Share this
by Jarno Koopman on februari 24, 2025
.png?width=633&height=343&name=The%20Ins%20%26%20Outs%20of%20Generative%20AI%20for%20Project%20Managers%20(4).png)
SAMENVATTING: Generatieve AI is kunstmatige intelligentie die originele output produceert op basis van grote hoeveelheden gegevens waarvan het 'leert', in principe door patronen, overeenkomsten, enz. te identificeren. Projectmanagers kunnen mogelijk tijd en geld besparen door gebruik te maken van dit type kunstmatige intelligentie tijdens de hele levenscyclus van een project.
Statistieken blijven ons laten zien dat zowel de gebruikssituaties voor AI in het algemeen als de op maat gemaakte AI-modellen die in sneltreinvaart aan ons worden verkocht, snel toenemen.
IBM's 2024 Global AI Adoption Index laat zien dat 59% van de bedrijven die actief gebruik maken van AI hun investeringen de afgelopen twee jaar hebben verhoogd omdat het zo goed voor ze werkt.
De onderzoeken van het Project Management Institute bevestigen ook dat AI een waardevolle investering is in kapitaal, tijd en energie, vooral als het gaat om de rol van projectmanager.
85% van wat PMI 'trailblazers' noemt, oftewel PM's die AI gebruikten voor meer dan 51% van hun recente projecten, zeggen dat de implementatie van generatieve AI heeft bijgedragen aan verbeteringen in:
- Scope
- Planning
- Kostenbeheer
- Kwaliteit van opleveringen
- En meer
De integratie van generatieve AI in projectmanagementprocessen kan de productiviteit, creativiteit en zelfs het oplossen van problemen verhogen, naast andere voordelen.
AI is echter niet waterdicht en projectmanagers moeten extra voorzichtig zijn bij het trainen van AI-modellen met gevoelige gegevens.
In feite moeten projectmanagers die het meeste willen halen uit het gebruik van AI, goed worden in prompt engineering. Zo communiceer je immers effectief met AI, zodat het doet wat jij wilt.
Lees onze gids over generatieve AI voor projectmanagers met alles wat je moet weten om aan de slag te gaan.
Wat je leert:
II. Voordelen van generatieve AI voor projectmanagers
III. 5 genAI-gebruikscases in projectmanagement
V. Welke generatieve AI-tools gebruiken projectmanagers?
VI. Degelijke GenAI-opleidingen en hulpmiddelen voor projectmanagers
Wat is generatieve AI?
Als je ChatGPT ooit hebt gebruikt, gefeliciteerd! Je hebt al ervaring met generatieve AI.
Generatieve AI is een specifiek type kunstmatige intelligentie dat patronen identificeert in bestaande gegevens om originele output te produceren. Het systeem leert niet alleen, het genereert ook reacties op basis van wat het leert, vandaar de naam.
In wezen 'leert' dit type AI van grote hoeveelheden informatie om trends, overeenkomsten en meer te ontdekken.
Generatieve AI is echt goed in het geven van een holistisch overzicht van welke onderwerpen je ook onderzoekt, of het nu gaat om projectmanagement of het leven in het algemeen.
Voordelen van generatieve AI voor projectmanagers
Over de hele linie wordt generatieve AI gebruikt om tijd te besparen en snel en gemakkelijk informatie te vinden. Specifiek voor projectmanagers kan generatieve AI, als het effectief wordt ingezet, het werk op de volgende manieren positief beïnvloeden:
Verhoogde efficiëntie & productiviteit - Projectmanagers kunnen generatieve AI ondergeschikte, repetitieve taken laten uitvoeren, zoals het opstellen van e-mails, het plannen van vergaderingen, het samenvatten van vergadernotities, het maken van rapporten en dergelijke. Dit geeft PM's meer tijd en ruimte om zich bezig te houden met meer mensgerichte projectactiviteiten.
Verhoogde creativiteit en probleemoplossing - Generatieve AI-tools kunnen met suggesties komen die projectteams kunnen inspireren met frisse perspectieven en kunnen wijzen op nieuwe manieren om over problemen na te denken.
