Het is helemaal lastig voor managers die er moeite mee hebben om een duidelijk urenregistratie proces of SOP te implementeren om teamleden hun tijd te laten registreren.
"Voor Managed Service Providers (MSP's) en ICT-dienstverleners is urenregistratie essentieel voor nauwkeurige facturatie en komen er specifieke uitdagingen en bewegende onderdelen bij kijken."
Dit is zo ingewikkeld dat MSP-urenregistratie een aparte technische vaardigheid is geworden die alleen kan worden voltooid met een duidelijk proces en een duidelijke skillset en toolkit. Tenzij je een heel goede oplossing hebt, kan dat betekenen dat je groeikansen misloopt door slordig tijd- en projectmanagement.
We geven hier een overzicht van het proces waarin je de juiste urenregistratie software kiest en implementeert en er (hopelijk) van gaat houden.
Per definitie zijn de beste urenregistratieoplossingen/-processen:
Aangezien we van managers veel vragen krijgen over dit onderwerp, hebben we een stappenplan opgesteld voor de implementatie van effectieve urenregistratie, toegespitst op MSP's en ICT-dienstverleners die van nature een uitgebreid plan nodig hebben.
Om de urenregistratie binnen je organisatie te verbeteren, moet je eerst een duidelijk proces of begrip hebben van hoe je uren moet registreren. Dat betekent dat je moet definiëren welke uren in rekening worden gebracht en welke niet en dat je bepaalde normen en regels moet instellen voor het afronden van tijd (bijvoorbeeld op een kwartier of half uur).
Om de teamefficiëntie te meten is het ook belangrijk om een redelijke capaciteit in te stellen voor te vergoeden tijd, aangezien er tijd verloren kan gaan tussen twee taken. Wetenschappers en professionals die zich met multitasken , bezighouden, noemen dit de 'switchkosten'. De switchkosten bestaan uit tijd en mentale energie, dus hoe minder multitasken hoe beter.
Vereenvoudigen is de oplossing.
De bedoeling van je nieuwe urenregistratieproces is dat je niet meer aan urenregistratie hoeft te werken. Het proces doet het werk voor je!"Zoek urenregistratie software die het proces vereenvoudigt met geautomatiseerde tools en andere functies zoals GPS-tracering zodat je team minder tijd kwijt is aan urenregistratie."
Efficiënte mensen zijn gek op urenregistratie.
En mensen die optimaal gebruik willen maken van hun tijd zijn de betere werknemers, die meer doen in minder tijd. Als persoonlijke tijd en vrijheid in jouw teamcultuur worden gewaardeerd, is urenregistratie een fantastisch middel om die dingen prioriteit te geven.
Zorg ervoor dat teamleden het niet zien als een politieagent die alles in de gaten houdt, maar meer als een manier om ervoor te zorgen dat iedereen meer betaald krijgt (aangezien het rechtstreeks met de facturering te maken heeft) en zijn tijd beter kan benutten. Het is een voordeel voor elk teamlid dat met een goede urenregistratie software werkt. Punt.
Of je nu tijdgebonden factureert of een vaste prijs rekent voor een project, tijdregistratie is altijd belangrijk. Als je een vaste prijs rekent, is tijdregistratie handig om bij toekomstige projecten de werklast in te schatten. Zo voorkom je dat teamleden te veel werken en er te veel onbetaalde tijd in een project gaat zitten.
Voor managers is het bij twijfel altijd verstandig om voor transparantie te gaan! Teamleden kunnen al snel gecontroleerd voelen door tijdregistratie. Het gaat niet om micromanagement of om "het systeem misbruiken", maar om efficiëntere groei van het bedrijf en je hebt de beste kans van slagen als je het samen doet, als een team.
Zoek ten slotte naar manieren om de benodigde stappen voor urenregistratie in te bouwen in cursussen en SOP's waar teamleden gemakkelijk naar kunnen verwijzen. Een eenvoudig voorbeeld voor technici binnen je MSP: registreer je tijd voordat je een ticket afsluit!
Zeg voorgoed vaarwel tegen handmatige spreadsheets of basale browserextensies om je tijd te synchroniseren en registreren.
Om urenregistratie daadwerkelijk te verbeteren, moet je serieus nadenken over de juiste tools die je kunt implementeren om functies zoals realtime tracking of geautomatiseerde urenregistratie mogelijke te maken.
Tools die specifiek ontworpen zijn om urenregistratie op te lossen voor professionals in de dienstensector, hebben als doel om de nauwkeurigheid van de tijdregistratie van je team te verbeteren en het urenregistratieproces te stroomlijnen om uiteindelijk de tijd goed in rekening te kunnen brengen.
Er zijn al verschillende tools beschikbaar, maar kies er vooral een die past bij je huidige workflow. En nog belangrijker, kies tools die als één samenwerken en de registratie automatisch synchroniseren met alle systemen. Registratie op verschillende locaties is wel het laatste waar je je tijd aan wilt besteden.
Doen je technici mee aan gesprekken met werknemers? Je kunt geautomatiseerde en self-driving urenregistratiesoftware aanleren om de tijd voor je te registreren op basis van je agenda-afspraken en zelfs op basis van je locatie.
Zorg ervoor dat je urenregistratiesoftware zichtbaarheid en gebruiksvriendelijke rapporten creëert. Als je duidelijke logs hebt van alle uren die aan tickets worden toegeschreven en bij klanten in rekening worden gebracht, heb je een compleet overzicht van verbeterpunten of winstgevendheid. Als je technici bijvoorbeeld veel tijd verliezen aan administratie, is het aan te raden om te onderzoeken waar dat door komt of wat er niet werkt. Zo weet je wat je moet aanpassen.
Zichtbaarheid is het allerbelangrijkste bij urenregistratie, dus zoek naar een oplossing waarmee je alles centraal kunt houden zodat je ziet wat er gebeurt terwijl het gebeurt.
Je kunt ervoor kiezen om een externe urenregistratietool zoals Harvest of een smartphone-app te gebruiken, maar MSP's hebben waarschijnlijk meer voordeel van een uitgebreidere, totaal geïntegreerde oplossing, omdat ze veel bewegende onderdelen hebben waarvoor zichtbaarheid en organisatie is vereist.
De beste oplossing voor MSP's en ICT-dienstverleners is daarom professional service automation (PSA)-software. Deze omgevingen bieden hen intelligentere functies om hun tijd optimaal te benutten en hun projecten te organiseren. Meer informatie over de functies en voordelen van PSA-software vind je hier.
Om meer van je administratie- en projectmanagementsoftware bij elkaar te houden, kun je PSA-software gebruiken zodat je bedrijf meer controle heeft over:
Een goede PSA-omgeving moet een uitstekende urenregistratie software bieden die voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is. Als dat niet het geval is, zoek dan verder.