gegevens van eerdere projecten hebt om uit te putten, zodat het voortdurend kan leren welke budgetten meer kans hebben om op schema te blijven wat betreft bestede uren, rollen en tarieven, enz.

Tijdregistratie

Handmatige urenregistratie behoort tot het verleden, maar met AI is zelfs het registreren van je tijd op een digitaal urenbriefje overbodig.

AI-tijdregistratie kan helpen om de factureerbaarheid voor je teams te standaardiseren door het proces moeiteloos te laten verlopen. Dit betekent dat tijd automatisch wordt getraceerd naar het juiste project of de juiste klant, zelfs op taakniveau.

Dit is ook erg handig voor analytics, omdat je precies kunt zien waar ieders tijd naartoe gaat en hoe die tijd van invloed is op de winstgevendheid.

Alle projectgerelateerde inhoud

Projectmanagers moeten vaak content schrijven in de vorm van voorstellen, vergaderagenda's, e-mails en nog veel meer. AI-schrijftools behoren tot de populairste in alle sectoren, omdat ze informatie naadloos van websites kunnen halen en die informatie in de gekozen indeling kunnen verwoorden.

Dit bespaart projectmanagers veel tijd die vaak niet factureerbaar is, en aangezien ze niet per se worden betaald voor hun creatieve schrijfvaardigheden, past het heel goed bij ze.

Toewijzing van middelen

AI kan gemakkelijk leren op basis van verschillende rollen, tarieven en beschikbaarheid wie het meest geschikt is om aan een bepaald project te werken.

Zelflerende tools kunnen patronen identificeren in het gebruik van resources, waardoor projectmanagers kunnen voorkomen dat medewerkers burn-out raken. Voorspellende analyses helpen je te bepalen waar je qua budget naartoe gaat.

Taakbeheer

Op het gebied van taakbeheer kan AI van pas komen om de duur van taken en zelfs afhankelijkheden vooraf te bepalen, op voorwaarde dat er voldoende gegevens zijn om van te leren.

Sommige tools kunnen ook leren wanneer je dezelfde taken steeds opnieuw uitvoert en automatisering voorstellen om tijd te besparen.

Vergaderingen

AI tools kunnen vergaderingen voor je inplannen, aantekeningen maken en zelfs iedereen bij de les houden, waardoor ze enorm handig zijn voor samenwerking en met open armen worden ontvangen door teams.

Niemand hoeft nog aantekeningen te maken of zich zorgen te maken of ze niet vergeten een actie-item toe te voegen in hun taakbeheerprogramma. Dit kan allemaal (gratis) voor je worden geautomatiseerd.

Voorspellende analyse

Voorspellende analyse is een van de krachtigste AI-functies in de gereedschapsriem van een PM'er als het gaat om het bewaken van de winstgevendheid van projecten. Dat komt omdat zelflerende modellen in staat zijn om op basis van eerdere projecten te voorspellen welke resultaten zich waarschijnlijk zullen voordoen en wanneer.

Door mogelijke negatieve trajecten te identificeren, kunnen projectmanagers bijsturen lang voordat er problemen ontstaan met het budget.

Risicobeheer

AI kan echt van pas komen bij het identificeren, volgen en beperken van risico's tijdens de hele levenscyclus van het project. Je kunt AI bijvoorbeeld een risicomanagementplan voor je laten maken op basis van je projectgegevens, de risico's actief bijhouden en je waarschuwen wanneer voorspellende analyses aangeven dat er iets mis is of aandacht nodig heeft.

AI assistenten en agenten

Tot slot kan een virtuele assistent of AI-agent de beste vriend van een projectmanager worden om te helpen bij het afhandelen van e-mails, het maken van afspraken en het configureren van taken voor een projectteam.

Je kunt deze vinden in de vorm van een chatbot of een andere LLM-oplossing, maar ook in de vorm van workflowautomatisering die eenvoudig kan worden ingesteld met projectbeheersoftware.

