We willen allemaal onze productiviteit en winstgevendheid verhogen. Dit in de praktijk brengen is iets anders.
Zoals met de meeste dingen in het leven, is kennis de voorloper van elke vorm van positieve verandering. Als het gaat om de productiviteit en factureerbaarheid van je team, is een van de beste meetwaarden de bezettingsgraad van je werknemers.
Het kennen van de bezettingsgraad van je werknemers kan je belangrijke inzichten geven in hoe je bedrijf draait en waar er ruimte is voor verbetering. Het kan je helpen om de factureerbare uren van je team te verhogen en om uit te zoeken of/waar bepaalde interne processen kunnen worden geautomatiseerd, bijvoorbeeld om de niet-factureerbare tijd terug te dringen. In dit artikel leer je hoe je de bezettingsgraad van je werknemers kunt berekenen en bijhouden.
De bezettingsgraad van een werknemer is gelijk aan de hoeveelheid tijd die de werknemer aan het werk is versus zijn totale beschikbaarheid of capaciteit.
Bijvoorbeeld
Laten we zeggen dat werknemer A vorige week 2 uur besteedde aan interne administratie en 28 factureerbare uren aan werk dat direct gerelateerd is aan projecten en diensten. De wekelijkse beschikbaarheid van werknemer A is 35 uur.
De bezettingsgraad voor medewerker A is ongeveer 85,7% of (30/35) x 100%. Dat komt omdat er 30 uur aan werk is besteed tegenover een totale beschikbaarheid van 35 uur.
Benuttingsgraad werknemer = werkuren/totaal beschikbare uren x 100%
Het berekenen van de bezettingsgraad is niet moeilijk, zolang je de gegevens van je urenregistratie maar bij de hand hebt. Met de personeelsbezettingsgraad kun je zien hoe winstgevend en hoe productief je werknemers zijn als het gaat om de manier waarop ze hun tijd op het werk doorbrengen. En je hebt maar twee getallen nodig om het uit te rekenen. Zo bereken je de personeelsbezettingsgraad:
Stap 1- Kies de periode waarin je je personeelsbezettingsgraad wilt meten. Je kunt deze meting berekenen voor een specifiek tijdsbestek of voor een specifiek project/klant.
Stap 2- Ga naar de oplossing voor het bijhouden van de uren van de werknemer om de uren te bekijken die binnen het opgegeven tijdsbestek zijn geregistreerd.
Stap 3 - Bepaal de totale beschikbaarheid van de werknemer voor werk tijdens het opgegeven tijdsbestek. Mogelijk moet u een kijkje nemen in uw resource management tool om deze informatie op te halen of in uw capaciteitsplanning voor een specifiek project.
Stap 4- Deel de werkuren door de totale beschikbare uren.
Stap 6 - Vermenigvuldig met 100% om de bezettingsgraad van de medewerker te berekenen.
Hier is nog een voorbeeld:
Werknemer B had een totale beschikbaarheid van 50 uur om aan een project te werken. Nadat de deliverables waren verzonden, registreerde werknemer B in totaal 35 werkuren.
De bezettingsgraad voor werknemer B in dit project is 70%.
35 werkuren / 50 beschikbare uren x 100% = 70% Benuttingsgraad werknemer
Om de bezettingsgraad van een medewerker te bepalen, zijn slechts 2 cijfers nodig: het aantal gewerkte uren en de totale beschikbaarheid van die persoon.
Om de personeelsbezetting in de loop van de tijd bij te houden, heb je een paar opties:
Optie 1- Je kunt een spreadsheet maken met Excel of Google Sheets. Maak een kolom voor alle werknemers, samen met drie extra kolommen om de bijgehouden uren, beschikbaarheid of capaciteit, en de medewerker bezettingsgraad weer te geven. Maak een eenvoudige formule om de kolom getraceerde uren te delen door de kolom beschikbaarheid. Dit is de formule voor de bezettingsgraad die in de laatste kolom wordt weergegeven.
Optie 2 - Je kunt de bezettingsgraad bijhouden met software die je misschien al gebruikt. Met de meeste resource management software kun je bezettingsgraden automatisch bijhouden. PSA tools die resource management bevatten, kunnen dit ook voor je bijhouden en de informatie weergeven in handige dashboards.
