5 Tips om de overdracht van HubSpot Sales naar je project management te vereenvoudigen

De overdracht van informatie en cijfertjes tussen je sales team en je project management team loopt niet altijd van een leien dakje. Hoe georganiseerd de overdracht in theorie ook is, wanneer het tijd is om de cijfertjes en woorden in daden en dus facturen en betalingen om te zetten, loopt het proces toch niet zo soepel dan je op voorhand had gepland.

Het is algemeen bekend dat deze twee teams, zelfs binnen ondernemingen waar een zeer positieve bedrijfscultuur hangt, elkaar niet kunnen luchten of zien. Als je jouw sales team zou vragen naar de oorsprong van de meeste interne klachten dan staan de project managers gegarandeerd op nummer 1. 

En vice versa trouwens.

In veel organisaties, vooral dan bij middelgrote digitale bureaus, gaat er heel wat waardevolle sales informatie verloren tijdens de handover naar project management. En aan de andere kant zal het project team zich mateloos ergeren aan het financiële gedeelte dat volgens hen een knoeiboeltje is. De reden is dat het sales team vaak onvoldoende overzicht heeft over alle transacties die tijdens de looptijd van een project hebben plaatsgevonden. Dit kan problematisch zijn aangezien mensen van het sales team zich meestal niet bewust zijn van problemen met betalingen, het budget of potentiële upsellmogelijkheden. 

De beste manier om je contract en alle bijhorende details van je sales team naar je project management team over te dragen, is door gestructureerd tewerk te gaan, de beste tools te gebruiken die je tot je beschikking hebt en transparant en duidelijk te communiceren.

Check onze 5 tips om je handover van HubSpot sales naar je project management team vlot te laten verlopen. Optimaliseer deze overdracht en maak in een haverklap het leven van iedereen een stuk aangenamer. 

Tip #1: Bevorder duidelijke en open communicatie/samenwerking langs beide kanten.

De eerste en misschien wel belangrijkste stap is om iedereen aan beide zijden van het verhaal op één lijn te krijgen. Als je deel uitmaakt van een grotere organisatie, zorg er dan voor dat je de teamleden aan elkaar voorstelt en moedig ze ook aan om duidelijk en tijdig met elkaar te communiceren. 

Je teams op één lijn krijgen, betekent ook je teams één communicatiekanaal laten gebruiken. Welk communicatiekanaal je team ook kiest - of het nu Slack, Skype of Zoom is - zorg ervoor dat iedereen dit communicatiekanaal gaat gebruiken om verwarring te vermijden en het uitwisselen van informatie te stroomlijnen.  

Tip #2: Maak duidelijke afspraken over wat sales altijd aan project management moet leveren. 

Met duidelijkheid en transparantie weer in het achterhoofd is het belangrijk dat je jouw sales team precies laat weten wat het project management team van hen verwacht. Hoe meer inzichten project management krijgt in de nuances van de klant, hoe beter ze zich kunnen voorbereiden op wat er nog komen moet.

Best is om standaardprotocollen op te stellen die je sales team de weg wijzen nadat het project is verkocht. Een effectieve strategie is om de mensen van het sales team iedereen te laten informeren over de potentiële risico's die hen zijn opgevallen of die ze hebben vastgesteld tijdens hun contacten met de klant. Moedig je sales team aan om de klant te analyseren en om ze nadien een eerlijke mening te laten geven aan het project management team over hoe zij denken dat de klant zich gaat gedragen tijdens het project. Zien zij struikelblokken die de succesvolle oplevering van het project in gevaar kunnen brengen?

Hoe beter je sales team uiteindelijk de juiste gegevens kan verzamelen en delen, hoe gemakkelijker de overdracht van informatie zal zijn. Naast het communiceren van risico's, is het dan ook aangeraden om een document op te stellen dat je sales team precies vertelt wat er nodig is om je projectteam op gepaste wijze informeren voor er naar de volgende fase van het project overgegaan wordt. Volgende onderdelen zou je al in dit document kunnen opnemen:

• Alle contactgegevens van de klant
• Chronologische klantencorrespondentie 
• Alle informatie mbt vorige projecten of interacties met de klant
• Een kopie van de volledige scope (omvang) van het projectwerk dat uitgevoerd moet worden
• Een overzicht van alle opmerkingen en problemen die door de klant werden gedeeld

