Waarom projectplanning tijdens verkoop loont voor HubSpot gebruikers

Voor zakelijke dienstverleners is het van cruciaal belang om het proces van deal tot cash te begrijpen en te optimaliseren. Het basisconcept van deal tot cash impliceert dat het leveren van verkoopservices en succes niet ophoudt bij het sluiten van een deal. Verre van dat. De cyclus is pas voltooid als er geld op de bank staat.

Wanneer je het proces van deal tot cash efficiënter maakt, kun je tactische manieren implementeren om sneller betaald te krijgen en betere resultaten voor klanten te leveren. Voor HubSpot gebruikers betekent dit het gebruiken van je projectmanagement tools TIJDENS het verkoopproces. Niet nadat de deal is binnengehaald. Dit zal helpen om sneller van deal tot cash te komen en de overdracht van verkoop naar projectmanagement aanzienlijk gemakkelijker en transparanter te maken.

Als je een bedrijfseigenaar bent en geen verkoper, heb je misschien niet altijd een volledig team voor een robuust verkoopproces of een agile projectmanagementsysteem. In een kleinere organisatie zitten bijvoorbeeld verkoop, projectbeheer en facturering allemaal onder één dak, maar hun processen en systemen om deze gebieden te faciliteren zijn meestal versnipperd en daardoor inefficiënt.

Het resultaat? Er blijft waarschijnlijk geld op tafel liggen.

Maar er is een concrete, werkbare manier om de deal te stroomlijnen -

De eenvoudigste manier om jouw inkomsten onmiddellijk te verhogen, is je huidige kansen en projecten klaar te maken voor succes.

Hoe doe je dat? Begin met projectplanning VOORDAT de deal gesloten is. Het zal je tijd besparen, je sneller van deal tot cash brengen en je klanten en je team tevreden houden.

Check snel onze 3 argumenten waarom projectplanning tijdens verkoop loont als gebruiker van HubSpot. Door onze eigen ervaring met HubSpot en projectmanagement (en het integreren van de twee), weten we dat het implementeren van deze drie stappen de meest effectieve manier is om jouw projectplanning van de grond te krijgen, terwijl het verkoopproces nog gaande is:

1. Breng het project in kaart.
2. Identificeer project mijlpalen.
3. Zorg voor een solide en transparante communicatie tussen verkoop- en projectmanagers.

Het draait allemaal om efficiëntie. Dat is de sleutel tot succes. Ontdek hoe vooruit denken en een beetje plannen kan helpen om sneller van deal tot cash te komen met HubSpot. Om uiteindelijk natuurlijk minder geld op tafel te laten liggen.

1.   Het in kaart brengen van het project tijdens het HubSpot verkoopproces om te helpen de scope te bepalen.

Door projectmanagement al tijdens het verkoopproces op te starten, kun je meer duidelijkheid krijgen over de werkelijke omvang van het project. Dit schept duidelijke verwachtingen voor de klant en het uitvoerende team, wat meestal resulteert in een tevreden klant en een hogere lifetime customer value. Altijd een goede zaak.

Lifetime customer value

Lifetime customer value is wat ervoor zorgt dat klanten je blijven betalen, blijven vertrouwen en je blijven aanbevelen. Voor kleine bedrijven zijn deze levenslange klanten zelfs nog belangrijker, aangezien ze betrouwbaar onderdeel zijn van de inkomstenstroom. Door op lange termijn waarde te bieden aan elke klant, versterk je je reputatie als een persoon of bedrijf dat meer doet dan alleen klussen en taken voltooien.

Je focus ligt eerder op het leveren van echte waarde aan het bedrijf op holistische wijze.

Zodra een klant weet dat jouw organisatie gericht is op het leveren van tastbare waarde voor hun bedrijf in plaats van een lijst van te leveren prestaties, kun je ze vaak voor het leven behouden. Het in kaart brengen van jouw project tijdens de verkoop kan je helpen meer van dit soort klanten te krijgen en te behouden. Oftewel de klanten die je wilt!

Vermijd scope creep... of beheers het in ieder geval beter.

Het in kaart brengen van jouw project voordat het technisch gezien een project wordt, kan ook de gevreesde scope creep voorkomen.

"Scope creep" is precies zoals het klinkt - wanneer extra voorzieningen, taken, tijd, enz. nodig zijn om het project te voltooien buiten de afgesproken scope.

Als je het al eens hebt meegemaakt, weet je dat het vaak een langzaam, slinks proces is (vandaar het woord 'creep'), waarbij problemen en extra werk opduiken aan het begin van het project. Tegen het einde kan het dan een enorme puinhoop worden.

