Hoe manage je afhankelijkheden van taken tijdens de projectplanning

Taakafhankelijkheden, variërend van belachelijk eenvoudig tot irritant complex, moeten begrepen en verantwoord worden om je project soepel te laten verlopen en om binnen de tijd en het budget te blijven.

Kijk naar onze tips om taakafhankelijkheden beter uit te zoeken tijdens de planningsfase, zodat je je taakbeheer kunt verbeteren naarmate je project vordert met minder papierwerk. 

Wat zijn taakafhankelijkheden in projectmanagement?

Een taakafhankelijkheid is een taak die niet kan worden voltooid totdat een andere taak is afgerond. 

Zie taakafhankelijkheden als een eenvoudige keten van gebeurtenissen (en dat zijn ze). De ene schakel is afhankelijk van de vorige, enzovoort, om de keten te voltooien. 

In projectmanagement zijn taken vaak onderling verbonden, vooral bij complexe projecten met samenwerkende teams waarbij feedback van de klant een rol speelt, zoals webdesign, bouw en meer.

De voltooiing van elke nieuwe taak is afhankelijk van de voltooiing van andere taken die eraan voorafgaan in het iteratieve proces. 

Dat is de aard van taakafhankelijkheden: taken bestaan niet in een vacuüm.

Waarom taakafhankelijkheden belangrijk zijn

Wanneer taken van elkaar afhankelijk zijn, kunnen vertragingen aan de ene kant een rimpeleffect hebben dat het hele project doordringt. Door deze afhankelijkheden vooraf te visualiseren tijdens het plannen, kunnen projectmanagers potentiële problemen proactief aanpakken en projecten op schema houden terwijl ze vorderen.

Het draait allemaal om begrijpen hoe verschillende taken en processen met elkaar samenhangen. Als je weet hoe deze met elkaar samenhangen, kun je realistischere projectplanningen maken en is de kans groter dat je kostbare vertragingen voorkomt. 

Ook het doorspoelen van afhankelijkheden helpt je te begrijpen hoe je middelen efficiënt kunt toewijzen en potentiële risico's kunt beperken. 

Een duidelijke communicatie over taakafhankelijkheden is essentieel om ervoor te zorgen dat alle teamleden zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden en tijdlijnen, en ook van waar hun verantwoordelijkheden in het proces staan ten opzichte van die van anderen. 

In een notendop leidt het beheersen van taakafhankelijkheden tijdens het plannen ondubbelzinnig tot betere projectresultaten, minder risico's en een grotere klanttevredenheid.

Typen taakafhankelijkheden

Er zijn vier soorten taakafhankelijkheden in projectmanagement, en met welke soorten projectmanagers te maken hebben hangt grotendeels af van hun branche. Hier zijn de verschillende soorten afhankelijkheden die je kunt tegenkomen en veelvoorkomende voorbeelden van elk:

Finish-to-Start (FS): Dit is het meest voorkomende type afhankelijkheid bij projecten in vrijwel alle bedrijfstakken. Als er twee taken zijn, A en B, kan taak B niet starten totdat taak A is voltooid. Je kunt bijvoorbeeld niet beginnen met het maken van een risicomanagementrapport (taak B) totdat je klaar bent met het verzamelen en analyseren van gegevens (taak A).

Start-to-Start (SS): In dit scenario moeten taak A en taak B tegelijkertijd beginnen. Een perfect voorbeeld is een marketingcampagne waarbij zowel de social media- als de e-mailcampagne op hetzelfde moment moeten starten. 

Finish-to-Finish (FF):Taak A en taak B moeten tegelijkertijd worden voltooid. FF taakafhankelijkheden komen vaak voor bij softwareontwikkeling, waar het testen en debuggen van een nieuwe app vaak tegelijkertijd gebeuren.

Start-to-Finish (SF): Tot slot zijn start-to-finish afhankelijkheden de minst voorkomende in projectmanagement. In dit geval moet taak A beginnen voordat taak B kan worden voltooid. Je vindt dit soort afhankelijkheden in kwaliteitsborgingsprocessen waar het testen (taak B) niet kan worden voltooid voordat de ontwikkeling (taak A) begint.

Hoe identificeer je taakafhankelijkheden binnen een project

De relaties tussen taken die nodig zijn om een project te voltooien bepalen de volgorde waarin ze moeten worden voltooid. 

Met name voor meer gecompliceerde projecten geldt: ontspan en neem de tijd. Projectafhankelijkheden liggen niet altijd voor de hand en vereisen soms analyse, visualisatie en/of samenwerking om ze uit te pakken. 

