4 stappen om meer betrokkenheid bij je project stakeholders te creëren

Wat is stakeholder betrokkenheid? 

Stakeholders zijn de sleutelspelers binnen een project. Ze worden in het Nederlands ook weleens 'belanghebbenden' genoemd. Laten we starten met een officieuze definitie van de term om wat duidelijkheid te scheppen:

“Het zijn individuen of organisaties die actief betrokken zijn bij een project of wiens interesses positief of negatief beïnvloed worden door de uitvoering van het project of door een succesvolle oplevering van het project" (Project Management Institute (PMI®), 1996).

Stakeholders zijn in de praktijk bijvoorbeeld je directe contactpersonen (vaak een manager of coördinator). In sommige gevallen kan het om de CEO van een bedrijf gaan of andere personen met beslissingsrecht binnen een organisatie. Stakeholders kunnen ook interne teamleden zijn zoals developers en designers die actief aan een project binnen een specifiek departement meewerken. 

"Je stakeholders betrekken bij een project betekent dat je deze mensen gaat betrekken in de belissingsfases binnen een project en dat je ze ook actief betrekt bij de visie en de missie van het project."

Betrokkenheid (ook bekend als buy-in) is meer dan zo nu en dan eens ja knikken of je duim opsteken. Er wordt van stakeholders verwacht dat ze een goed begrip hebben van de doelen van het project en van de criteria die bepalen of een project al dat niet succesvol is. Daarnaast moeten stakeholders instemmen met het doorvoeren of implementeren van de geleverde oplossing.  

Hoe krijg je voldoende betrokkenheid van je stakeholders?

Om de betrokkenheid of buy-in van je stakeholders bij jouw activiteiten te vegroten, is het belangrijk dat je ze duidelijke processen, tools en communicatie kunt voorschotelen. Het learning & Development team van Dashe & Thompson doet beroep op een methodologie die deze boodschap duidelijk heeft begrepen en die precies omschrijft wat we precies bedoelen. —

"Head, heart, and hands", of hoofd, hart en handen.

Het hoofd? Je gaat in het hoofd komen te zitten van een stakeholder als je hem of haar gerichte communicatie doorstuurt die leidt tot een goed begrip van de doelen van het project. 

Vervolgens richt je jouw pijlen op het hart. Het hart bereik je door je stakeholders ervan te overtuigen dat het project niet alleen voordelen heeft voor hun organisatie maar ook voor hen persoonlijk

Tot slot zijn er de handen. Die handen zijn nodig om alle vaardigheden en kennis via training en oefening te absorberen om zo het project succesvol af te leveren. De hoofd-hart-hand-methodologie is een effectieve en holistische benadering die je vanuit verschillende standpunten toont hoe en wanneer je meer betrokkenheid van je stakeholders kunt bereiken. 

Waarom is betrokkenheid van een stakeholder zo belangrijk?        

Het antwoord is even eenvoudig als belangrijk: omdat betrokkenheid van je stakeholder de slagingskans van je project aanzienlijk vergroot! Wanneer je jouw stakeholders vanaf de start mee aan boord neemt, varen ze tijdens het hele project mee. Dit zorgt er ook voor dat het hele managementproces vlotter verloopt en dat er duidelijk wordt ingezet op samenwerking en medewerking. 

Of je nu de teamleader bent van een web development project of de hoofdmedewerker van een klant bij een advocatenkantoor - het is onvermijdelijk dat je in contact komt met stakeholders en dat je hen van tijd tot stond informatie toont waaruit blijkt dat het team de projectactiviteiten zoals gepland uitvoert.

De volgende 4 stappen, die de basis vormen van een transparant project management, helpen je om de betrokkenheid van je interne stakeholders te vergroten. 