Verbeterde succespercentages bij projectoplevering - Met verbeterde communicatie, geautomatiseerde rapportage en gestroomlijnde workflows dankzij generatieve AI kunnen PM's de zichtbaarheid van projecten verbeteren en uiteindelijk succesvolle projecten opleveren met een grotere efficiëntie en voorspelbaarheid.
Verantwoordingsplicht behouden - Geloof het of niet, maar projectmanagers kunnen met behulp van AI een sterkere basis van transparantie opbouwen. Door verbeterde communicatie, gegevensanalyse en risicobeperking kunnen PM's beter verantwoording afleggen aan klanten, belanghebbenden en teams. t
Sneller betere keuzes maken - Omdat genAI enorme hoeveelheden gegevens kan analyseren, trends kan identificeren en meerdere mogelijke oplossingen kan voorstellen, kunnen PM's opties sneller evalueren, risico's inschatten en beter geïnformeerde, op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.
Kortom, generatieve AI kan een projectmanager veel tijd uit handen nemen door de mogelijkheid om ondergeschikte taken te automatiseren, de communicatie te stroomlijnen en patronen te identificeren in projectgegevens.
In plaats van het bestaan van de projectmanager te bedreigen, lijkt genAI juist de noodzaak van menselijk aanpassingsvermogen en kritisch denken te benadrukken. Het laat je simpelweg nauwkeurigere informatie zien wanneer die vaardigheden vereist zijn.
5 GenAI-gebruiksgevallen in projectmanagement
Generatieve AI heeft momenteel verschillende gebruikscases in de sfeer van project- en programmamanagement. Hier zijn de vijf populairste manieren waarop PMS genAI vandaag de dag inzetten:
1. Rapporten, documenten, inhoud creëren
Alle rapporten, documenten en content die je in de loop van de projectlevenscyclus nodig hebt, kunnen min of meer worden gemaakt met een robuuste AI-tool.
AI-tools kunnen projectgegevens, mijlpalen en voortgangsupdates analyseren om automatisch gedetailleerde rapporten op te stellen, belangrijke resultaten samen te vatten, uitdagingen te identificeren en de volgende stappen te schetsen.
Dit gaat verder dan het verzamelen van basisgegevens; AI kan inzichtelijke verhalen genereren, trends identificeren en zelfs anticiperen op mogelijke wegversperringen, wat waardevolle inzichten oplevert voor projectmanagers en belanghebbenden.
Deze geautomatiseerde rapportage stroomlijnt de communicatie, zorgt voor tijdige updates en maakt projectmanagers vrij om zich te richten op strategische besluitvorming en het proactief oplossen van problemen, waardoor uiteindelijk de efficiëntie van het project verbetert en de tevredenheid van belanghebbenden toeneemt.
Hier zijn een paar veelvoorkomende projectdocumenten die PM's kunnen genereren met een beetje hulp van AI:
- Begrotingen
- Project charters
- Projectplanning en Gantt-grafieken
- Plannen voor risicobeheer
- E-mails van klanten
- Samenvattingen van vergaderingen
- En meer
2. Risicobeheer
Een van de meest lucratieve en praktische manieren waarop PM's generatieve AI gebruiken om de winstgevendheid van hun projecten te verhogen, is risicobeheer.
In dit geval dekt AI de meeste bases door te helpen bij het identificeren, traceren en beperken van risico's in projecten.
Generatieve AI-modellen analyseren historische projectgegevens en zien bijvoorbeeld wat de meest voorkomende risico's zijn en wanneer de kans statistisch gezien het grootst is dat ze zich voordoen tijdens de levenscyclus van het project. Deze voorspellende analyse kan projectmanagers helpen proactiever te zijn in hun risicobeperkende strategieën en noodplannen.
Generatieve AI kan ook verschillende scenario's simuleren en de bijbehorende projectresultaten voorspellen.
Je kunt genAI ook vragen om een risicomanagementplan voor je te maken, maar dit is meer geschikt voor een AI-agent of copiloot die verbonden is met je projectmanagementsoftware. Het gebruik van een brede LLM zoals Gemini zal lang niet zo effectief zijn.
3. Toewijzing van middelen
Je kunt in principe al het giswerk en de meeste onvoorspelbaarheid in verband met de toewijzing van middelen wegnemen door dit over te laten aan een bekwaam generatief AI-model.
