We gebruiken PSOhub voor onze professional services automatisatie. Net zoals zovele andere digitale bureaus, het zal hen wel bekend in de oren klinken, hebben wij een complex factureringproces.Soms factureren we volgens het T&M (Time and Materials) principe; andere keren dan weer factureren we in termijnen. We hebben ook terugkerende facturerings. Wat PSOhub doet voor ons bedrijf, en dat is waarom we ook zoveel van deze tool houden, is dat het ons in staat stelt om een contract binnen hun systeem op te stellen en te beheren. En van zodra het contract in het systeem zit, kunnen we allereerst zien hoeveel we betaald worden vs wat het budget is. En we krijgen natuurlijk notificaties als we het budget overschrijden. Daarnaast heeft PSOhub ook een tijdsregistratie tool. Deze tijdsregistratie tool laat ons de tijd zien die we al hebben opgebruikt en de tijd waarvoor we al werden betaald. Heel handig want op deze manier kunnen we meteen zien wanneer we het projectbudget overschrijden en kunnen we waar nodig veranderingen aanbrengen of het kan ons helpen om onze tarieven aan te passen. Er zijn momenten dat we ons realiseren dat we meer moeten vragen voor het talent dat we aanbieden.Talenten en skills kosten nu eenmaal geld en wanneer je meer geeft, kan je ook meer vragen. Deze visibiliteit biedt een heel grote meerwaarde voor ons.

En ik houd ook van het professional services automatisatiegedeelte waarbij ik contracten kan opstellen in de tool en vervolgens worden er automatisch en op de juiste datum facturen gestuurd naar Xero. Wanneer de facturen worden betaald, wordt deze informatie dan automatisch tussen Xero en PSOhub gesynchroniseerd. Op deze manier kunnen we heel snel en heel eenvoudig zien wat we die bepaalde maand hebben gerealiseerd vs hoeveel we daarvoor werden betaald om dan eventuele cashflowproblemen aan het licht te brengen. En het laat me ook zien, op basis van onze terugkerende contracten, termijncontracten, enzovoort hoeveel inkomsten we deze maand, volgende maand en de maanden nadien zullen genereren zodat ik op eender welk tijdstip precies kan zien waar we inkomstengewijs staan met betrekking tot terugkerende en termijninkomsten. Of ik stel, bijvoorbeeld, vast dat er maar weinig time & materials inkomsten zijn terwijl ik weet dat we wel heel wat time & materials doen.

Het geeft me dus op elk gewenst moment een perfect real-time beeld en dat is waarom ik er zo van houd. Gedurende de maand kan ik ook zien waar we staan met onze facturering; wat werd er al betaald en wat moet er nog betaald worden. Allemaal zaken die hun nut al hebben bewezen voor onze organisatie. Ik gebruik PSOhub voor deze financiële rapportage. En wat natuurlijk ook handig is, is de gegevensuitwisseling over de contracten tussen PSOhub en HubSpot. Ik kan het contract dat ik in HubSpot heb opgemaakt met PSOhub delen zodat er automatisch een project in PSOhub wordt aangemaakt. De integratie tussen beide systemen gaat ervoor zorgen dat bepaalde gegevens zoals de naam, het factureringcontact en al deze zaken automatisch in PSOhub verschijnen zodat mijn team al deze manuele acties niet meer moet uitvoeren.

Wat vind je minder leuk aan PSOhub?

Moeilijke vraag want ik kan niet meteen aan iets denken wat ik niet leuk vind aan PSOhub. Toen ik een jaar geleden startte, waren er enkele zaken die ik misschien iets minder leuk vond zoals het één na één toevoegen van projectleden. Maar ondertussen ken ik PSOhub al zo goed en we werken ook samen met heel wat SaaS bedrijven. En deze zijn gewoon de beste binnen hun domein en doen er alles aan om de functionaliteiten te verbeteren en hun product te optimaliseren. Dus alles wat ik in het begin minder leuk of aangenaam vond, is ondertussen al opgelost of verbeterd. En hun klantendienst is gewoon geweldig! Iedere maand gaan er heel wat facturen de virtuele deur uit en PSOhub was er steeds om ons uit de nood te helpen toen we vragen hadden over onze processen of toen we niet meteen de rapporten kregen die we voor ogen hadden. Ongeacht wat ons probleem of onze vraag was, het werd onmiddellijk en altijd met een glimlach opgelost door de klantendienst.