De 7 beste AI-tools voor je volgende project

1. ClickUp AI

ClickUp AI is een van de beste AI-tools voor projectbeheer die ik ben tegengekomen wat betreft betaalbaarheid, gebruiksgemak en wat het kan doen. ClickUp AI is een add-on functie, onderdeel van de bredere AI-functionaliteit van ClickUp Brain, beschikbaar voor alle betaalde plannen. Alle ClickUp gebruikers, zelfs die met een gratis abonnement, kunnen het uitproberen voordat ze het aanschaffen voor maximaal 100 gebruikers, maar daarna moet ClickUp AI worden toegevoegd door de beheerder van de werkruimte.

Waarvoor te gebruiken:

• Taakbeheer: ClickUp AI kan in een oogwenk taken aanmaken op basis van uw stemcommando's of aanwijzingen in natuurlijke taal. Het kan taken ook automatisch prioriteren op basis van belangrijkheid en urgentie en zelfs taken toewijzen op basis van rollen en beschikbaarheid.

• Tijdmanagement: ClickUp AI kan optimale tijdsinschattingen voor taken voorstellen op basis van historische gegevens.

• E-mails opstellen: Verspil uw tijd niet aan het zelf opstellen van e-mails; ClickUp AI kan dat voor u doen door bijvoorbeeld automatisch samenvattingen van vergaderingen te genereren en deze vervolgens naar uw team te sturen.
• Projectopvolging en rapportage: ClickUp noemt zijn AI Knowledge Manager, die werkt als een persoonlijke assistent die u alles kan vertellen wat u moet weten over wat er gaande is met uw taken en resources. Net als bij ChatGPT of Gemini hoef je alleen maar je vragen in te typen. Wat rapportage en tracking betreft, kan de AI Project Manager deze automatisch voor je uitspugen.

Prijs: Toevoegen aan elk ClickUp plan voor een extra $7 pu/pm

Meer informatie over ClickUp AI voor projectbeheer

2. PSOhub AI Copilot + Andere AI-functies

PSOhub was een van de eerste projectmanagementtools ooit die AI-tijdregistratie ontwikkelde, wat het platform zelfrijdende tijdregistratie noemt. Ook krachtige voorspellende analyses, die precies kunnen aangeven wanneer je project uit de rails dreigt te lopen, zitten vanaf dag één in het stuurhuis. PSOhub werkt als een alles-in-één projectmanagementtool, dus alles van facturatie tot contractbeheer is inbegrepen. Door deze grote dataset en krachtige wederzijdse integraties is PSOhub een van de meest effectieve toepassingen voor AI in projectmanagement. Zelfrijdende tijdregistratie en voorspellende analyses zijn inbegrepen in alle plannen.

Waarvoor te gebruiken:

• 24/7 projectmanagementassistent: In de geest van AI-agenten werkt de AI Copilot van PSOhub als een projectmanagementassistent die nooit afwezig is. Gebruik AI Copilot voor projectplanning, resourcebeheer, budgetbeheer en meer.
• Naadloze teamtijdregistratie: Zelfrijdende tijdsregistratie door PSOhub leert van je Google of Outlook agenda en houdt automatisch de tijd voor je bij. Je kunt ook de GPS-functie gebruiken om ervoor te zorgen dat je nooit een factureerbaar uur op locatie mist.
• Nauwkeurige prognoses: Hoe vaker je PSOhub gebruikt, hoe slimmer het wordt. De voorspellende analysefunctie kan je helpen om nauwkeuriger te voorspellen en je cashflow op peil te houden. Gebruik de krachtige analyses om betere beslissingen te nemen over wanneer en hoe je je middelen investeert.
• Superslimme facturatie: Met PSOhub kun je je facturatieproces tot in de puntjes automatiseren. Als je dit combineert met de AI-tijdregistratie, hoef je in wezen nooit meer handmatig tijd of facturen in te voeren. Het systeem kan je rechtstreeks van je agenda naar je geld brengen.

Prijs: Inbegrepen bij alle PSOhub plannen die beginnen bij $25 pu/pm

Meer informatie over PSOhub AI Copilot & andere AI-functies voor projectbeheer

3. Butler Power-Up voor Trello

De gratis Butler Power-Up voor Trello is een eenvoudige manier om workflows in je teams te automatiseren zonder dat het veel geld kost. Butler wordt het vaakst gebruikt om in te bellen op taakbeheer-gerelateerde items door regels in te stellen, en het is ongelooflijk eenvoudig te gebruiken. Als onderdeel van de zelflerende functionaliteit herkent Butler terugkerende acties en zal automatisering aanbevelen, een geweldig duwtje in de rug voor gebruikers die nieuw zijn met AI.