Voorbeeld: PSOhub Team Gebruik Dashboard
Wat wordt beschouwd als een 'goede' bezettingsgraad varieert per branche. Adviesbureaus en andere professionele dienstverleners verdienen inkomsten aan hoogopgeleide werknemers. In de professionele dienstverlening kan het aannemen van uitstekende mensen met waardevolle vaardigheden helpen om meer winstgevende klanten en projecten binnen te halen.
Als je doelstelling voor de bezettingsgraad te laag is, kunnen je teamleden minder inkomsten genereren voor het bedrijf en worden ze niet gestimuleerd om productief te zijn. Aan de andere kant, als je een te hoge bezettingsgraad als doel stelt, kunnen sommige medewerkers een burn-out krijgen. Burn-out kan de klantervaring en de bedrijfscultuur negatief beïnvloeden.
In de meeste gevallen geldt: hoe hoger de bezettingsgraad, hoe beter.
In de professionele dienstverlening wordt 80% beschouwd als de optimale bezettingsgraad.
Voor adviesbureaus schommelt de beste bezettingsgraad rond de 75%. En de basisbezetting is 71%.
Eindoordeel: 80% blijft het doel voor de personeelsbezetting. Uit de bovenstaande cijfers kunnen we echter leren dat een bezettingsgraad van 75% of hoger wordt beschouwd als een goede bezettingsgraad voor professionele diensten. Als de bezettingsgraad op of onder de 70 ligt, moet er mogelijk iets worden gedaan om de efficiëntie en winstgevendheid te verbeteren.
De bezettingsgraad laat zien hoeveel tijd uw team besteedt aan werk ten opzichte van hoeveel tijd ze zouden kunnen besteden (op basis van hun capaciteit). Je kunt ook inzicht krijgen in de productiviteit en efficiëntie van zowel individuen als teams door te kijken naar de bezettingsgraad.
Een hogere bezettingsgraad kan dienstverlenende bedrijven helpen:
Employee utilization rate en billable utilization zijn beide cijfers die je kunnen laten zien hoe productief en factureerbaar je team is. Ze zijn echter niet precies hetzelfde. Dit is het verschil:
De bezettingsgraad meet de werktijd in verhouding tot de totale beschikbare tijd (capaciteit).
Factureerbare bezettingsgraad meet factureerbare tijd in verhouding tot capaciteit.
Bijvoorbeeld: een werknemer heeft 20 factureerbare uren voor een week, naast 5 uur die besteed is aan interne administratieve taken. De totale beschikbaarheid voor die week was 30 uur.
De bezettingsgraad van de medewerker is 83,3% of 25/30 x 100%.
De factureerbare bezettingsgraad is 66,7% of 20/30 x 100%.
Voor deze werknemer kunnen we zien dat hij een goede algemene bezettingsgraad heeft, aangezien deze boven de 80% ligt.
We zien ook dat deze medewerker productief omgaat met zijn werktijd en 80% van zijn totale werk besteedt aan factureerbare taken.
De factureerbare bezettingsgraad ligt echter onder de 70%, wat betekent dat er ruimte is voor verbetering. Door de interne, niet factureerbare administratietijd van deze medewerker te verminderen, zal de factureerbare bezettingsgraad theoretisch hoger worden.
Het identificeren en bijhouden van de bezettingsgraad van werknemers kan projectmanagers en eigenaren helpen om de factureerbaarheid van hun teams te verhogen. Gewapend met de bezettingsgegevens kun je problemen sneller aanpakken en de efficiëntie van je team optimaliseren.
Een resource management tool kan bezettingsgraden voor je bijhouden en deze weergeven op een real-time dashboard.
Bovendien kan een PSA tool zoals PSOhub de zaken nog eenvoudiger maken door verbinding te maken met alle andere bewegende delen van je projectmanagement. Dat betekent dat facturatie en tijdregistratie verbonden zijn met capaciteitsplanning. Wanneer je team tijd bijhoudt, kun je die tijd automatisch laten toepassen op een factuur die wordt gegenereerd volgens je factureringsparameters. Je kunt de winstgevendheid van je projecten eenvoudig bijhouden met nauwkeurige gegevens.
Omdat PSA tools ontworpen zijn voor professionele diensten en vol zitten met geautomatiseerde functies, kun je gemakkelijk in één oogopslag je bezettingsgraad zien. U kunt de bezettingsgraad van uw werknemers in de loop van de tijd nauwkeurig bijhouden, zonder dat u er veel werk aan hebt.