4 stappen om de betrokkenheid van je stakeholder te verbeteren 

1) Identificeer je stakeholders

Allereerst is het belangrijk dat je weet wie je stakeholders zijn; wat zijn hun rollen, hun uitdagingen, hun wensen, eisen en doelen. Overweeg om beroep te doen op stakeholders van ieder departement of ieder domein waarop je project invloed heeft en probeer hun relatie onderling in kaart te brengen. Bepaal vervolgens wie eigenaar wordt van welke taken. Onthoud dat niet alles op jouw bord terecht moet komen om een project succesvol te kunnen opleveren; net daarom neem je ook stakeholders onder de arm. Terzelfdertijd moet je ook inspanningen leveren om eventuele pijnpunten, bezorgdheden, enz. bloot te leggen om zo op de volle steun van je stakeholders te kunnen rekenen.  

2) Bepaal je communicatiestijl

Ten tweede, bepaal je manier van communiceren of je communicatiestijl. Heeft het project baat bij wekelijkse meetings? Indien ja, kies dan een communicatieplatform zoals Zoom of Google Meet en houd ook vast aan dit platform (ga niet om de haverklap van platform veranderen want dat leidt tot ergernis en frustratie). Maak je gebruik van een team workspace zoals Slack of Microsoft Teams? Analyseer en bestudeer de verschillende platformen en vraag naar input van je stakeholders zodat je ook een idee krijgt van hun voorkeuren en wensen. Kies voor een platform dat je project bevordert en dat voor een duidelijke organisatie en communicatie zorgt.  

3) Maak gebruik van een effectieve project management software

Wekelijkse Zoom-meetings en een communicatietool zoals Slack zijn maar een klein onderdeel van een succesvol projectraderwerk. Het is hoog tijd om op zoek te gaan naar een gebruiksvriendelijke project management software die je helpt bij het organiseren van je project. Goede project management systemen zorgen ervoor dat je jouw doelen en mijlpalen bereikt. Ze nemen bovendien alle twijfels over de huidige status van het project weg. Ga op zoek naar een project management software die duidelijk, transparant en gebruiksvriendelijk is en beschikt over functies zoals financiële dashboards en autonome tijdsregistratie; zaken die jouw projectleven heel wat makkelijker en efficiënter maken. 

4) Analyseer en reflecteer

Tot slot, analyseer en reflecteer op hoe het project verloopt of verliep. Dat kan bijvoorbeeld in het midden van jouw project, maar doe het zeker nadat het is afgeleverd. Door terug te kijken, het zogenaamde lessons-learned-principe, vergroot je de kans op een succesvol project en bepaal je ook manieren om je projecten in de toekomst nog vlotter en effectiever te laten verlopen. 

Nog wat tips & tricks- Creëer een transparanter project management 

Dit is echt een ode aan #3... niet voor niets een cruciaal element binnen project management—

"Kies een project management software die dienstdoet als een echte, geïntegreerde partner in jouw projectproces!"

TIP: Eender welke software je kiest, zorg ervoor dat ze:

• Gebruiksvriendelijk is
• Voldoende automatisatie biedt
• Naadloos ondersteuning van verkoop naar service biedt**

** Dit is een cruciaal element die je hele workflow om zeep kan helpen als het niet op de juiste manier wordt uitgevoerd. De beste manier om op dit vlak problemen te vermijden is door je project management systeem in je CRM te integreren.  

TIP: De tijdlijn van je project en het projectbudget moeten zichtbaar zijn. Op deze manier weet je team meteen wanneer een project op deze vlakken ontspoort; het verbetert constante communicatie van bij de start en gaat op deze manier het vertrouwen bevorderen. 

TIP: Als je project management software over een autonome tijdsregistratie beschikt, krijg je van ons een extra pluim op je projecthoed. Functies zoals deze maken het invoeren van tijd door je teamleden heel wat eenvoudiger en registreren de tijd van je stakeholders automatisch, zonder extra tijd of energie. 

LAATSTE TIP

PSOhub vervult alle bovenstaande vereisten met behulp van autonome functies en functionaliteiten, slimme automatisatie en integraties. Het is een naadloze all-in-one oplossing met:

• Een geautomatiseerde integratie met HubSpot
• Plannings- en opvolgingsfuncties
• Notificaties bij mijlpalen
• Autonome tijdsregistratie
• En nog veel meer!