Neem de tijd om elke projecttaak en de mogelijke invloed ervan op de andere grondig te analyseren. Dit is hoe je erachter kunt komen waar de afhankelijkheden van je taken liggen:

1. Break it down - Begin door je project op te splitsen in kleinere, beheersbare taken. Dit zal je helpen het grote geheel te visualiseren en mogelijke afhankelijkheden meteen te herkennen. Belangrijk is dat je de impact van kleine taken niet onderschat; zelfs kleine afhankelijkheden kunnen aanzienlijke vertragingen veroorzaken als je er geen rekening mee houdt. 
2. Ontdek wat ervoor en erna komt - Onthoud dat taakafhankelijkheden als een ketting zijn. Bedenk voor elke taak op de tabel wat er moet gebeuren voordat de taak kan beginnen en wat er niet kan beginnen voordat de taak is voltooid.
3. Gebruik een visual - Visuals zijn zeer nuttig bij het uitzoeken van taakafhankelijkheden omdat ze je kunnen helpen de opeenvolging van onderling verbonden gebeurtenissen holistischer te begrijpen. Het is zelfs aan te raden om er vanaf het begin een te gebruiken en dit hulpmiddel gedurende de hele levenscyclus van het project bij je te houden. Het populairste visuele hulpmiddel is een Gantt-diagram, maar sommige PM's gebruiken ook graag mindmaps om de relaties tussen taken te visualiseren. Het voordeel van de Gantt chart is dat het ook een planningstool en een statusvisual is die handig is wanneer je een blik moet werpen op de algemene gezondheid van je project. 
4. Praat met je team - Wie kan er beter tekenen voor taakafhankelijkheden dan de mensen die het werk daadwerkelijk gaan doen? Het is een goed idee om teamleden bij dit proces te betrekken omdat zij er meer bij betrokken zijn dan managers. Ipso facto hebben zij vaak vanuit hun ervaring inzichten in specifieke afhankelijkheden die je misschien over het hoofd ziet tijdens het plannen. Bovendien wil je er zeker van zijn dat alle teamleden de afhankelijkheden en hun impact op de tijdlijn van het project volledig begrijpen.

Tips om Projectafhankelijkheden te beheersen (de gemakkelijke manier)

• Creëer een Gedetailleerde Work Breakdown Structure (WBS) - Een gedetailleerde Work Breakdown Structure (WBS) is in feite het documenteren van stap #1. Door je projectpuzzel op te splitsen in kleinere delen, kun je het opdelen in kleinere delen. Door je projectpuzzel in kleinere stukjes op te splitsen, kun je de onderlinge relaties beter begrijpen. Bovendien kan een WBS je helpen om potentiële risico's te identificeren en noodplannen te ontwikkelen om ze te beperken.

• Beter nog, gebruik gewoon een Gantt-grafiek - In plaats van een WBS kiezen veel PM's ervoor om een enkele Gantt-grafiek te gebruiken om taakafhankelijkheden te plannen, de roadmap van het project te documenteren en dienovereenkomstig aan te passen naarmate het project vordert. Het mooie van het huidige Gantt-diagram is dat het wordt gevoed met live projectgegevens, dus tenzij je zelf iets wijzigt, wordt het automatisch bijgewerkt om de projectstatus in real-time weer te geven. Met een projectmanagementoplossing met een Gantt-diagramfunctie moet je ook taken en deadlines direct in de Gantt-weergave kunnen toewijzen.

• Omarm het aanpassingsvermogen - Bereid zijn om je aan te passen aan veranderingen en je projectplan zo nodig aan te passen. Zoals we in het begin al aangaven, kun je soms niet alle taakafhankelijkheden voorzien, en dat is niet erg. Zolang je kunt omgaan met verschuivende prioriteiten en de onvermijdelijke problemen die zich buiten je controle voordoen, kun je gewoon je planning aanpassen en afhankelijkheden opnieuw evalueren als dat nodig is. 

• Automatiseer taakafhankelijkheden zodra je ze hebt gedefinieerd - Automatisering bespaart je veel tijd en hoofdpijn tijdens de levenscyclus van het project, omdat de volgende taak in de afhankelijkheidsvolgorde automatisch wordt geactiveerd. Als je eenmaal weet waar je afhankelijkheden zijn en wie er invloed op heeft, kun je gemakkelijk de overgang tussen afhankelijkheden automatiseren met alles-in-één projectmanagementsoftware. Als we bijvoorbeeld weten dat de redacteur een stuk inhoud niet kan goedkeuren totdat de ontwerper de afbeeldingen heeft geüpload, kunnen we de oplossing automatisch de bewerkingstaak laten activeren zodra de uploadtaak is voltooid. 

Beheers taakafhankelijkheden om projecten op tijd en binnen budget te houden

Door taakafhankelijkheden effectief te identificeren en te beheren, kunt u uw project stroomlijnen, risico's beperken en uw algemene kansen op projectsucces vergroten. We raden je aan om afhankelijkheden door te lichten met behulp van een WBS en/of een Gantt-diagram, aanpassingsvermogen te omarmen en projectafhankelijkheden te automatiseren voor echte beheersing.