IA et gestion de projet : 7 outils à essayer

Mise à jour le 4 février 2025

L'utilisation de l'IA et des fonctions de conduite autonome est l'une des principales tendances dans le domaine de la gestion de projet cette année.

Depuis l'explosion du ChatGPT sur la scène mondiale, les chefs de projet ont compris que l'IA pouvait les aider à mieux gérer leur temps et leurs ressources en accélérant les tâches subalternes.

Toutefois, l'IA n'est pas une panacée pour les problèmes courants qui surviennent au cours de la gestion d'un projet.

En fait, les chefs de projet sont plus sollicités que jamais, et l'IA n'est qu'un outil de plus, bien que puissant, pour rendre leurs équipes et leurs processus plus efficaces.

À cette fin, vous découvrirez ici les 7 meilleurs outils d'IA dont vous pouvez tirer parti pour votre prochain projet.

Cas d'utilisation spécifiques des outils d'IA dans la gestion de projet

L'intelligence artificielle, bien que puissante, a ses limites, l'une d'entre elles étant qu'elle ne peut jamais "apprendre" qu'à partir des données qui lui sont fournies. Par conséquent, si vous n'avez pas un carnet de commandes aussi important, comme dans le cas d'une startup par exemple, les outils d'IA seront souvent plus limités dans ce qu'ils peuvent faire.

Il convient également d'être prudent lorsque l'on utilise l'IA pour des tâches impliquant des informations qui évoluent rapidement. Des outils tels que Gemini et ChatGPT sont réputés pour leur décalage temporel, ce qui oblige souvent à revérifier leurs réponses.

Néanmoins, l'IA peut être utilisée dans les scénarios de gestion de projet suivants pour améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation et à l'auto-apprentissage :

Création de budgets

Le moyen le plus efficace d'utiliser l'IA à votre avantage en tant que gestionnaire de projet est sans doute de l'utiliser pour créer des budgets de projet.

Il suffit de saisir des chiffres et de laisser les algorithmes faire leur travail. C'est encore mieux si vous disposez de données historiques sur des projets antérieurs, de sorte que l'IA puisse continuellement apprendre quels sont les budgets les plus susceptibles de rester sur la bonne voie en ce qui concerne les heures passées, les rôles et les taux, etc.

Suivi du temps

Le suivi manuel du temps est une chose du passé, mais avec l'IA, il n'est même plus nécessaire d'enregistrer votre temps sur une feuille de temps numérique.

Le suivi du temps par l'IA peut aider à normaliser la facturabilité pour vos équipes en rendant le processus sans effort. Cela signifie que le temps est automatiquement rattaché au bon projet ou au bon client, même au niveau de la tâche.

Cela est également très utile pour l'analyse, car vous êtes en mesure de voir exactement où va le temps de chacun et comment ce temps influe sur la rentabilité.

Tout contenu lié au projet

Les chefs de projet sont souvent amenés à rédiger du contenu sous la forme de propositions, d'ordres du jour de réunions, d'e-mails, etc. Les outils de rédaction IA sont parmi les plus populaires dans tous les secteurs, car ils sont capables d'extraire des informations de manière transparente à partir de sites web et de les formuler dans le format choisi.

Les chefs de projet gagnent ainsi un temps considérable qui n'est souvent pas facturable, et comme ils ne sont pas nécessairement payés pour leurs compétences en matière de rédaction créative, c'est vraiment une bonne chose.

Allocation des ressources

L'IA peut facilement apprendre, en fonction des différents rôles, des tarifs et de la disponibilité, qui est le plus apte à travailler sur un projet donné.

Les outils d'auto-apprentissage peuvent identifier des schémas d'utilisation des ressources, ce qui évite aux chefs de projet d'épuiser leurs employés. L'analyse prédictive vous aidera à déterminer la direction à prendre en matière de budget.

Gestion des tâches

En matière de gestion des tâches, l'IA peut s'avérer utile pour prédéterminer la durée des tâches et même les dépendances, à condition qu'elle dispose d'un stock de données adéquat pour apprendre.

Certains outils peuvent également apprendre lorsque vous continuez à effectuer les mêmes tâches à plusieurs reprises et suggérer l'automatisation pour vous faire gagner du temps.

Réunions

Les outils d'IA peuvent planifier des réunions à votre place, prendre des notes et même veiller à ce que tout le monde reste concentré sur sa tâche, ce qui les rend extrêmement utiles pour la collaboration et les fait accueillir à bras ouverts par les équipes.

Personne n'a besoin de prendre des notes, ni de se demander s'il se souviendra ou non d'ajouter une action dans son outil de gestion des tâches. Tout cela peut être automatisé pour vous (gratuitement).

