7 manieren om je budgetmanagement te automatiseren

Naarmate automatisering en door AI gestuurde tools slimmer worden, zijn er steeds meer mogelijkheden voor bedrijven om ze te benutten in workflows om tijd en geld te besparen door herhalende taken te stroomlijnen.

Maar interessant genoeg, hoewel de automatiseringstrend sterk is, is er een groot aantal mensen dat zich zorgen maakt. Niet over AI of automatisering die hun banen overneemt, maar over het bijhouden van de technologie om deze op een zinvolle manier te kunnen benutten.

Volgens Visa's Global Back to Business Study gepubliceerd in 2023, overweegt 91% van de kleine bedrijven automatisering en/of AI te implementeren in het komende jaar om een voorsprong te krijgen op hun concurrentie.

Tegelijkertijd zei 67% van de kleine en middelgrote bedrijven in hetzelfde onderzoek dat ze niet zeker zijn dat ze kunnen bijblijven met dit soort technologische trends.

Dat wil zeggen, meer mensen dan ooit willen automatisering opnemen in hun bedrijfsprocessen, maar ze schrikken ervoor terug om dit te doen.

Een gebied waar automatisering een aanzienlijke impact kan hebben, is budgetmanagement van projecten. Door gebruik te maken van eenvoudig te configureren, no-code automatisering, kunnen projectmanagers verschillende problemen oplossen die van nature voorkomen bij elk nieuw projectbudget.

Volg ons terwijl we dieper ingaan op automatisering voor budgetbeheer en hoe het u kan helpen bij uw streven naar meer winstgevende projecten.

Wat is projectbudgetbeheer?

Het projectbudget is het financiële plan dat alle geschatte kosten van activiteiten beschrijft en kwantificeert die nodig zijn om het project te voltooien. Dit omvat materialen, menselijke hulpbronnen, technologische middelen en meer.

Budget management van projecten is het proces van het creëren, volgen en aanpassen van het projectbudget om de winstgevendheid te verhogen terwijl de kwaliteit behouden blijft.

Zonder het projectbudget nauwlettend te volgen, kun je gemakkelijk klanten te last zijn en/of uw winstmarge verminderen. Om die redenen is budgetmanagement een van de meest essentiële disciplines van elke ervaren projectmanager.

Hoe automatisering problemen met budgetmanagement oplost

In elk bedrijf, en zelfs in het dagelijks leven, kan het moeilijk zijn om alle noodzakelijke uitgaven in een vooraf bepaald bedrag te passen. Met projectmanagement bepaalt hoe goed je binnen het budget blijft vrijwel of het project een succes is of niet.

Het is dus gemakkelijk te begrijpen waarom budgetbeheerpraktijken zwaar wegen op zowel de totale kosten van het project als de kans op succes.

Automatisering kan het budgetbeheerproces optimaliseren door de volgende problemen op te lossen:

Administratieve last

Zelfs met alle beschikbare softwaretools worden projectmanagers en hun teams nog steeds opgehouden door administratieve taken. Projectbudgettering en -tracking vormen hierop geen uitzondering.

Bijvoorbeeld, elke keer dat je een nieuw project plant, moet je een nieuw budget maken. Dit betekent dat je een hoop cijfers handmatig moet invoeren en informatie uit verschillende bronnen moet halen. Automatisering kan veel van dit werk overbodig maken door kritieke gegevens automatisch in te vullen vanuit je CRM, contracten, resourcebeheer en meer.

Realtime inzichten zijn noodzakelijk

Om verstandige financiële beslissingen te nemen naarmate het project vordert, moeten projectmanagers weten wat er in realtime gebeurt. Tegen de tijd dat je je realiseert dat je team nog eens 15 uur nodig heeft voor een opdracht, kan het te laat zijn.

Het sleutelwoord is om tijd- en kosteninformatie te hebben die zo actueel mogelijk is. Automatiseringstools kunnen helpen door gegevens in je gezichtsveld te trekken terwijl ze gebeuren. Dit geldt voor elke uitgegeven euro en elk bijgehouden uur.

Voor budgetbeheer wordt aanbevolen om budgetten versus werkelijke kosten, utilisatie en capaciteit constant in het oog te houden.

Budgetoverschrijding

Niemand wil dat zijn project ontspoort, maar het gebeurt, zelfs met de meest ervaren en bekwame teams. Automatisering kan je een voorsprong ge ven op budgetgevaren voordat ze zelfs maar gebeuren.

Met voorspellende analyse kun je automatisch bepalen op welk(e) punt(en) het project mogelijk het budget dreigt te overschrijden op basis van metingen van geld en tijd. Je software kan leren hoe dit aan te wijzen op basis van eerdere projecten en van basale budgetberekeningen tegen je huidige uitgaven.

Meldingen

Misschien wel een van de meest voorkomende manieren waarop bedrijven en individuen automatisering in het dagelijks leven gebruiken, is met meldingen. Met het oog op het beheer van een projectbudget kun je geautomatiseerde meldingen instellen voor verschillende situaties die interventie vereisen. Dit kan een lange weg banen bij het voorkomen van te veel uitgeven.

Je kunt bijvoorbeeld een melding aanpassen wanneer je budget bijna een bepaalde drempel bereikt, of automatisch een bericht sturen naar een medewerker die zijn tijd- en kosteninformatie moet indienen.

