Hou het simpel!
Het registreren van de gewerkte uren, het lijkt wel of het van niemand een hobby is. Een noodzakelijk kwaad, helaas. Op zich begrijpelijk, want je bent liever aan het ontwerpen of bouwen. En administratie is nou eenmaal saai…
Naast de facturatie, is je urenregistratie toch één van de meest wezenlijke onderdelen van de projectadministratie van een architect. Niet alleen om je actuele projecten te kunnen bewaken, ook om eventueel meerwerk te kunnen indienen en in de toekomst betere en scherpere offertes te kunnen schrijven.
Houd het simpel!
Wat kan je eraan doen om het uren boeken zo simpel mogelijk te maken? Zorg dat je projectadministratie zo eenvoudig mogelijk is ingericht. Bovendien hoeft niet iedere medewerker tot op vijf minuten nauwkeurig te zijn in het registreren van werkzaamheden (we zijn geen advocaten, toch?). Boek zoveel mogelijk per uur, of halve uren. Zorg dat de juiste fase actief is en dat alle andere fases zijn afgesloten. Houd voor iedere medewerker één rol aan (of functie/uursoort, hoe je het ook wilt noemen). Hoe minder keuze je geeft, hoe beter zal worden geboekt.
Keuzemogelijkheden voor registratie
Heel prettig is als er op verschillende manieren uren kunnen worden geboekt in de projectadministratie, zodat de medewerker kan kiezen wat voor diegene het fijnste werkt.
- Hou je bijvoorbeeld je afspraken en werk bij in je (digitale) agenda? Importeer deze afspraken in je urenregistratie kalender. Deze kan je direct koppelen aan de projecten, de fase en je rol. Ook kan je door het uitrekken van je afspraken, eenvoudig bijvoorbeeld reistijd toevoegen in deze urenregistratie kalender. PSOhub heeft een intelligente functie, die onthoudt op welke wijze je de vorige keer de uren boekte, en zal dit als suggestie bij de import meegeven. Hierdoor gaat het boeken van uren nog sneller.
- Werk je slechts aan een paar projecten, maar met veel uren per dag? Gebruik dan het rooster van de urenregistratie. Daarin staan je projecten vermeld, waarbij je per dag eenvoudig een aantal uur kan toevoegen. Werk je een hele week aan dat ene project? Dan heb je door vijf keer acht uur in te vullen in een mum van tijd je uren ingevuld.
- Vind je het prettig om vanuit je projectadministratie te werken? Ook daar is per fase een icoon met klok aanwezig, zodat je daar je uren kan toevoegen.
- Vergeet je regelmatig hoe laat je was gestart met werkzaamheden? Zet dan de timer aan, deze houdt precies voor je bij hoe lang je werkt aan een bepaald onderdeel. Deze functie is ook handig voor vergaderingen, zo weet je precies hoe lang je overleg hebt gehad.
- Ben jij 24/7 aan je smartphone gekluisterd? Boek je uren via de mobile app!
- Vergeet je altijd je inlognaam en/of wachtwoord? Dan is de Add-in voor Google Chrome van PSOhub ideaal voor jou. Hoe werkt dat? Kijk hier de instructievideo.
Je ziet: genoeg mogelijkheden om iets te kiezen wat het prettigst voor jou werkt met je urenregistratie!
Dit artikel is ook geplaatst op Architectenweb.nl