Waar kun je het voor gebruiken:

• Taakbeheer: De Butler power-up, en eigenlijk het hele Trello platform, draait om je taakborden. Je kunt eenvoudig de regels instellen die je nodig hebt om de automatisering te creëren die je wilt. Als je team Slack gebruikt, kan Butler een stap verder gaan door geautomatiseerde berichten te sturen op basis van je triggers.
• Geautomatiseerde e-mails: Om ervoor te zorgen dat je team, belanghebbenden en zelfs klanten op de hoogte zijn, kan Butler geautomatiseerde e-mails versturen, wat veel tijd kan besparen, afhankelijk van hoe je communiceert rond het project.

Prijs: Gratis bij alle Trello-plannen

Meer informatie over de Butler Power-Up voor projectbeheer

4. Otter.ai

Deze lijst zou niet compleet zijn zonder Otter, de AI-vergaderassistent, te noemen: hij is gratis, hij is waanzinnig makkelijk te gebruiken en de meeste teams gaan graag aan boord met zijn vriendelijke UX. Otter werkt als een echte secretaresse die je vergaderingen transcribeert en opneemt terwijl ze plaatsvinden, terwijl hij ook notities maakt. Otter integreert met Google Meet, Zoom en Teams, dus je hoeft niet over te stappen van wat je al gebruikt.

Waarvoor te gebruiken:

• Virtuele vergaderassistent: Otter biedt gratis geautomatiseerde opname, transcripties en notities van vergaderingen. Bij de hogere prijsklassen krijg je meer bandbreedte wat betreft deze gegevens plus meer analytische functies.
• Samenvattingen van 30 seconden van vergaderingen: Dit is mijn favoriete functie omdat het zo eenvoudig en toch zo geniaal is. Otter kan elk uur van een vergadering samenvatten in een korte samenvatting die je de essentie vertelt van wat er is gebeurd, allemaal in een heldere, duidelijke visual.
• Samenwerking: Otter kan automatisch taken toewijzen op basis van de actiepunten uit je vergaderingen. Het integreert ook met Slack, waar je automatisch inhoud van je vergaderingen naar de relevante partijen kunt sturen.
• Inhoud: Otter heeft nu een nieuwe functie die bij alle plannen is inbegrepen, genaamd Otter AI Chat, die in feite lijkt op Gemini of ChatGPT. Je kunt het vragen stellen en het gebruiken om inhoud voor je projecten te spuien, zoals e-mails, budgetvoorstellen en meer.
• Verkoop: Otter's nieuwe OtterPilot for Sales integreert met je CRM (Salesforce of HubSpot) en pusht daar automatisch vergadernotities naartoe.

Prijs: Gratis; meer functionaliteit vanaf $8,33 pu/pm

Meer informatie over Otter.ai voor projectbeheer

5. ChatGPT of Gemini

ChatGPT en Gemini zijn waarschijnlijk de meest toegankelijke AI-tools op deze lijst. Het zijn bekende namen waarvoor je alleen een internetverbinding nodig hebt en een vraag kunt stellen. Deze krachtpatsers staan vooral bekend om hun vermogen om snel inhoud te creëren en grote hoeveelheden informatie samen te vatten en uit te leggen. Dit maakt ze waardevol voor vrijwel elk beroep, maar in het bijzonder projectmanagers houden van ChatGPT en Gemini voor het maken van budgetten, project charters, planningen en zelfs Gantt grafieken.

Waar kun je het voor gebruiken:

• Vragen stellen: De dagen van trefwoorden intypen in zoekmachines en doorzoeken wat er tevoorschijn komt, zijn voorbij. Vraag gewoon met je stem aan ChatGPT of Gemini wat je precies wilt weten en hoe je de informatie wilt zien.
• Een budget maken: Beide tools kunnen snel nauwkeurige, uitgebreide projectbegrotingen maken op basis van de gegevens die u verstrekt.
• Inhoud: Gebruik een van beide tools om belangrijke e-mails en vrijwel elk stuk content te produceren dat je in de loop van het project nodig hebt, zoals offertes, voorstellen, statusrapporten, enzovoort.
• Planning: Geef de beschikbaarheid van je team door aan ChatGPT en Gemini en maak binnen enkele seconden een planning. Geef je budget en doelen aan, evenals verschillende tarieven, en ze zullen nog betere planningen maken die meer gericht zijn op winstgevendheid.