Als je onvermijdelijk in een scope-creep scenario terecht komt, zal het vooraf in kaart brengen van je project terwijl het nog in de sales pijplijn zit in HubSpot je in ieder geval helpen het beter te managen. Je zal beter kunnen anticiperen op overschrijdingen en je tijd en middelen binnen een redelijke capaciteit kunnen houden.

Forecasting

Misschien wel het grootste voordeel van het in kaart brengen van jouw project terwijl je nog in het verkoopproces in HubSpot zit, is dat het je de mogelijkheid geeft om nauwkeuriger te forecasten. Als je project al gepland is vóór de officiële overdracht van het verkoopteam, kunnen productieteams beginnen met het voorspellen van de benodigde middelen op basis van kansen in de verkooppijplijn.

En hoewel een goede prognose in vrijwel alle sectoren van vitaal belang is, is het vooral van cruciaal belang voor kleinere zakelijke dienstverlenende organisaties.

Voor PSO's betekent een nauwkeurige prognose van de inkomsten dat je het juiste aantal mensen en een goede dienstenmix te bieden hebt. Onnauwkeurige prognoses kunnen ertoe leiden dat je te veel teamleden hebt of juist te weinig om een project te voltooien. Het kan ook de moraal van de teamleden en zelfs de klantenervaring beïnvloeden.

In een notendop, forecasten is te belangrijk om er niet de nodige aandacht aan te besteden. Maar de beste manier om dit te doen is om er vroeg bij te zijn, VOORDAT de projectoverhandiging vanuit sales plaatsvindt. Jij en je organisatie zullen in staat zijn de werkelijke kosten van het project beter te voorspellen en de middelen toe te wijzen die zullen leiden tot een betere verkoop en meer succes bij de klant.

2.   De ontwikkeling van projectmijlpalen tijdens de verkoop verbetert de factureringsgraad.

Nee, het is niet te vroeg! Voordat je een deal sluit, is het een fantastische productiviteitshack om jouw project mijlpalen te ontwikkelen. Organisaties die deze stap vroeg zetten, hebben meer kans op een beter facturatiepercentage.

Dat wil zeggen, ze hebben meer kans om betaald te worden. Op tijd.

Onduidelijke mijlpalen of zelfs methoden voor het bijhouden van tijd- en materiaaluitgaven kunnen de mogelijkheid om op tijd te factureren verstoren. Dit is vooral het geval als contract-, project- en factureringsmijlpalen niet volledig op elkaar zijn afgestemd.

Een goede manier om deze puzzel op te lossen is het gebruik van templates die alle afzonderlijke systemen die je gebruikt voor het beheer van verkoop, projectmanagement en financiën samenbrengen.

PSOhub fungeert bijvoorbeeld als een echte 'hub' die zich in het midden bevindt van HubSpot (verkoop), Teamwork (projectmanagement) en Quickbooks (facturatie). Een slimme, zelfsturende oplossing zoals PSOhub of anderen op de markt zullen goud waard zijn. Ze geven je een voordeel dat je in staat zal stellen om project mijlpalen te creëren voordat de deal zelfs wordt overhandigd.

Integraties

Als je project mijlpalen wilt ontwikkelen in dit vroege stadium, dan heb je een oplossing nodig die HubSpot verbindt met je projectmanagement en je financiën. Je hebt projectmanagement nodig die als het ware kan praten met je verkoop- en boekhoudsoftware. En hoe meer je je contractmanagement en je tijdregistratie oplossing kunt integreren, hoe beter je af bent.

Door deze verschillende onderdelen onder een georganiseerd digitaal dak te houden, krijg je het overzicht dat je nodig hebt om realistische mijlpalen te creëren en deze naar behoren te budgetteren.

Kortom: mijlpalen en een oplossing voor tijdregistratie voor alle teamleden moeten worden vastgesteld VOORDAT de overdracht van verkoop naar projectmanagement plaatsvindt. Zolang je beschikt over een geïntegreerde oplossing en een zeer goede communicatie tussen je verkoop- en projectkant, is dit geen moeilijke taak om uit te voeren.

En het zal zijn vruchten afwerpen in efficiëntie.

3.   Communicatie tussen verkoop- en projectmanagers is KEY naarmate de deal vordert.

Dit is een beetje voor de hand liggend en projectmanagers kunnen veel moeite hebben met het leveren van resultaten als de communicatie aan de projectkant van de dingen ontbreekt.