Analyse prédictive

L'analyse prédictive est l'une des fonctions d'IA les plus puissantes dont dispose un gestionnaire de projet pour contrôler la rentabilité d'un projet. En effet, les modèles d'auto-apprentissage sont capables de prédire, sur la base des projets passés, les résultats les plus probables et le moment où ils se produiront.

En identifiant les trajectoires négatives possibles, les chefs de projet peuvent pivoter bien avant que les problèmes ne commencent à se manifester sur le plan budgétaire.

Gestion des risques

L'IA peut s'avérer très utile pour identifier, suivre et atténuer les risques tout au long du cycle de vie du projet. Par exemple, vous pouvez demander à l'IA de créer un plan de gestion des risques pour vous sur la base des données de votre projet, de suivre activement les risques et de vous alerter lorsque les analyses prédictives signalent que quelque chose ne va pas ou doit être pris en compte.

Assistants et agents d'IA

Enfin, un assistant virtuel d'IA, ou agent d'IA, peut devenir le meilleur ami d'un gestionnaire de projet pour l'aider à rédiger des courriels, à prendre des rendez-vous et à configurer des tâches pour une équipe de projet.

Vous pouvez les trouver sous la forme d'un chatbot ou d'une autre solution LLM, ainsi que sous la forme d'une automatisation du flux de travail qui peut être facilement mise en place avec un logiciel de gestion de projet.

Les 7 meilleurs outils d'IA à exploiter pour votre prochain projet

1. ClickUp AI

ClickUp AI est l'un des meilleurs outils d'IA pour la gestion de projet que j'ai rencontrés en termes de prix, de facilité d'utilisation et de fonctionnalités. ClickUp AI est une fonctionnalité supplémentaire, qui fait partie de la fonctionnalité d'IA plus large de ClickUp Brain, disponible pour tous les plans payants. Tous les utilisateurs de ClickUp, même ceux qui ont des plans gratuits, peuvent l'essayer avant de l'acheter pour un maximum de 100 utilisateurs, mais après cela, ClickUp AI doit être ajouté par l'administrateur de l'espace de travail.

À quoi sert-il ?

• Gestion des tâches : ClickUp AI peut créer des tâches en un clin d'œil à partir de vos commandes vocales ou d'invites en langage naturel. Il peut également hiérarchiser automatiquement les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, et même les assigner en fonction des rôles et de la disponibilité.

• Gestion du temps : ClickUp AI peut suggérer des estimations de temps optimales pour les tâches en se basant sur des données historiques.

• Rédaction d'e-mails : Ne perdez pas votre temps à rédiger vous-même des courriels ; ClickUp AI peut le faire pour vous en générant automatiquement des résumés de réunions, par exemple, et en les envoyant ensuite à votre équipe.
• Suivi des projets et rapports : ClickUp AI Knowledge Manager agit comme un assistant personnel qui peut vous dire tout ce que vous avez besoin de savoir sur ce qui se passe avec vos tâches et vos ressources. À l'instar d'un ChatGPT ou d'un Gemini, il vous suffit de taper vos questions. Quant aux rapports et au suivi, l'AI Project Manager peut les produire automatiquement pour vous.

Prix : Ajouter à n'importe quel plan ClickUp pour un supplément de 7 $ par mois.

En savoir plus sur ClickUp AI pour la gestion de projet

2. PSOhub AI Copilot + autres fonctionnalités d'IA

PSOhub a été l'un des premiers outils de gestion de projet à développer le suivi du temps par l'IA, que la plateforme appelle le suivi du temps autonome. Dès le premier jour, PSOhub s'est également doté de puissantes fonctions d'analyse prédictive qui permettent de déterminer avec précision le moment où votre projet risque de dérailler. PSOhub agit comme un outil de gestion de projet tout-en-un, de sorte que tout est inclus, de la facturation à la gestion des contrats. Grâce à ce vaste ensemble de données et à de puissantes intégrations bidirectionnelles, PSOhub s'impose comme l'une des applications les plus efficaces de l'IA dans la gestion de projet. Le suivi du temps en mode autonome et l'analyse prédictive sont inclus dans tous les plans.

Pourquoi l'utiliser ?

• Assistant de gestion de projet 24/7 : Dans l'esprit des agents d'IA, l'AI Copilot de PSOhub agit comme un assistant de gestion de projet qui ne s'arrête jamais. Utilisez AI Copilot pour la planification de projet, la gestion des ressources, la gestion du budget, et plus encore.
• Suivi du temps de travail de l'équipe en toute transparence : Le suivi du temps autoguidé de PSOhub apprend de votre calendrier Google ou Outlook et suit automatiquement le temps pour vous. Vous pouvez également utiliser la fonction GPS pour vous assurer de ne jamais manquer une heure facturable sur le site.
• Des prévisions précises : Plus vous utilisez PSOhub, plus il devient intelligent. La fonction d'analyse prédictive peut vous aider à faire des prévisions plus précises et à maintenir votre trésorerie au niveau souhaité. Utilisez les puissantes fonctions d'analyse pour prendre de meilleures décisions sur le moment et la manière d'investir vos ressources.
• Facturation ultra-intelligente : PSOhub vous permet d'automatiser votre processus de facturation à la perfection. Si vous combinez cela avec le suivi du temps par l'IA, vous n'aurez pratiquement plus jamais à saisir manuellement le temps ou les factures. Le système peut vous faire passer directement de votre calendrier à l'argent liquide.