Wil je iets gedetailleerdere informatie? Hier zijn de velden die door het sales team bij het bedrijf Innovate voor het project management team dienen ingevuld worden:

• Projectnaam
• Klant PO#
• IR
• Intentieverklaring
• Doel
• Quota Details
• Land
• CPI (kosten vs waarde index)
• Omvang project in opdracht
• Totale omvang van het project
• Apparaatcompatibiliteit
• Diverse opmerkingen
• Programmering/hosting
• Bijlagen
• Startdatum veld
• Einddatum veld

The goal is to get across as much applicable information to project management without wasting too much time. The more you streamline the process with detailed documents/data fields, the easier and faster this part of the handover process will be.

Het doel is om zoveel mogelijk nuttige informatie met het project management team te delen zonder hierbij zeeën van tijd mee te verliezen. Hoe meer je ervoor zorgt dat je proces gestroomlijnd loopt en met gedetailleerde documenten/gegevensvelden wortd ondersteund, hoe gemakkelijker en sneller dit deel van de overdracht zal verlopen.

Tip #3: Zorg ervoor dat de klant weet welke stappen er na de verkoop zullen gebeuren.  

In lijn met de boodschap in Tip #1, is het nu tijd om ook duidelijk te communiceren naar je klant wat er gaat gebeuren. Stel de klant voor aan de leden van je project team die het contractuele project zullen opleveren en houd ze up-to-date over de volgende stappen in het proces. Vaak ontwikkelen klanten een goede verstandhouding met een van de sales medewerkers en het is van cruciaal belang dat deze goede verstandhouding in stand wordt gehouden. Je project team beschikt misschien niet over dezelfde sociale vaardigheden als je sales medewerker, maar het is wel belangrijk dat je de klant laat voelen dat zijn of haar project in goede handen is en door bekwame mensen wordt opgevolgd.

Tip #4: Gebruik je laatste sales meeting om iemand van het project team voor te stellen.

Een effectieve manier om Tip #3 in de praktijk om te zetten, is door je sales team iemand van je project managers of het ruimere project team mee te nemen naar zijn of haar laatste meeting met de klant. Het draait hier allemaal om dat feel-good moment - je brengt de klant al in contact met iemand van het project team voor de officiële overdracht naar dit team plaatsvindt en creëert op deze manier een band tussen beide partijen.

Best is dat je voor deze eerste kennismaking beroep doet op een van je project teamleden die netwerken en sociale vaardigheden goed onder de knie heeft. Deze face-to-face ontmoeting zorgt voor een eerste streepje van vertrouwen tussen beide partijen en de klant iemand van het project team persoonlijk laten ontmoeten, zal alleen maar voordelig zijn voor het verdere verloop van het project. 

Tip #5: Maak gebruik van een automatisatietool zoals  PSOhub.

Tot slot zou het dom zijn om geen gebruik te maken van de technologie die voorhanden is. Kies tijdens je overdracht voor geautomatiseerde oplossingen voor project management zoals PSOhub. 

"In de PSOhub-omgeving kan een deal makkelijk omgezet worden in een project en kun je met één klik automatisch alle dealinformatie overdragen."

Alle accountinformatie van de saleskant, inclusief contactinformatie, wordt overgezet naar de oplossing, die is ontworpen om Professional Services Organisaties (vooral HubSpot-gebruikers) te helpen hun administratie te stroomlijnen en te automatiseren en hun producten effectief te beheren.

Hoe gaat PSOhub je precies helpen bij de overdracht van informatie tussen het sales team en het project management team?

• Deze project management sofware gaat op basis van de gegevens van je sales team automatisch projecten aanmaken. De belangrijkste informatie wordt naar de projectomgeving binnen PSOhub gekopieerd; een omgeving die in twee richtingen met de HubSpot-omgeving communiceert. 
• Alle noodzakelijke informatie kan teruggevonden worden in de gegevens die HubSpot deelt. Je sales team kan nagaan of alle facturen al dan niet zijn betaald, of een project nog on track is en of andere upsellmogelijkheden relevant zijn. 
• PSOhub gaat je processen vereenvoudigen en je productiviteit verhogen door één bron van informatie te creëren. Door gebruik te maken van de PSOhub integratie voor HubSpot, gaan zowel je sales teamleden als je project management teamleden toegang hebben tot identieke informatie en ga je verwarring en dubbele content vermijden.