Op voorwaarde dat het toegang heeft tot veel schone, historische projectgegevens en je huidige projectgegevens, inclusief tijdregistratie, capaciteitsinformatie, budget, enz.
Met behulp van al deze informatie kan een AI-copiloot voor projectmanagement bijvoorbeeld automatisch je resources toewijzen aan een project.
Afhankelijk van de tool die je gebruikt, kan hij dit doen op basis van beschikbaarheid, winstgevendheid en noodzakelijke bijpassende vaardigheden.
Door historische gegevens te analyseren kan AI patronen vinden in het gebruik van resources, zoals de typische tijd die nodig is voor specifieke taken, de beschikbaarheid van verschillende teamleden en de kosten van verschillende resources.
Het kan ook continu de voortgang van projecten bewaken en zelfs automatisch de toewijzing van resources in realtime aanpassen op basis van veranderende prioriteiten en onvoorziene gebeurtenissen.
Dit kan helpen voorkomen dat projectmanagers teamleden per ongeluk overbelasten of onderbenutten op elk project.
4. Tijd- en kostenbeheer
In plaats van handmatig rapporten uit te voeren, kan AI de berekeningen automatiseren die je wilt zien, evenals de eerder genoemde gebieden van het voorspellen van risico's en het optimaliseren van middelen.
Dit maakt genAI een waardevol hulpmiddel voor het algehele tijd- en kostenbeheer van projecten.
Stel dat de lancering van een marketingcampagne voor de deur staat. De projectmanager kan met behulp van een AI-copilot in zijn projectmanagementsoftware belangrijke parameters invoeren: budgetbeperkingen, deadlines en de gewenste resultaten van de campagne.
GenAI, dat historische gegevens over eerdere campagnes, de beschikbaarheid van resources en de huidige markttrends gebruikt, kan vervolgens het budget analyseren, de planning optimaliseren, potentiële risico's identificeren en de projectstatus bijhouden terwijl nuttige rapporten en informatie op overzichtelijke dashboards worden weergegeven.
Door deze taken te automatiseren en waardevolle inzichten te verschaffen, stelt de AI copilot de projectmanager in staat om datagestuurde beslissingen te nemen die leiden tot succesvollere campagnes binnen het budget en op schema.
5. Workflowbeheer
GenAI heeft een heleboel voordelen en toepassingen voor workflowbeheer bij projectteams. Bepaalde AI-tools voor projectbeheer kunnen bijvoorbeeld snel afhankelijkheidsrapporten genereren van projectplannen, de voortgang van taakafhankelijkheden bijhouden en meer output op taakniveau.
We weten al dat genAI automatisch vergaderagenda's kan genereren, e-mails naar belanghebbenden kan opstellen en vergadernotities kan samenvatten, waardoor kostbare tijd vrijkomt voor meer strategische activiteiten.
Kortom, het automatiseert uw workflows en kan uw processen efficiënter maken. En wat nog belangrijker is: door historische projectgegevens te analyseren, kan AI mogelijke knelpunten identificeren en voorspellen, zoals beperkte middelen, afhankelijkheden tussen taken en mogelijke vertragingen.
Deze proactieve identificatie stelt projectmanagers in staat om planningen aan te passen, resources opnieuw toe te wijzen en risico's te beperken voordat ze een significante impact hebben op de tijdlijnen en budgetten van een project.
Uitdagingen
Voordat je begint met een grootschalige implementatie van AI in je projectmanagementprocessen, moet je je ervan bewust zijn dat generatieve AI geen wondermiddel is tegen inefficiëntie. Het heeft zijn eigen nadelen die, als je ze negeert, je tijd en portemonnee kunnen opslokken.
Hier volgen de uitdagingen bij het gebruik van genAI voor projectmanagement en wat je kunt doen om de situatie te verbeteren:
-
Kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens
Ten eerste is elke AI-tool zo goed als zijn data. En dit is tweeledig, van het grote LLM-model dat wordt gebruikt om mensachtige reacties te genereren tot de projectgegevens die het moet interpreteren.
In het eerste geval wil je er zeker van zijn dat, vooral voor content die specifieke informatie vereist of informatief van aard is, de gegevens die worden gebruikt om de AI te trainen zowel overvloedig als schoon zijn.