Prix : Inclus dans tous les plans PSOhub qui commencent à 25 $ par mois.

En savoir plus sur PSOhub AI Copilot et d'autres fonctionnalités d'IA pour la gestion de projet

3. Butler Power-Up pour Trello

L'extension gratuite Butler pour Trello est un moyen facile d'automatiser les flux de travail au sein de vos équipes sans se ruiner. Butler est le plus souvent utilisé pour se concentrer sur les éléments liés à la gestion des tâches en définissant des règles, et il est incroyablement facile à utiliser. Dans le cadre de sa fonctionnalité d'auto-apprentissage, Butler reconnaît les actions répétitives et recommande l'automatisation, un bon coup de pouce pour les utilisateurs qui ne connaissent pas l'IA.

À quoi sert-il ?

• Gestion des tâches : L'amélioration de Butler, et en fait toute la plateforme Trello, tourne autour de vos tableaux de tâches. Vous pouvez facilement définir les règles dont vous avez besoin pour créer l'automatisation que vous souhaitez. Si votre équipe utilise Slack, Butler peut aller plus loin en envoyant des messages automatisés en fonction de vos déclencheurs.
• Courriels automatisés : Pour s'assurer que votre équipe, les parties prenantes et même les clients sont au courant, Butler peut envoyer des courriels automatisés, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps, en fonction de la façon dont vous communiquez autour du projet.

Prix : Gratuit avec tous les plans Trello

En savoir plus sur Butler Power-Up pour la gestion de projet

4. Otter.ai

Cette liste ne serait pas complète sans mentionner Otter, l'assistant de réunion IA : il est gratuit, incroyablement facile à utiliser, et la plupart des équipes sont heureuses d'embarquer dans son UX conviviale. Otter agit comme une véritable secrétaire qui transcrit et enregistre vos réunions au fur et à mesure qu'elles se déroulent, tout en fournissant des notes. Otter s'intègre à Google Meet, Zoom et Teams, de sorte que vous n'aurez pas à changer ce que vous utilisez déjà.

À quoi sert-il ?

• Assistant de réunion virtuel : Otter propose gratuitement l'enregistrement automatisé des réunions, des transcriptions et des notes. Les tarifs les plus élevés vous permettent d'obtenir une plus grande largeur de bande pour ces données, ainsi que davantage de fonctions analytiques.
• Résumés de réunion de 30 secondes : Il s'agit de ma fonction préférée, car elle est à la fois simple et géniale. Otter peut distiller chaque heure d'une réunion en un bref résumé qui vous indique l'essentiel de ce qui s'est passé, le tout dans un visuel clair et net.
• Collaboration : Otter peut attribuer automatiquement des tâches en fonction des actions à entreprendre lors de vos réunions. Il s'intègre également à Slack, où vous pouvez envoyer automatiquement le contenu de vos réunions aux parties concernées.
• Contenu : Otter dispose désormais d'une nouvelle fonctionnalité incluse dans tous les plans, appelée Otter AI Chat, qui ressemble à un Gemini ou à un ChatGPT. Vous pouvez lui poser des questions et l'utiliser pour produire du contenu pour vos projets, comme des courriels, des propositions de budget, etc.
• Ventes : Le nouveau OtterPilot for Sales d'Otter s'intègre à votre CRM (Salesforce ou HubSpot) et y envoie automatiquement les notes de réunion.

Prix : Gratuit ; plus de fonctionnalités à partir de $8.33 pu/pm

En savoir plus sur Otter.ai pour la gestion de projet

5. ChatGPT ou Gemini

ChatGPT et Gemini sont sans doute les outils d'IA les plus accessibles de cette liste. Ce sont des noms connus qui ne nécessitent qu'une connexion Internet et la possibilité de poser une question. Ces puissances sont surtout connues pour leur capacité à créer rapidement du contenu ainsi qu'à condenser et à expliquer de grandes quantités d'informations. Ils sont donc utiles à pratiquement toutes les professions, mais les chefs de projet, en particulier, adorent ChatGPT et Gemini pour créer des budgets, des chartes de projet, des calendriers et même des diagrammes de Gantt.

Comment l'utiliser ?

