Wat is SaaS-sprawl, waarom is het slecht voor zaken en hoe is het te stoppen

Het probleem is dat deze kleine maandelijkse licentiekosten snel oplopen, vooral naarmate je bedrijf groeit en schaalt. Bijvoorbeeld, deze casestudy naar de negatieve effecten van SaaS-sprawl onthulde dat organisaties met 2.000+ werknemers gemiddeld 175 SaaS-apps hadden in 2020.

Onderbenutting is ook een belangrijke factor, met honderden miljoenen dollars die elk jaar worden uitgegeven aan ongebruikte softwarefuncties.

Uiteraard is het aan boord brengen van de ene oplossing na de andere zoals deze geen goedkope onderneming. Dit roept de vraag op –

Heeft jouw organisatie echt al deze platforms nodig? Of ben je te wijd verspreid?

Hier zullen we praten over wat SaaS-sprawl is, waarom het slecht is voor zaken en 8 bewezen manieren om de valkuilen te vermijden.

Wat is SaaS-sprawl?

De SaaS-revolutie heeft het mogelijk gemaakt om software eenvoudig te gebruiken met slechts een internetverbinding. Er is geen behoefte om logge systemen op je harde schijf te downloaden, noch om grote kapitalen te investeren in het ontwikkelen van je eigen softwaretools.

In plaats daarvan meld je je eenvoudig aan bij een externe leverancier die deze software al voor je heeft ontwikkeld. Je betaalt maandelijkse of jaarlijkse licentiekosten voor elke gebruiker.

Maar soms, zelfs in kleinere bedrijven, kunnen al die apps uit de hand lopen. Dat is wanneer je te maken krijgt met een geval van SaaS-sprawl:

SaaS-sprawl (ook wel bekend als Software-as-a-Service-sprawl) treedt op wanneer bedrijven zoveel externe cloudtoepassingen hebben dat beheerders ze niet langer effectief kunnen beheren.

Wat veroorzaakt SaaS-sprawl?

SaaS-sprawl bestaat niet in een vacuüm. Bepaalde omstandigheden leggen de basis voor een situatie waarin er plotseling te veel platforms in de mix zijn.

Meestal heeft niet elk platform zin in het grote geheel en kost het het bedrijf te veel aan licentiekosten.

SaaS-sprawlis genadeloos algemeen, tot op het punt dat G2 eigenlijk een volgsysteem heeft gemaakt om bedrijven te helpen hun oog te houden op alle cloud-apps die worden gebruikt.

En SaaS-sprawl discrimineert niet, het gebeurt bij iedereen, van kleine start-ups tot organisaties op bedrijfsniveau in een breed scala van sectoren. Hier zijn de belangrijkste oorzaken:

Schaduw-IT

Bedrijven bevinden zich vaak in een toestand van SaaS-sprawl wanneer individuele gebruikers en teams applicaties downloaden om direct aan een behoefte te voldoen, zonder eerst IT of het hogere management te raadplegen om hun aankoop en gebruik goed te keuren. Dit wordt vaak aangeduid als schaduw-IT, of IT-apps die worden ingezet zonder de juiste autorisatie.

Gebrek aan autorisatieprocedure

Ondanks de sinistere naam, wordt schaduw-IT niet noodzakelijk veroorzaakt door louche werknemers die de regels ontwijken. Vaak loopt SaaS-sprawl uit de hand omdat er geen vastgestelde autorisatieprocedures zijn voor het implementeren van nieuwe IT in de eerste plaats.

Zonder enig controlesysteem maken vooral wereldwijde teams vaak snel beslissingen over nieuwe platforms die ze op dat moment nodig hebben, terwijl de IT-afdeling van niets weet.

Onderbenutting

Een andere belangrijke reden om te veel SaaS-toepassingen toe te voegen is dat organisaties de tools die ze al hebben niet goed gebruiken. In veel gevallen kennen teams bepaalde functies niet, wat hen kan aanzetten om een extra platform aan te vragen.

