Share this
by Jarno Koopman on mei 19, 2020
De bloeiende SaaS-industrie en de bijbehorende contractmanagement platforms zijn een rage.
De digitale markt heeft verouderde methoden voor bestandsopslag en handmatige verslaglegging vervangen door geautomatiseerde processen. Een goed platform voor contractmanagement software moet:
- risico's verkleinen
- langetermijnbesparingen bieden
- tijd besparen
- controleerbaarheid verbeteren
Onder de basisfuncties vallen onder andere het opslaan van contracten, volgen van deadlines, eenvoudig inzichtelijk maken van contracten en het rapporteren van informatie uit de contracten. Deze gecentraliseerde, slimme archiefkast moet geschikt zijn voor het beheer van drie verschillende soorten contracten die bij verschillende bedrijven en projecten horen.
1. Fixed Prize contracten
Een contract met een vaste prijs, ook wel lump sum genoemd, spreekt voor zichzelf: koper en verkoper komen een vaste prijs overeen voor te leveren diensten en/of producten. Contracten met een vaste prijs worden ook vaak contracten op projectbasis genoemd. Hierbij betaalt de koper voor het eindproduct in plaats van een uurtarief.
In het algemeen zijn contracten met een vaste prijs in het voordeel van de koper, aangezien de verkoper meer risico op zich neemt en mogelijk een financiële tegenvaller heeft als het project lager duurt dan verwacht.
Om het risico voor de verkoper of aannemer te minimaliseren en de koper te verzekeren van kwaliteit kunnen drie subcategorieën van contracten met een vaste prijs worden gebruikt:
Vaste prijs met een aanmoedigingspremie (VPAP)- Bij dit type lump sum contracten spreken partijen aanmoedigingspremies af die afhangen van het behalen van bepaalde voorafgestelde doelen zoals kosten of schema. Als een aannemer het project bijvoorbeeld eerder afrondt dan de afgesproken datum, kan de klant daarvoor een aanvullende vergoeding betalen.
Vaste prijs met economische prijsaanpassing (VPEPA)- De vaste prijs zoals afgesproken in het contract kan worden aangepast op grond van schommelingen van de marktprijzen. Dit soort contracten worden vaak gebruikt bij projecten met een jarenlange oplevertermijn of projecten waarbij betalingen in meerdere valuta plaatsvinden.
Harde vaste prijs (HVP)- Bij een contract met een harde vaste prijs staat de prijs van de goederen/diensten vast en kan deze alleen worden gewijzigd als beide partijen daarmee instemmen. HVP is in het voordeel van de koper omdat zijn financiële verplichtingen niet veranderen, ongeacht de omvang van het project.
2. Contracten met terugvorderbare kosten
Als de omvang van het werk globaal is omschreven en hiervoor bijvoorbeeld materialen moeten worden ingekocht, wordt vaak een contract met terugvorderbare kosten opgesteld. Dit wordt ook wel een kosten-pluscontract, genoemd. Dit soort contracten worden vaak gebruikt bij bouwprojecten en onderzoeksprojecten. De koper verplicht zich om de onkosten van de verkoper te vergoeden voor materialen, bovenop eventuele uurtarieven die de verkoper rekent als projectmanager, bouwmanager, etc.
Een groot voordeel van een contractmanagement software op cloud-basis, is de mogelijkheid om uitgaven in real time te volgen. In plaats van weken of zelfs maanden te moeten wachten op bonnetjes en verrassingen, kunnen kopers de onkosten zien zodra deze worden gemaakt.
3. Time & material contracten
Een time & material contract (ook wel Eenheidsprijzencontract genoemd) is gebaseerd op een eenheidsprijs die per uur of per dag kan worden berekend. Koper en verkoper spreken van tevoren een uurtarief en vaste materiaalkosten af. Eenheidsprijzencontracten worden bijvoorbeeld vaak als standaard gebruikt onder freelancers en aannemers, van softwareontwikkelaars tot virtuele assistenten. Er zijn veel platforms waarop freelancers hun tijd- en materialencontracten kunnen beheren, waaronder Upwork, Freelancer.
Contractmanagement in HubSpot
Gebruik je HubSpot als CRM? Zoek dan niet verder en integreer je contractmanagement in HubSpot met behulp van PSOhub. Terugkerende kosten kunnen automatisch per maand of zelfs per jaar worden gefactureerd, of verstuur automatisch facturen zodra vooraf besproken doelen zijn gerealiseerd. Dit zijn slechts enkele oplossingen binnen ons self-driving platform. Bekijk hier alle functies.