• Poser des questions : L'époque où il fallait taper des mots-clés dans les moteurs de recherche et passer au crible ce qui apparaissait est révolue. Il suffit de demander à ChatGPT ou Gemini avec votre voix exactement ce que vous voulez savoir et comment vous voulez voir l'information.
• Établir un budget : Les deux outils peuvent rapidement créer des budgets de projet précis et complets sur la base des données que vous fournissez.
• Contenu : Utilisez l'un ou l'autre outil pour produire des courriels importants et pratiquement tous les éléments de contenu dont vous pourriez avoir besoin tout au long du projet, y compris les devis, les propositions, les rapports d'étape, etc.
• Planification : Communiquez à ChatGPT et Gemini les disponibilités de votre équipe et créez un calendrier en quelques secondes. Détaillez votre budget et vos objectifs, ainsi que les différents tarifs, et ils établiront des plannings encore plus performants et plus axés sur la rentabilité.

Prix : Gratuit, mais vous pouvez payer plus pour plus de fonctionnalités avec les deux logiciels.

En savoir plus sur ChatGPT et Gemini pour la gestion de projet

6. Work Intelligence de Wrike

La Work Intelligence de Wrike tire des enseignements de tous les projets que vous réalisez dans le cadre de la solution tout-en-un de la plateforme. Il dispose de son propre modèle de création de contenu et d'analyses approfondies de la gestion des risques qui font du suivi des projets une science totale. À l'instar de la fonctionnalité de PSOhub, cela en fait un outil d'IA très efficace, car il dispose en un seul endroit de tous les détails dont il pourrait avoir besoin sur les projets. Vous pouvez même utiliser des commandes vocales sur l'application mobile de Wrike pour accomplir plus de travail, plus intelligemment.

Comment l'utiliser ?

• Créer tout le contenu lié à un projet : SOWs, emails personnalisés, quel que soit le besoin, le créateur de contenu de Wrike est l'un des meilleurs pour les chefs de projet. Il apprendra même à écrire dans votre style personnel et dans la voix de votre marque.

• Optimiser les flux de travail : Il est difficile, même pour les chefs de projet expérimentés, de trouver le flux de travail le plus efficace possible. L'IA de Wrike peut identifier les domaines d'optimisation pour vous, faire des suggestions et même vous aider à mettre en place des automatisations pour l'avenir.

• Suivi des risques et prédiction : Work Intelligence de Wrike brille vraiment dans le département de gestion des risques, apprenant constamment à partir d'une foule de données de projet pour vous aider à réagir de manière proactive.

Prix : A partir de 10$ pm pour l'IA générative avec la formule Team ; la prédiction des risques et la création de travail nécessitent une formule Business à 24,80$ pm.

En savoir plus sur la Work Intelligence de Wrike pour la gestion de projet 

7. Kantata Optimisation de l'IA

Kantata est une suite de gestion de projet tout-en-un qui se double d'une solution de PSA. Cela signifie qu'elle est conçue spécifiquement pour les services professionnels et qu'elle est intrinsèquement axée sur l'automatisation. Les fonctions d'IA sont un pilier de la plateforme Kantata depuis des années, mais ils sont allés encore plus loin avec leur Optimisation IA officielle qui rend la gestion des ressources et le suivi de la rentabilité un jeu d'enfant.

Comment l'utiliser :

• Analyse et prévision - L'IA de Kantata brille vraiment dans le domaine de l'analyse prédictive. Avec des données de projet plus intéressantes à exploiter, vous obtenez des prévisions plus précises et d'autres informations pour éclairer vos décisions.

• Optimisation des ressources - L'IA de Kantata aide à réduire les conflits de planification et à identifier les meilleures ressources pour les scénarios les plus complexes.

• Assistant de projet - Vous pouvez traiter Kantata comme un assistant de projet, en lui posant des questions et en lui faisant cracher des informations importantes. Il sert également de créateur de contenu très nuancé pour vous aider à produire des documents de projet parfaits.

Prix de vente : Prix sur mesure uniquement

En savoir plus sur l'optimisation de l'IA de Kantata pour la gestion de projet 

Pourquoi utiliser l'IA dans la gestion de projet ?

En bref, l'IA offre une multitude de cas d'utilisation pratiques dans la gestion de projet, permettant d'économiser du temps et de l'énergie, ce qui, à son tour, peut aider les gestionnaires de projet à accroître leur efficacité et leur rentabilité.

Plutôt que de taper ces courriels vous-même, laissez Gemini s'en charger. Ou demandez à Otter de planifier et de prendre des notes sur toutes vos réunions. Des options peu coûteuses comme celles-ci et les autres outils d'IA de cette liste sont d'excellents ajouts à l'arsenal d'outils de réussite de tout gestionnaire de projet.