Wees je ervan bewust dat er vooroordelen kunnen bestaan die mogelijk moeten worden aangepakt, zoals racistische antwoorden, gewelddadige thema's, enz. die we hebben gezien bij LLM's zoals ChatGPT.
In het tweede geval kan de AI-tool alleen de geweldige dingen doen die we eerder bespraken als het toegang heeft tot je projectgegevens, hoe completer en hoe meer het heeft, hoe beter.
Als je niet zoveel historische projectgegevens hebt, zal genAI niet zo'n dramatische impact hebben, met name als het gaat om voorspellende analyses en resourcevoorspellingen, hoewel het je nog steeds kan helpen in de bovenstaande use cases.
TIP: Gebruik een AI-agent of copiloot die deel uitmaakt van je projectmanagementsoftware. Dit bespaart veel tijd en energie met prompting, omdat het al toegang heeft tot je belangrijke projectgegevens, zoals tijdregistratie, budget versus actuals, enz.
Dit levert aanzienlijk nauwkeurigere, inzichtelijkere resultaten op in vergelijking met een basis LLM-model.
Zorg er daarna voor dat u de gegevens regelmatig controleert en controleert op onnauwkeurigheden en inconsistenties.
-
Het juiste AI-model kiezen
Het lijkt wel alsof er elke dag een nieuwe AI-tool wordt gelanceerd, waardoor het kiezen van de 'juiste' ontmoedigend kan zijn. Bovendien kan het zijn dat je er meer dan één wilt gebruiken als je merkt dat een enkele oplossing niet alles kan wat je wilt.
TIP: Voordat je een AI-tool voor projectmanagement kiest, moet je duidelijk op een rijtje hebben wat je wilt dat die tool doet en wat je verwacht van de gebruikerservaring.
Probeer het vervolgens uit voordat je tot een officiële uitrol besluit. Laat teamleden waarvan je wilt dat ze het model gebruiken in actie komen en vraag om feedback na het proefdraaien.
-
Beveiliging van gegevens
Zoals het gezegde luidt: met grote macht komt grote verantwoordelijkheid. Projectmanagers hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens veilig worden verzonden bij het trainen van genAI-modellen. Dit houdt ook in dat ze zich moeten houden aan privacyregels en -normen.
Datalekken met gevoelige informatie zoals budgetten zijn niet ongewoon, en projectmanagers moeten ervoor zorgen dat het AI-model dat ze kiezen weet welke informatie gevoelig is en welke algemeen toegankelijk kan worden gemaakt voor gebruikers.
Een andere mogelijkheid is dat de AI zelf kwetsbaar is voor cyberaanvallen, waardoor kwaadwillenden toegang kunnen krijgen tot projectgegevens en deze kunnen exploiteren of projectactiviteiten kunnen verstoren.
TIP: Voer alleen de minimale hoeveelheid gevoelige gegevens in die de AI nodig heeft om zijn functie uit te voeren.
Vermijd het delen van vertrouwelijke informatie. Zorg voor gegevensmaskering (met pseudoniemen) en anonimisering om gevoelige informatie te beschermen en de AI toch in staat te stellen zijn taken uit te voeren.
Zorg ook voor sterke digitale controles, zoals RBAC (role-based access controls), om de toegang tot gevoelige gegevens en AI-functies te beperken op basis van gebruikersrollen en verantwoordelijkheden.
Op deze manier kunnen PM's ervoor zorgen dat alleen beheerders toegang hebben tot zeer vertrouwelijke informatie en de mogelijkheid om gevoelige gegevens te wijzigen.
-
Snelle engineering
Generatieve AI wordt van nature verondersteld gebruiksvriendelijk te zijn, getraind met LLM's met meer gegevens dan we zelfs maar kunnen bevatten. Prompt engineering is echter niet altijd zo eenvoudig als het lijkt. Het kan soms moeilijk zijn om AI te trainen om de exacte informatie te begrijpen die je wilt zien of de exacte taak die je wilt laten uitvoeren.
Daarom moeten projectmanagers in hun prompts zowel voldoende context als voldoende beperkingen opnemen. Het is een beetje een evenwichtsoefening om de AI op koers te houden en toch creatief en flexibel te laten reageren.
TIP: Het verfijnen van prompts vereist soms een iteratief proces van experimenteren en aanpassen om de gewenste resultaten te bereiken.