En als managers niet goed op de hoogte zijn van de oplossingen die momenteel worden gebruikt, kunnen ze deze verzoeken onbedoeld goedkeuren. Dit leidt tot redundantie en overlapping en bijgevolg onnodige uitgaven aan overbodige apps.

Afgezonderde oplossingen

Als je platforms gebruikt die geen alles-in-één-functionaliteit en/of integraties bieden, eindig je met afgezonderde oplossingen. Afgezonderde oplossingen werken niet goed samen met andere, wat betekent dat ze geen significante integraties bieden om verbinding te maken met tools die je al gebruikt.

Wanneer je een SaaS-licentie koopt voor een platform dat niet integreert met de belangrijkste tools die in je workflows worden gebruikt, eindig je met een afzondering. Afzonderingen verbinden niet en stromen niet, maar creëren in plaats daarvan de noodzaak voor meer afzonderingen.

Waarom is SaaS-sprawl slecht voor zaken?

Je betaalt te veel voor softwarelicenties.

Als je niet alle functies van de SaaS-app benut of als het op de een of andere manier overbodig is, betaal je te veel geld op maandelijkse/jaarlijkse basis. Het consolideren van je SaaS-stack kan besparingen van duizenden euro's per jaar opleveren.

Je beïnvloedt de productiviteit negatief.

Te veel SaaS-apps kunnen de productiviteit van teams negatief beïnvloeden, omdat ze voortdurend moeten schakelen tussen platforms. Dit wordt de overstapkosten genoemd en het leidt tot aanzienlijke tijd- en geldverlies op de lange termijn. De overstapkosten vertegenwoordigen de tijd die teamleden besteden aan het zoeken naar de juiste informatie op de juiste app. Het neemt aanzienlijk toe naarmate de SaaS-sprawl groeit.

Je gegevens zijn minder veilig.

Tenzij al je SaaS-platforms naadloos met elkaar zijn geïntegreerd - iets dat niet gebeurt bij SaaS-sprawl - is je gegevensbeveiliging waarschijnlijk in gevaar. Hoewel het niet noodzakelijk resulteert in een hack, zal belangrijke informatie waarschijnlijk verloren gaan, in die mate dat ongeveer 50% van de SaaS-gebruikers enige vorm van gegevens verliest bij de overdracht. Meer gevoelige informatie kan onbewust in verkeerde handen vallen.

8 Tips om systematisch de valkuilen van SaaS-sprawl te vermijden

Uiteindelijk leidt SaaS-sprawl tot verspilling van geld en tijd, plus bedreigingen voor de algehele gegevensbeveiliging.

Om deze nare valkuilen te vermijden, zijn hier 8 bewezen manieren om te voorkomen dat SaaS-sprawl een negatieve invloed heeft op je bedrijf:

1. Regelmatige audits/gebruiksanalyse

De belangrijkste tip voor managers, eigenaren en CIO's om SaaS-sprawl te verminderen, is het uitvoeren van doorlopende audits voor nauwkeurige gebruiksanalyse.

Hoewel velen misschien beweren dat ze dashboards voor dit soort dingen gebruiken, gaan dashboards slechts tot op zekere hoogte. Managers, de financiële afdeling, enz. kunnen niet zien of de meeste werknemers daadwerkelijk gebruikmaken van alle functies en tools waarvoor ze betalen.

In plaats van te vertrouwen op dashboards, voer je audits uit om het gebruik van SaaS in de hele organisatie te analyseren en praat je met je werknemers. Deze kritieke feedback kan je helpen bepalen wat niet wordt gebruikt en wat mogelijk overbodig is.

Van daaruit kun je betere beslissingen nemen over welke abonnementen je moet behouden, welke je moet beëindigen en welke je mogelijk moet downgraden als de functies niet goed worden benut.