7 Manieren om het proces van projectbudgetbeheer te automatiseren

Automatisering is hier om te blijven, en AI en andere tools die automatisering gebruiken, worden nu gebruikt door projectmanagers om de winstgevendheid van hun projecten te verhogen. Hier zijn de meest voorkomende, gemakkelijkste manieren waarop je automatisering kunt toepassen op budgetbeheer, specifiek om je projecten op koers te houden:

1. Sjablonen, sjablonen, sjablonen

Gebruik sjablonen waar mogelijk om de administratieve energie te verminderen die gepaard gaat met het maken van een nieuw project en een nieuw budget.

De meeste budgetmanagement tools bieden sjablonen voor zowel projecten als budgetten om je tijd te besparen. Je kunt dit direct gebruiken of je eigen sjabloon maken op basis van een projectbudget in het verleden.

En als je projectmanagement tool verbonden is met je CRM, kun je zelfs automatisch veel van het budget invullen met gegevens die al in je deal/offerte staan.

2. Automatische afstemming

Automatische afstemming is een functie die wordt aangeboden door verschillende boekhoudoplossingen om je budgetbeheer te optimaliseren. Automatische afstemming versnelt het boekhoudproces door automatisch je financiële gegevens te vergelijken met wat er in je boekhoudtool staat en te controleren op onregelmatigheden. Dit is nog een voorbeeld van hoe automatisering kostbare extra stappen kan elimineren bij het onderhouden van de financiële gezondheid van projecten.

3. Realtime capaciteitsplanner

Projecten kunnen gemakkelijk uit de hand lopen voor kleine teams wanneer ze boven hun capaciteit werken. Vooral als je per facturabel uur rekent, is het gebruik van een realtime capaciteitsplanner een geweldige manier om automatisering in je budgetmanagement op te nemen.

Deze tool is verbonden met de tijdregistratiegegevens van je team, zodat je op elk moment kunt zien waar iedereen staat ten opzichte van hun totale capaciteit. Voordat iemand overbelast raakt, kun je burn-out anticiperen en verschuiven om ervoor te zorgen dat leveringen op tijd en binnen het budget zijn.

4. Voorspelling van kosten/BTW

Hier is een voorbeeld van voorspellende analyse in actie. Je zult merken dat bepaalde geautomatiseerde boekhoudoplossingen automatisch kosten voorspellen en categoriseren.

Dit helpt de financiële afdeling veel tijd te besparen, en de functionaliteit gaat eigenlijk een stap verder dan automatisering en komt in het rijk van machine learning.

In dit scenario leert de software van al je vorige boekhoudinformatie om toekomstige bedragen nauwkeurig in kosten- en BTW-rekeningen te categoriseren.

5. Automatische totaalaanpassing

Boekhoudoplossingen en de meeste projectmanagementtools passen de totalen automatisch aan wanneer je de regelitems in het budget bewerkt. Het is een eenvoudige automatisering maar maakt het leven toch gemakkelijker voor projectmanagers.

6. Realtime analyses & dashboards

Om boven op je budget te blijven, moet je kunnen begrijpen waar en hoe geld op elk moment wordt gebruikt. Met automatiseringsfuncties kun je alle relevante projecttrackinginformatie in één oogopslag zien.

Naast pure cijfers zoals budgetten versus werkelijke kosten, kun je automatisch rapporten genereren over metingen zoals facturabiliteitsbenutting en die cijfers zien in een handig dashboard.

Het idee is om de kritieke cijfers die je wilt zien te kunnen verwerken in een nette, visuele indeling die je brein niet uitput. Dit is wat het dashboard tot een van de krachtigste tools maakt voor projectmanagers die constant hun vinger aan de pols van hun budgetten moeten houden.

7. Geautomatiseerde meldingen

Last but not least zijn geautomatiseerde meldingen een geweldig hulpmiddel om een projectbudget te beheren, en je kunt ze in verschillende scenario's gebruiken. Een van de meer voor de hand liggende voorbeelden die we hebben besproken is budgetoverschrijding, waarbij je een melding kunt instellen voor wanneer tijd of geld een bepaalde drempel bereikt.

Maar er zijn andere geautomatiseerde meldingen die je kunt benutten. De wereld ligt aan je voeten omdat deze slechts twee seconden kosten om in te stellen. Zo kun je bijvoorbeeld meldingen instellen om je te waarschuwen wanneer iemand zijn wekelijkse capaciteit heeft bereikt. Of je kunt teamleden automatisch op de hoogte stellen om hun tijd- en kosteninformatie in te dienen.

Transformeer je budgetmanagement met automatisering

Automatisering kan veel problemen oplossen die zich organisch voordoen tijdens het proces van budgetbeheer. Deze technologie stroomlijnt herhalende taken, wat gunstig is voor budgettracking en toezicht.

Automatisering lost veelvoorkomende problemen met budgetbeheer op door administratieve verlichting, realtime inzichten, beveiligingen tegen overschrijding en aangepaste meldingen te bieden.

Om je budgetbeheer te versterken - en daarmee de winstgevendheid van je projecten te verhogen - maak je gebruik van de nieuwste automatisering in je projectmanagementsoftware en/of je boekhoudsoftware.

De automatisering die we in dit artikel hebben besproken is no-code en zeer eenvoudig in te stellen. Als je stapsgewijze begeleiding nodig hebt, bekijk dan de helpartikelen van je software of neem contact op met de klantenondersteuning.