Top-10 aandachtspunten projectadministratie

Belangrijkste onderwerpen bij implementatie projectadministratie

Overweeg je om je architectenbureau te professionaliseren door met projectadministratiesoftware te gaan werken, of wil je van projectadministratie gaan veranderen? Deze Top-10 aandachtspunten kan een goed handvat zijn om met voorbereidingen te beginnen. Neem de tips ter harte!

1. Begin eenvoudig. Uitbreiden is makkelijker dan inkrimpen. Begin dus niet met bijvoorbeeld honderd functies of uursoorten met het idee dat je dan kan je alles zo goed monitoren. Start met drie tot maximaal tien functies of uursoorten met bijbehorende uurtarieven, afhankelijk van je bedrijfsgrootte.
2. Bereid de implementatie goed voor. Denk na over de inrichting van tabellen (bijvoorbeeld projecttypen) en sjablonen (bijvoorbeeld DNR faseverdeling), rollen van medewerkers (zie dit als functies), interne en externe uurtarieven, wel of geen gebruik van taakbeheer, welke boekhoudkoppeling ga je gebruiken, wie krijgt welke rechten in het pakket, et cetera.
3. Stop tijd in de implementatie! Implementeren gaat niet vanzelf en kost tijd! Maak gebruik van de instructies van de implementatiespecialisten van de software. Vuistregel is op ieder half uur instructie van de softwareleverancier vier implementatie uren voor het architectenbureau.
4. Wees verantwoordelijk. Zorg dat iemand binnen je bureau verantwoordelijk is voor de implementatie en geef diegene ook tijd om er tijd aan te besteden. Eén dag per week iemand daarvoor beschikbaar maken voor de periode van twee maanden is helemaal niet gek voor een architectenbureau van gemiddelde grootte.
5. Maak een planning voor de implementatie. Een planning kan helpen de startdatum te halen. Een paar maanden van tevoren beginnen met voorbereiding van de implementatie is helemaal niet gek.
6. Maak implementatie ook af! Vaak genoeg zien we dat een implementatie maar half wordt gedaan. Als iets dan niet goed werkt, dan zou het vervolgens aan de software liggen. Nee dus, vaak ligt dat aan de niet afgeronde implementatie.
7. Gebruik de importfuncties. Reeds bestaande relaties, medewerkers en dergelijke kunnen worden geïmporteerd. Zonde van je tijd om alle gegevens overnieuw te typen. Wel is het verstandig om voor de import een opschoningsactie te houden, sommige bedrijven bestaan niet meer, zijn van naam veranderd, contactpersonen zijn bij een ander bedrijf gaan werken en dergelijke. Dit is dé gelegenheid om dat op te schonen.
8. Geef instructies aan medewerkers, denk niet dat alles vanzelf gaat! Administratieve veranderingen kunnen gepaard gaan met weerstand, probeer die zoveel mogelijk weg te nemen door je medewerkers mee te nemen in het proces en ze goed te informeren.
9. Factureer vanaf dag één. Zorg dat vanaf de startdatum de factuurlay-out beschikbaar is met jouw logo en NAW-gegevens. Prettig idee is dat je vanaf dag één kan factureren. Zorg dat je factuur er als een cadeautje uit ziet, goed verzorgd met alle gegevens netjes vermeld. Heldere en duidelijke facturen zorgen vaak voor snellere betaling!
10. Denk na over historische gegevens van je projecten. Tot welk niveau wil je historische gegevens van je projecten meenemen naar de nieuwe software? Neem je alleen lopende projecten met historische gegevens mee, of wil je ook reeds afgesloten projecten meenemen? In de praktijk worden meestal de lopende projecten met historische gegevens opgenomen in de nieuwe software. Zorg wel voor documentatie van je afgesloten projecten die je niet meeneemt naar de nieuwe software, zodat je altijd nog in de oude projecten kan terugkijken.

Dit artikel is ook geplaatst op Architectenweb.nl