2. Identificeer kritieke functies en groepen

Voordat je abonnementen opzegt, wil je er zeker van zijn dat je niets verwijdert dat belangrijk is voor specifieke individuen en teams.

Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat de meeste van het team de basale functionaliteit van het platform zullen gebruiken, maar misschien zijn bepaalde functies cruciaal voor je creatievelingen of je ontwikkelaars. Ontdek wie deze mensen zijn en krijg feedback van hen voordat je beslist om je SaaS-plan te beëindigen of te downgraden.

3. Stel een autorisatieproces in voor nieuwe oplossingen

Schaduwtechnologie, of niet-geaccounteerde licenties, kan snel leiden tot een ongecontroleerde SaaS-sprawl. Dit is vooral het geval bij grotere teams, projecten met veel stakeholders en wereldwijde, externe teams.

Iemand heeft een tool nodig om zijn werk te doen, hij meldt zich aan en hij kan het vergeten. Ondertussen zit je bedrijf opgescheept met de rekening voor de komende maanden of jaren.

Om schaduwtechnologie te voorkomen en het implementeren van onschatbare nieuwe software te regelen, stel je een solide autorisatieproces in. Als iemand bijvoorbeeld een nieuwe licentie wil, moet hij een formulier indienen bij de IT-afdeling die het zal beoordelen en goedkeuren of afwijzen.

Het hoeft niet ingewikkeld te zijn (en dat mag het ook niet zijn). Zorg er gewoon voor dat er duidelijke stappen zijn om te volgen en duidelijke manieren om te documenteren wat wordt goedgekeurd en wat wordt afgewezen. Op deze manier heb je, als iemand anders een soortgelijk platform aanvraagt, de documentatie om te laten zien dat de functies die ze nodig hebben al in een bestaande oplossing zitten, bijvoorbeeld.

4. Voorkom dat mensen buiten gebruik gestelde software gebruiken

Soms gebeurt SaaS-sprawl omdat individuen eenvoudigweg niet beseffen dat een platform opzettelijk is stopgezet. Aan de andere kant kun je mensen hebben die terughoudend zijn om een vervanging voor hun favoriete tool aan boord te nemen.

Om dit te voorkomen, stel je een proces in om te voorkomen dat mensen buiten gebruik gestelde software gebruiken. Dit zal helpen om iedereen op dezelfde pagina te krijgen.

Communicatie is essentieel om je team te helpen precies te weten welke SaaS-apps zijn goedgekeurd en welke niet langer zijn toegestaan.

5. Plan periodieke beoordelingen van leveranciers/contracten

Controleer jaarlijks of om de zes maanden wat je SaaS-leveranciers aanbieden, vooral als je bedrijf snel groeit. Met deze periodieke beoordelingen kun je ervoor zorgen dat alles nog steeds aansluit bij wat je bedrijf nodig heeft.

Naarmate bedrijven groeien, schalen en veranderen, zullen bepaalde softwarefuncties onvermijdelijk verouderd of ontoereikend worden. Zolang je een systeem opzet om je SaaS-contracten van tijd tot tijd te bekijken, zou je toekomstige SaaS-sprawl moeten kunnen vermijden.

6. Profiteer van functies bij SaaS-apps waarvoor je al betaalt

Zoals we al hebben besproken, is onderbenutting een van de grote redenen waarom SaaS-sprawl in de eerste plaats voorkomt. Voordat je op zoek gaat naar een ander platform om aan je tech stack toe te voegen, kijk je eerst naar je bestaande apps om te zien of er functies zijn die je niet benut of niet correct gebruikt. Moedig je team aan om hetzelfde te doen en om het autorisatieproces te volgen wanneer ze een nieuwe SaaS-app willen aan boord nemen.

