Maken Gantt-Charts projectbeheer eenvoudiger?

Gantt-diagrammen zijn waanzinnig populair bij bepaalde sectoren en rollen. Vele anderen rond de digitale waterkoeler hebben geen idee wat ze zijn.

Gantt-diagrammen zijn de favoriete projectmanagementtool van managers en eigenaren om de tijdlijnen van hun complexere projecten te plannen.  

Projectgrafieken – zoals ze ook wel worden genoemd – lijken alleen maar in populariteit te toenemen, vooral omdat in de afgelopen twee jaar meer teams online zijn gegaan en zijn overgestapt op asynchroon werken.

We onderzoeken of Gantt-diagrammen projectmanagement eenvoudiger maken. Onze discussie is gebaseerd op onze eigen ervaring, die van PSOhub-gebruikers, en de voor- en nadelen van het gebruik van Gantt-diagrammen om de werklast van uw project te helpen beheren.

Wat zijn Gantt-diagrammen?

Deze is voor alle mensen die achter hun hoofd krabben en vragen: "Wat is in godsnaam een Gantt-diagram?" Voel je niet slecht; je hebt ze misschien ook wel eens projectkaarten horen noemen. Het concept is eenvoudig:  

Gantt-diagrammen zijn horizontale staafdiagrammen die activiteit tegen de tijd weergeven.  

Het Gantt-diagram is een intelligent staafdiagram dat de tijdlijn van uw projecten in kaart brengt. Het ziet er zo uit:

Hier kunt u zien hoe alles is gepland en gepland met verschillende belanghebbenden als eigenaren van verschillende taken. Er worden ook afhankelijkheden ingesteld, waardoor het onmogelijk is om de tijdlijn door te laten gaan totdat bepaalde taken zijn voltooid.  

De kracht van het Gantt-diagram zit in de visual zelf: u kunt in één oogopslag een gedetailleerd rapport krijgen van uw project ten opzichte van de tijd.

Hoe gedetailleerd u uw Gantt-diagram krijgt, is grotendeels aan u en aan de nuances van het betreffende project. Gantt-diagrammen hebben zelfs de voorkeur voor het plannen van projecten die gedetailleerder moeten worden. Anders zijn ze de tijd misschien niet waard.

Het overkoepelende doel van het Gantt-diagram

Binnen een lineaire tijdlijn ontleden Gantt-diagrammen gecompliceerde projecten in beheersbare stappen.

Het Gantt-diagram bestaat om complexe taken in meerdere fasen op te splitsen in een eenvoudig, georganiseerd formaat. Voor projecten met meerdere belanghebbenden en afhankelijkheden die moeten worden gevolgd, biedt het Gantt-diagram in één oogopslag inzicht in de algehele tijdlijn van het project en de huidige status. Ze bieden ook krachtige visuele informatie om managers en eigenaren te helpen een meer holistisch beeld te krijgen van waar elk project staat en wat erbij komt kijken om het op een bepaald moment vooruit te helpen.

Complex, macro, lange tijdlijn → Eenvoudig, micro, kortere tijdlijnen

Kenmerken van een Gantt-diagram/projectdiagram definiëren

Wat maakt een Gantt-diagram een Gantt-diagram? Dwz Wat is het verschil met een eenvoudige, horizontale staafgrafiek?  

In een notendop, Gantt-diagrammen of projectdiagrammen zijn ontworpen om te helpen bij het beheer van de werkbelasting en taakbeheer :  

Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hoe lang zal elke taak naar verwachting duren? Wat zijn afhankelijkheden en mijlpalen die moeten worden bereikt? Waar past de deadline bij wat er vandaag gebeurt? Loop je voor of achter? Om al deze vragen te beantwoorden en alles op schema te houden, bieden Gantt-diagrammen de volgende functies:

Planning, planning - Wanneer u uw Gantt-diagram instelt, plant en plant u in wezen uw project.  

Start-/einddatums - Met Gantt-diagrammen kunt u start- en einddatums invoeren voor individuele taken en voor het project als geheel; deze kunnen veranderen als de omvang van het project evolueert.

Afhankelijkheden - Gantt-diagrammen schetsen duidelijk taken die afhankelijkheden bevatten, wat betekent dat ze niet kunnen worden voltooid of soms zelfs beginnen voordat een afhankelijke taak is voltooid.

Deadlines - Deadlines zijn duidelijk aangegeven voor elk project, elke taak en elke belanghebbende, zodat managers, eigenaren en teamleden weten wanneer resultaten worden verwacht.

Mijlpalen - Net als bij afhankelijkheden, vereisen bepaalde projecten dat mijlpalen worden bereikt om betaling te ontvangen. Gantt-diagrammen geven waar van toepassing mijlpalen weer voor projecten waarvoor deze nodig zijn.

Bijhouden - Gantt-diagrammen worden gebruikt om de voortgang van uw project in de loop van de tijd bij te houden. Als u bijvoorbeeld een Gantt-diagram met projectbeheersoftware gebruikt, kunt u op elk moment zien waar uw project staat, niet alleen qua tijd, maar ook qua capaciteit, budget en meer.

