Hoe registreren consultants hun uren?

Je uren op een efficiënte manier registreren, is van uitermate groot belang voor iedere consultant. 

Of je nu per project betaald wordt of per uur een vergoeding ontvangt, al wie zijn of haar tijd niet op accurate wijze bijhoudt, verliest waarschijnlijk geld. Waar denk je dat de beroemde quote 'time is money' vandaan komt!

Door gebruik te maken van een intelligente tijdsregistratie software of een efficiënt systeem om je uren te registreren, ga je geen tijd en energie verspillen en word je op gepaste wijze vergoed voor het werk dat je uitvoert. .

Gelukkig zijn er heel wat handige trucjes en gebruiksvriendelijke tijdsregistratie software die je administratieve leven heel wat makkelijker maken. Er bestaan zelfs gratis urenregistratie apps voor consultants. 

Hier zijn onze 5 tips voor consultants om alvast een vliegende start te nemen bij het registreren van je tijd.

1. Zoek een urenregistratie software.

Wat een goede tijdsregistratie software onderscheidt van een minder goede tijdsregistratie software is visibiliteit. Tijdregistratie software voor consultants moet niet alleen jouw tijd registreren maar moet ook het controleren van teamleden en klantprojecten vereenvoudigen.

Platformen zoals Toggl vormen hierbij een goede start, maar ze bieden niet alles wat teams en je medewerkers echt nodig hebben.  

In plaats daarvan adviseren we om op zoek te gaan naar een iets uitgebreidere project management oplossing met een geïntegreerde urenregistratie die je bovendien eenvoudig kunt automatiseren en integreren in andere onderdelen van je onderneming. 

Pro tip: Dankzij functies zoals geautomatiseerde tijdsregistratie en geïntegreerd task management (takenbeheer) gaat PSOhub nog een stapje verder als het op het loggen van de tijd van je consultants, het beheren van projecten en het factureren van klanten aankomt. Bovendien biedt PSOHub een tijdsregistratie extensie voor Chrome aan. Deze extensie laat je consultants toe om hun tijd rechtstreeks via hun brower te registreren.

2. Gebruik je kalender.

Of je nu Google, Outlook of een ander kalendersysteem gebruikt, je kunt al deze systemen ook gewoon als je enige tijdsregistratie tool gebruiken. Het invoeren van je uren in een kalender om ze dan nadien nog eens in een tijdsregistratie app of in een Excel-spreadsheet in te voeren, is tenslotte dubbel werk. 

Nog beter is om voor een tijdsregistratie software te kiezen die je kunt integreren in je kalender en die op deze manier automatisch de tijd voor geplande vergaderingen kan bijhouden.

Pro tip: Wil je jouw kalender ten volle benutten? Reserveer niet alleen tijd voor je meetings met de klant, maar reserveer ook tijd voor zaken zoals projectwerk en interne meetings. En bouw hier en daar een buffer in die je de tijd en ademruimte geeft om van de ene klant of taak naar de andere over te stappen. 

3. Stel grenzen.

Wil je als consultant jouw tijd op gepaste wijze bijhouden dan is stellen van grenzen en het reserveren van tijdsblokken voor bepaalde taken in je kalender cruciaal. Het helpt je zowel om dingen te pioritiseren en de focus op bepaalde taken te houden als om routines te ontwikkelen zoals het reserveren van tijd voor het beantwoorden van je mails. Een specifieke tijd reserveren om je mails te beantwoorden, werkt beter en aangenamer dan telkens naar je mailbox overschakelen wanneer je een inkomende mail hebt.  

Pro tip: Werk slimmer, niet harder: Wie multitasking, de echte vijand van productiviteit, vermijdt, komt in een bepaalde productieve focus en flow terecht. Monotasking daarentegen is 'the way to go'! Probeer je toe te leggen op één taak of opdracht en minimaliseer de kans op onderbrekingen door bijvoorbeeld tijd te reserveren. 

4. Analyseer je tijd.

Je tijd registreren is essentieel, maar het loont ook de moeite om na te gaan hoe je jouw tijd echt gebruikt en hoe je hierin nog kunt verbeteren. 

Efficiënt time management draait allemaal om het analyseren en finetunen van je gewoontes en toepassingen op gebied van tijdsregistratie. 

Bekijk eens hoe je doorheen de dag jouw tijd registreert en maak je eigen analyses. Ben je 's morgens productiever? Stel je bepaalde taken altijd uit? Geef je echt prioriteit aan de meest cruciale taken? Je zult verrast zijn door wat je ontdekt.

Pro tip: Sommige tijdsregistratie software komt met geïntegreerde analysetools en -rapporten die je helpen bij het ontdekken van bepaalde trends en patronen binnen je eigen tijdsregistratieproces.

5. Overweeg verschillende time management technieken.

Iedereen is uniek: Een time management strategie die wonderen doet voor je collega Jan Janssens werkt daarom niet perse voor jou. Gelukkig is er een brede waaier aan time management technieken waaruit je kunt kiezen. 

Het gaat hier niet over goed of slecht; wat belangrijk is, is dat het goed is voor jou en dat het je helpt om het maximale uit je werk en tijd te halen. 

Pro tip: Een van de populairste time management strategieën is de Pomodoro techniek. Deze techniek focust op het indelen van je tijd in blokken van 20 minuten gevolgd door een korte en op sommige momenten een langere pauze. (Voor de sporters onder ons; je kunt het vergelijken met een HIIT (High Intensity Interval Training) voor je hersenen.)

PSOhub: urenregistratie software voor consultants

Zoals de gelauwerde jazzcomponist Miles Davis ooit zei, “Time isn’t the main thing. It’s the only thing.” 

Hoog tijd dus om geen tijd meer te verliezen! Meld je vandaag nog aan voor PSOHub en word de meest efficiënte consultant die je kunt zijn.