Maar wat we hier benadrukken is de communicatie tussen de verkopers die deals winnen in HubSpot en de projectmanagers die vervolgens die deal moeten aannemen en de resultaten leveren.

"We stellen dat projectmanagement en verkoop traditioneel worden gezien als gescheiden entiteiten, maar dat het een heel slecht idee is om ze te scheiden in je organisatie. Ze zouden moeten samenwerken."

Als je de communicatie tussen sales en projecten kunt stroomlijnen en de lijnen open kunt houden, kunnen beide teams op elkaars sterke punten inspelen. De beste manier om dit te doen is de projectmanagers er al bij te betrekken terwijl de deal nog in de maak is.

Hoe je dat doet, bepaal je grotendeels zelf.

Of het nu gaat om het hebben van een deals dashboard dat zichtbaar is voor alle teamleden of het gebruik van bepaalde automatisering triggers om projectmanagers te waarschuwen voor een deal die waarschijnlijk binnenkort gaat vallen, je team moet in staat zijn om een lead naadloos om te zetten in een klant.

Als communicatie en effectief kennismanagement op orde zijn, zal het steeds gemakkelijker gaan.

Kennismanagement

kennismanagement begint bij het faciliteren van open en effectieve communicatie tussen verkoop- en projectteams. Het is geen hogere wiskunde, maar het is van cruciaal belang voor elke organisatie, met name aan de verkoopkant.

En nogmaals, kennismanagement is precies wat het klinkt - het creëren en verspreiden van kennis en informatie in een organisatie.

Zodat iedereen weet wat hij doet, waarom en over alle kennis beschikt die nodig is om zijn werk te doen. Of het nu gaat om de verkoper, de ontwikkelaar, de ontwerper in het buitenland of de projectmanager.

Om sneller van deal tot cash te komen, zal effectief kennismanagement dat zich richt op de brug of handoff tussen project en verkoop je helpen elke keer te winnen. Het zal ervoor zorgen dat de verkoopdoelstellingen worden begrepen door je projectmanagers en vice versa.

Wil je een eenvoudige oplossing voor kennismanagement?

Zorg voor templates voor effectieve communicatie tussen sales en projectmanagement die zich richten op het type informatie dat ze met elkaar moeten delen, zoals budgetten, roadmaps en meer.

Er zijn verschillende softwareoplossingen die je kunnen helpen, maar tenzij je verkoop en projecten ook op het niveau van persoon tot persoon integreert, zul je altijd problemen hebben met de overdracht. Zorg er dus voor dat je deze meer holistische aanpak persoonlijk faciliteert tot iedereen aan boord is.

Efficiëntie en harmonie

Hoewel deze laatste stap, net als alle andere stappen, gaat over het verhogen van je efficiëntie, gaat het meer over harmonie dan over iets anders. Hoe beter je de kennis en communicatie tussen jouw verkoop- en projectkant effectief kunt managen, hoe meer harmonie je zult hebben van deal tot cash.

En voor PSO's staat meer harmonie bijna altijd gelijk aan beter werk, gelukkigere klanten en teamleden, en meer inkomsten. Dat is wat we allemaal willen!

Sneller van deal naar geld. Punt.

"Het is simpel - als je sneller van deal tot cash wilt komen, stel projectplanning dan niet uit tot nadat de deal is binnengehaald.

 In plaats daarvan moet je voor een gestroomlijnd proces zorgen en begin je dus met het projectmanagement terwijl je deal nog steeds in de pijplijn zit in HubSpot.

Nogmaals, het is niet moeilijk en het zal je in staat stellen om tijd en geld te besparen zodra je met de projectuitvoering begint.

Onthoud gewoon deze drie stappen om de zaken harmonieus en efficiënt te houden VOORDAT je een deal gesloten hebt:

1. Begin met het in kaart brengen van het project.
2. Creëer project mijlpalen.
3. Faciliteer gemakkelijke communicatie tussen verkoop en projectmanagers, zodat alles transparant is.

Als je manieren wilt vinden om jouw deal-to-cash cyclus te stroomlijnen (en dat zou je moeten willen), probeer dan onze formule voor een projectplanning kickoff tijdens het verkoopproces in HubSpot. Je kunt online project management oplossingen vinden die variëren van gratis tot duur die zullen integreren met het HubSpot ecosysteem. De wereld ligt aan je voeten!

Voel je vrij om te delen of deze stappen voor jouw organisatie hebben gewerkt, of dat je coole, creatieve manieren hebt gevonden om de sales-to-project handoff nog beter te maken.