Prijs: Gratis, maar je kunt bij beide meer betalen voor meer functionaliteit.

Meer informatie over ChatGPT en Gemini voor projectbeheer

6. Work Intelligence van Wrike

Work Intelligence van Wrike leert van al je projecten die je uitvoert binnen de alles-in-één oplossing van het platform. Het heeft zijn eigen contentcreatiemodel en diepgaande risicobeheeranalyses die van projecttracering een totale wetenschap maken. Net als de functionaliteit van PSOhub maakt dit het een zeer effectieve AI-tool, omdat het elk detail dat het ooit nodig zou kunnen hebben over projecten op één plek heeft. Je kunt zelfs spraakopdrachten gebruiken op de mobiele app van Wrike om meer werk gedaan te krijgen, slimmer.

Waar kun je het voor gebruiken:

• Het creëren van alle projectgerelateerde content: SOW's, gepersonaliseerde e-mails, wat je ook nodig hebt, de content creator van Wrike is een van de beste voor projectmanagers. Het leert je zelfs te schrijven in je eigen persoonlijke stijl en merkstem.

• Workflows optimaliseren: Zelfs voor ervaren projectmanagers is het moeilijk om de meest efficiënte workflow mogelijk te maken. De AI van Wrike kan gebieden voor optimalisatie voor je identificeren, suggesties doen en je zelfs helpen bij het opzetten van automatiseringen voor de toekomst.

• Risicotracking & voorspelling: Work Intelligence van Wrike blinkt echt uit op het gebied van risicomanagement, waarbij het voortdurend leert van een schat aan projectgegevens om je te helpen proactief te reageren.

Prijs: Begint bij $ 10 pu/pm voor generatieve AI met het Team-pakket; voor AI-risicovoorspelling & werkcreatie is een Business-pakket nodig voor $ 24,80 pu/pm

Meer informatie over Wrike's Work Intelligence voor projectbeheer 

7. Kantata AI optimalisatie

Kantata is een alles-in-één projectmanagementpakket dat ook dienst doet als PSA-oplossing. Dit betekent dat het speciaal is ontworpen voor professionele diensten en dat het van nature zwaar is geautomatiseerd. AI-functies zijn al jaren een steunpilaar van het Kantata-platform, maar ze zijn nog verder gegaan met hun officiële AI-optimalisatie die resourcebeheer en het bijhouden van winstgevendheid tot een fluitje van een cent maakt.

Waar kun je het voor gebruiken:

• Analytics & voorspellingen - De AI van Kantata schittert echt op het gebied van voorspellende analyses. Met meer sappige projectgegevens om uit te putten, krijg je nauwkeurigere voorspellingen en andere inzichten om je beslissingen te onderbouwen.

• Optimalisatie van resources - Kantata's AI helpt bij het verminderen van planningsconflicten en helpt bij het identificeren van de beste resources voor complexere scenario's.

• Projectassistent - Je kunt Kantata behandelen als een projectassistent, door het vragen te stellen en het belangrijke informatie te laten uitspugen. Het dient ook als een zeer genuanceerde content creator om je te helpen perfecte projectdocumenten te maken.

Prijs: Alleen aangepaste prijzen

Meer informatie over Kantata AI optimalisatie voor projectmanagement 

Waarom AI gebruiken in projectmanagement?

In een notendop biedt AI een groot aantal praktische toepassingen in projectmanagement, waardoor tijd en energie worden bespaard en projectmanagers efficiënter en winstgevender kunnen werken.

In plaats van die e-mails zelf te typen, kun je ze door Gemini laten afhandelen. Of laat Otter al je vergaderingen plannen en notuleren. Goedkope opties zoals deze en de andere AI-tools op deze lijst zijn geweldige aanvullingen op het arsenaal aan tools voor succes van elke PM.