Capaciteitsplanning in resourcemanagement: Wat is het beste voor jouw bedrijf?

Resourcemanagement is een belangrijk aspect van holistisch projectmanagement. Als we terugkijken naar de meest complete definitie van projectmanagement, zien we dat resourcemanagement helpt bij het afdekken van veel zaken om je projecten onder controle te houden.

Resourcemanagement speelt met name een rol in de volgende punten:

Geld - Resourcemanagement helpt je bij te houden waar je geld elke maand naartoe gaat, in relatie tot je resources (oftewel jouw mensen).

Organisatie - Je mensen zijn je organisatie, en resourcemanagement stelt je in staat beslissingen te nemen op basis van de werklast die jouw teamleden aankunnen, van week tot week en van maand tot maand.

Tijd - Een goede tool voor resourcemanagement geeft je een nauwkeurig beeld van de hoeveelheid tijd je van je mensen kunt vragen voor elk project, en hoe de tijd het meest efficiënt kan worden besteed.

Dit brengt ons bij capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning binnen resource management helpt ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment aan de juiste taken werken.

Capaciteitsplanning is niet hetzelfde als projectplanning, maar eerder een integraal onderdeel ervan. Je kunt capaciteitsplanning gebruiken om nauwkeurige prognoses te maken met een resource management platform.

Wanneer je gebruik maakt van een tool voor resourcemanagement om je projecten en je mensen te faciliteren, heb je drie opties voor capaciteitsplanning::

1. Capaciteitsplanning op basis van taken
2. Capaciteitsplanning op basis van uren
3. Een combinatie van de twee

We zullen de voor- en nadelen van elke optie bespreken, zodat je kunt zien welke optie de juiste is voor jouw organisatie.

Wat is capaciteitsplanning?

Zonder al te diep in te gaan op de details, is capaciteitsplanning simpelweg de manier waarop je uitzoekt hoeveel uren of taken je team aankan in verhouding tot hoeveel uren/taken er nodig zijn om het project te voltooien. Met capaciteit bedoelen we de grootste hoeveelheid werk die binnen een bepaalde tijdspanne kan worden voltooid.

Omdat capaciteitsplanning een geweldige manier is om ervoor te zorgen dat je projecten op tijd worden opgeleverd, is het belangrijk om een tool te gebruiken die past bij de behoeften van je bedrijf.

Wanneer je klaar bent om te beginnen met je capaciteitsplanning voor een project, heb je drie manieren om dit aan te pakken:

1. Capaciteitsplanning op basis van taken

Een capaciteitsplanning op basis van taken geeft je een idee van wat je team aan kan op basis van taken die gedaan moeten worden. Tools die je helpen met taakcapaciteit houden zich niet zozeer bezig met de werkelijke uren, maar met de taken die nodig zijn om het project af te krijgen (value-based project management).

Met taakcapaciteitsplanning krijg je een goed overzicht van wat iedereen aankan op basis van zijn of haar rol. Het is een geweldige optie voor kleine bedrijven en ongecompliceerde projecten, omdat je niet super gedetailleerd hoeft te worden. Stel eenvoudigweg je resources in en voer hun taakcapaciteit in op wekelijkse of maandelijkse basis, afhankelijk van hoe lang het project zal duren.

Voordelen van taakcapaciteitsplanning

• Je hebt niet veel informatie nodig om te beginnen
• De snelste optie om te starten
• Een goede optie voor kleinere teams

 Nadelen van taakcapaciteitsplanning

• Minder nauwkeurig dan capaciteitsplanning op basis van uren
• Je krijgt echt alleen maar een indicatie van de werklast in plaats van het volledige plaatje te zien

 Conclusie: een capaciteitsplanning op basis van taken is een geweldige optie voor kleinere bedrijven. Met kleinere teams hebben projectmanagers een beter idee van de tijd die elke persoon nodig heeft om een taak te voltooien, dus is er minder kennis nodig. Je kunt echter geen tijd voor een taak budgetteren, je kunt alleen uren inplannen als je het werklast sheet gebruikt. Hetzelfde geldt voor grotere teams, omdat het niet haalbaar zal zijn om te weten hoe lang elke persoon over zijn of haar taken zal doen.

 2. Capaciteitsplanning op basis van uren

Uren capaciteitsplanning is de volgende stap in nauwkeurigheid ten opzichte van taakcapaciteit. In plaats van alleen taken te meten, zal urencapaciteit planning je helpen de tijd te berekenen die nodig is voor elk project item (contractregel) per maand, per rol en per resource.

Als het voor jou belangrijk is om de capaciteit tot op het uur nauwkeurig te berekenen, dan is dit de optie voor jou. Grotere teams en grotere projectbudgetten vereisen meestal een capaciteitsplanning in uren, net als projecten met langere tijdskaders.

 Voordelen van capaciteitsplanning op basis van uren

• Grotere nauwkeurigheid
• Meer inzicht in werkelijke werklast
• Vergelijk werkelijke uren met geplande uren (met de juiste resource management tool)

Nadelen van capaciteitsplanning op basis van uren

• Vereist meer tijd om op te zetten
• Vereist meer discipline

 Conclusie: capaciteitsplanning op basis van uren is de populairdere optie voor projectmanagers die een nauwkeurige weergave van tijd nodig hebben. Kleinere teams in sectoren als contentproductie zullen waarschijnlijk niet de tijd en energie hoeven te investeren die dit vereist, terwijl grotere teams in sectoren zoals softwareontwikkeling de urencapaciteit zullen willen benutten om hun resource management onder controle te houden.

3. Gebruik beiden!

Niet alle projecten vereisen zo'n diepgaande capaciteitsplanning, en zeker niet alle teams zullen zo'n gedetailleerde capaciteitsplanning nodig hebben. Dat gezegd hebbende, om het meest accuraat te kunnen voorspellen hoeveel mensen je nodig hebt, is een combinatie van zowel taakcapaciteitsplanning als urencapaciteitsplanning de aangewezen manier. Grotere organisaties met complexe, langlopende projecten en teamleden over de hele wereld zijn goede kandidaten voor de combo.

Als je gebruik wilt maken van zowel uren- als taakcapaciteitsplanning, heb je een robuuste tool voor resource management nodig. Niet alle platforms beschikken over deze functionaliteit, dus doe goed onderzoek.

 Voordelen van het gebruik van zowel taak- als urencapaciteitsplanning

• Ongelooflijke nauwkeurigheid
• Ultieme controle
• Je controleert niet alleen de werkelijk bestede tijd, maar ook wat er is bereikt

 Nadelen van het gebruik van zowel taak- als urencapaciteitsplanning

• Vereist aanzienlijk meer tijd en kennis om op te zetten
• Onnodig voor veel projecten en teams

 Conclusie: het gebruik van zowel taak- als urenplanning biedt de ultieme nauwkeurigheid en controle, maar kleinere bedrijven hoeven niet de tijd en moeite te investeren die de combo vereist.

 Tot slot, is er een resource management tool die alle drie biedt?

Ja! Als onderdeel van PSOhub's visie om Alles-in-één Project Management aan te bieden, geeft het platform je nu alle drie de opties in de nieuwe Resource Management feature. Welke je ook kiest, je krijgt een capaciteitsplanning die volledig geïntegreerd is met alle andere bewegende delen van je projecten. Een echte game changer.

Probeer het vandaag nog GRATIS uit!