7. Schaf geavanceerdere functies later aan

SaaS-abonnementen worden altijd geleverd in prijsklassen die toenemen naarmate je meer functies en meer functionaliteit toevoegt. Hoewel het verleidelijk kan zijn om voor een duurdere optie te kiezen om al je behoeften te dekken, kan deze mentaliteit vaak bijdragen aan SaaS-sprawl.

Dus wanneer je je aanmeldt voor een nieuw platform, weersta dan de verleiding. Ga meteen voor wat je nodig hebt om de klus te klaren, en je kunt altijd later upgraden als er functies zijn die je niet kunt missen. Soms is minder meer.

8. Profiteer van alles-in-één-functionaliteit en integraties

SaaS-platforms evolueren steeds meer naar systemen met alles-in-één-functionaliteit, met name voor projectmanagement. De meer geavanceerde leveranciers bieden ook krachtige integraties om hun oplossingen aantrekkelijker te maken voor meer gebruikers.

Wanneer je kiest voor een alles-in-één-oplossing, kun je effectief SaaS-sprawl oplossen. In plaats van één platform te gebruiken voor facturering, één voor planning en één voor contracten, bijvoorbeeld, kun je een PSA-tool (Professional Services Automation) nemen die al deze functies heeft. Zo betaal je slechts voor één SaaS-licentie in plaats van drie.

Integraties maken je leven ook gemakkelijker doordat ze helpen bij het elimineren van silo's die vaak voorkomen in een opgeblazen tech-stack. Dit maakt je gegevens veiliger en vermindert de overstapkosten.

Conclusie

Cloudgebaseerde SaaS-platforms zijn een integraal onderdeel geworden van de meeste tech stacks van vandaag. Ze bieden aanzienlijke voordelen ten opzichte van het ouderwetse softwaremodel.

Maar als je niet voorzichtig bent, kun je jezelf vinden met te veel licenties, waarvan sommige mogelijk overbodig of onnodig zijn.

Projectmanagers en andere leiders verliezen het zicht op de tech stack naarmate de dingen zich opstapelen. SaaS-sprawl gebeurt wanneer teamleden niet-geautoriseerde platformen aan boord brengen (schaduw-IT), wanneer huidige apps onderbenut worden en als er te veel afgezonderde oplossingen zijn.

De drie belangrijkste valkuilen van SaaS-sprawl zijn het uitgeven van te veel aan licentiekosten, verminderde productiviteit en gebrek aan gegevensbeveiliging.

Gelukkig zijn er bewezen manieren om SaaS-sprawl onder controle te krijgen en deze negatieve effecten te vermijden. Eerst moet je enige gebruiksanalyse doen om te bepalen waarvoor je eigenlijk betaalt en hoeveel er wordt gebruikt. Zorg er ook voor dat je identificeert welke functies cruciaal zijn voor bepaalde teams en wie de personen zijn die hun werk niet kunnen doen zonder deze functies.

Vervolgens zul je meer processen implementeren om ervoor te zorgen dat het goedkeuren en buiten gebruik stellen van SaaS-apps duidelijk is. Je moet ook regelmatig je SaaS-contracten bekijken om ervoor te zorgen dat de functionaliteit nog steeds aansluit bij wat je bedrijf nodig heeft.

Voordat je een nieuwe SaaS-app aan boord brengt, kijk je of je de functies kunt benutten van bestaande tools om te bereiken wat je wilt. Het wordt ook aanbevolen om geavanceerdere functies later toe te voegen, voor het geval je ze niet gebruikt.

Ten slotte kunnen tools met alles-in-één-functionaliteit en sterke integraties helpen om SaaS-sprawl te elimineren door effectief meerdere tools te vervangen door slechts één of twee.

Als je je in het midden van SaaS-sprawl bevindt, is er hoop. Het vereist een systematische aanpak en een beetje discipline om je SaaS-stack weer onder controle te krijgen. Maar met de juiste stappen kun je de voordelen van SaaS maximaliseren zonder de negatieve effecten van overmatige sprawl.