Gantt-diagrammen geven managers en eigenaren direct informatie over de status van het project. Met een Gantt-diagram kunt u eenvoudig zien welk percentage van elke taak is voltooid en wie de leiding heeft over die taak, oftewel wie de belanghebbende is.  

Wie gebruikt Gantt-diagrammen?

Gantt-diagrammen bestaan al sinds het begin van de 20e eeuw. Gantt-diagrammen zijn een populaire tool voor projectbeheer die in verschillende industrieën en voor verschillende projecten wordt gebruikt, waaronder:

• Architectuur
• Creatieve projecten zoals webcontent, films en meer
• Constructie
• Software-ontwikkeling
• Marketingcampagnes
• Ontwerp
• Inrichtingsbedrijven
• Non-profitorganisaties
• Landbouw
• En meer

Wanneer zijn Gantt-diagrammen het nuttigst?

• Gantt-diagrammen zijn zeer nuttig wanneer u complexe projecten moet vereenvoudigen en opsplitsen met meer dan alleen een takenlijst.
• Gantt-diagrammen zijn handig voor projecten waarvan de reikwijdte onvermijdelijk verandert.
• Projecten met meerdere belanghebbenden zijn goede kandidaten voor Gantt-diagrammen.
• Gantt-diagrammen zijn handig voor asynchroon werk waar teamleden op verschillende tijdstippen over de hele wereld kunnen werken.
• Gantt-diagrammen geven managers, eigenaren, belanghebbenden en soms klanten een beknopte visuele weergave van het hele project.

Voordelen van Gantt-diagram

• Splits gecompliceerde projecten op in fasen, kleinere stappen

• Begrijp de projectvoortgang in één oogopslag

• Bekijk eenvoudig tijdlijnen en deadlines van alle taken in één afbeelding

• Zie de onderlinge afhankelijkheid van alle projecttaken duidelijk

• Geweldige manier om projecten met meerdere mijlpalen/afhankelijkheden te plannen

• Verhoogde transparantie

• Verhoogde zichtbaarheid

Gantt-diagram nadelen

• Te veel tijd om te maken voor meer eenvoudige projecten

• Indien niet geïntegreerd met uw projectbeheeroplossing, kan het meer tijd vergen dan het waard is

Maken Gantt-diagrammen projectbeheer eenvoudiger?

Gantt-diagrammen maken projectbeheer eenvoudiger, op voorwaarde dat:

1. Het project is complex genoeg om een Gantt-diagram nodig te hebben.
2. Uw Gantt-diagram is geïntegreerd met uw projectbeheeroplossing. Anders bent u mogelijk te veel tijd kwijt aan het migreren van gegevens en riskeert u fouten door handmatige invoer.

Gantt-diagrammen brengen taken in kaart die parallel en in een lineair tijdformaat worden uitgevoerd. Vanwege die eenvoudige maar effectieve functionaliteit kun je gemakkelijk alle taken zien die aan de gang zijn voor een project en hoe dat zich verhoudt tot de algehele tijdlijn.  

Wanneer uw Gantt-diagram wordt geleverd door of geïntegreerd met uw projectbeheersoftware , kunt u bovendien zien wat er gebeurt met betrekking tot capaciteit. Als u bijvoorbeeld een afhankelijke taak heeft die achterstallig is, kunt u met slechts een paar klikken zien wie verantwoordelijk is voor de achterstallige taak, hoe hun capaciteit eruit ziet en het huidige capaciteitspercentage van andere teamleden. Van daaruit kunt u een vooruitstrevende beslissing nemen om een extra persoon aan de taak toe te voegen, deze opnieuw toe te wijzen, enz.

En wanneer u tijdens het project van koers verandert, zoals in het voorbeeld hierboven, laat een geïntegreerd Gantt-diagram u zien hoe dat uw einddatum en uw budget beïnvloedt.

Gratis, gebruiksvriendelijke Gantt-diagrammen voor projectbeheer

PSOhub bevat Gantt-diagrammen in een alles-in-één suite voor projectbeheer. Gantt-diagrammen van PSOhub zijn slimme werkdiagrammen die automatisch 'praten' met uw andere projectgegevens, waaronder:

• Uw contract/budget
• Uw tijdregistratie
• Uw capaciteit (resourcebeheer)
• Zelfs uw facturering

Gantt-diagrammen zijn een fantastisch – soms cruciaal – hulpmiddel voor veel kleine bedrijven in de professionele dienstverlening. Ze bieden meer zichtbaarheid en, belangrijker nog, een nauwkeurig beeld om weer te geven wat er gebeurt met gecompliceerde projecten. Het geniale van het Gantt-diagram is dat het een heleboel details en afhankelijkheden op een georganiseerde manier kan doorgeven die onmiddellijk kan worden begrepen. Dit maakt Gantt-diagrammen van onschatbare waarde voor veel managers in softwareontwikkeling, contentcreatie, constructie, ontwerp en meer.  

Probeer PSOhub GRATIS uit en kijk of eenvoudige, intelligente Gantt-diagrammen uw leven gemakkelijker kunnen maken.