Hoewel dit veel moeite kost, kun je het proces van trial-and-error tot een minimum beperken door meer te leren over generatieve AI. Bepaalde cursussen en zelfs YouTube-video's kunnen je laten zien hoe je genAI effectief prompt. We zetten hieronder een paar goede bronnen op een rij om je op weg te helpen.
Welke generatieve AI-tools gebruiken projectmanagers?
Op zoek naar eersteklas AI-tools om je volgende project mee te beheren?
Projectmanagers gebruiken momenteel drie categorieën genAI-tools: native AI-agents voor projectbeheersoftware, brede LLM's en plug-ins.
Ten eerste kun je tegenwoordig generatieve AI ingebouwd krijgen in de meeste hooggewaardeerde projectmanagementsoftware. Dit omvat meestal een AI-agent of copiloot die specifiek is getraind voor projectmanagementgerelateerde output.
Op dit moment bieden de volgende populaire projectmanagementtools ingebouwde genAI-mogelijkheden:
- Wrike
- ClickUp
- PSOhub
- Smartsheet
- Kantata
Daarnaast kiezen veel projectmanagers verschillende LLM's voor verschillende functies, waarvan ChatGPT, Gemini en Otter.ai erg populair zijn.
Tot slot zijn er ook generatieve AI-tools voor projectbeheer verkrijgbaar in de vorm van add-ons, zoals de Diagrams plug-in voor ChatGPT of de Butler PowerUp voor Trello.
Degelijke GenAI-opleidingen en hulpmiddelen voor projectmanagers
Gelukkig is er online een heleboel educatief materiaal te vinden, zowel gratis als betaald, dat je kan helpen om beter te worden in prompt engineering en het gebruik van generatieve AI, specifiek voor gebruikscases in projectmanagement. Hier zijn een paar bronnen om je op weg te helpen.
Kosten: Gratis
Duur: 1-2 uur
Kosten: Gratis inschrijving
Duur: 1 maand of minder
Kosten: Minder dan $15
Duur: 5-10 uur
Kosten: Vanaf $35
Duur: Beweeg in je eigen tempo; het examen duurt 90 minuten
Kosten: Gratis
Duur: Minder dan een uur
Kosten: Gratis
Duur: Minder dan 1 uur
Kosten: Gratis
Duur: 1 uur
Volgende stappen
Voordat je besluit om systematisch generatieve AI te gebruiken voor projectmanagement, moet je weten hoe je het wilt toepassen. Dat wil zeggen, wat je verwacht dat het gaat doen, zoals het automatiseren van workflows, het bijhouden van projectrisico's, het opstellen van e-mails voor belanghebbenden, enz.
Kies vervolgens een tool en zorg ervoor dat je deze eerst test voordat je deze in je processen implementeert, vooral als je wilt dat teamleden de AI ook gaan gebruiken.
Zorg dat je goed wordt in prompt engineering, zodat je het meeste uit je AI-projectmanagementtool kunt halen.
Vervolgens ga je testen en opnieuw testen, waarbij je de resultaten met je team opnieuw valideert om een aantal van de uitdagingen die genAI van nature met zich meebrengt proactief op te lossen.
Vergeet niet dat je een bredere, basis LLM zoals ChatGPT of Gemini kunt gebruiken voor het maken van content en zelfs voor projectplanning.
Maar voor meer gedoseerde automatisering, scherpe voorspellingen en meer functionaliteit in het algemeen kunnen projectmanagers het beste een AI-tool gebruiken die speciaal is ontworpen voor projectmanagement, bij voorkeur op de plek waar hun projectmanagementgegevens al zijn opgeslagen.
Hopelijk heb je wat waardevolle informatie uit onze discussie kunnen halen, en zorg ervoor dat je de bronnen die we hebben opgesomd bekijkt, aangezien we deze vooraf hebben gecontroleerd en geen affiliate commissies ontvangen. Het is gewoon goede informatie waarvan we denken dat het je kan helpen bij je zoektocht.
Waarom houden projectmanagers van PSOhub's alleswetende AI Copilot?
Deze 24/7 projectmanagementassistent waarschuwt je automatisch voor budgetoverschrijdingen, onderbezetting, achterstallige taken en nog veel meer.
