Wat zijn PSA tools, hoe werkt PSA software en wat zijn de voordelen?

Wie werkzaam is in de industrie van de zakelijke dienstverlening (ook bekend als professional services organizations) heeft hoogstwaarschijnlijk baat bij het gebruik van PSA software. Deze software tools maken gebruik van automatisatisering en zijn speciaal ontworpen om PSO's, in hun dagdagelijkse behoeften te voorzien.  

Aangezien PSO's tegenwoordig mondiaal en globaal actief zijn, hebben ze behoefte aan software die meegaat en meegroeit met hun werk en expansie. In het post-COVID-tijdperk van asynchroon werken is de groei in de professionele dienstensector zelfs buitenproportioneel te noemen: de wereldwijde markt van de dienstensector zal in 2022 maar liefst meer dan 6 biljoen dollar bereiken.

PSA tools helpen dienstgerichte ondernemingen zoals MSPs, digitale marketingkantoren en andere ondernemingen om hun businessprocessen te automatiseren. Het ultieme doel van deze tools is om de dienstverlening en de algemene efficiënte te optimaliseren. 

Om je een goed idee te geven van wat PSA software doet we uit de doeken wat PSA tools precies zijn, vertellen we je wat hun voordelen zijn en geven we een voorbeeld van hoe ze werken. 

Wat zijn PSA tools?

Het acroniem PSA staat voor Professional Services Automation: PSA tools helpen ondernemingen migreren van hun historisch opgebouwde manuele processen naar future-proof geautomatiseerde workflows. We gaan hier graag dieper op in door te zeggen dat PSA Tools - ook bekend als PSA software - online oplossingen aanbieden om professionele dienstenleveranciers te helpen bij het automatiseren van hun processen omtrent:

• Projectmanagement
• Resourceplanning
• Budgetbeheer
• Uren- en kostenregistratie
• Facturatie

Hoewel PSA tools van pas komen bij projectmanagement, zijn ze in de meeste gevallen meer gericht op de financiële aspecten van project management dan op de meer granulaire workflow van projecten (d.w.z. taakbeheer en samenwerking). 

Dat gezegd zijnde, kan je stellen dat PSA Tools theoretisch gezien, zoals hierboven opgelijst, bij heel wat onderdelen van projectmanagement betrokken kunnen worden. Het moet voor zakelijke dienstverleners eerder een vanzelfsprekendheid dan een uitzondering maken. Automatisering is hierbij het sleutelwoord en de meeste PSA tools gebruiken dan ook een of andere vorm van artificiële intelligentie of autonome functies om naadloze ondersteuning te bieden.

Wat zijn de voordelen van PSA tools?

PSA tools bieden een schat aan voordelen wanneer ze op de juiste manier worden ingezet. Op basis van dit eindgebruikersonderzoek en deze PSA Tools reviews hebben we enkele van de belangrijkste voordelen op een rij gezet:

• Verhoging van de projectmarge

• Tot 50% minder inkomstenverlies

• Meer projecten voltooid binnen tijd en volgens budget

• Minder administratief tijdverlies 

• Verhoogde efficiëntie

• Minder fouten door manuele acties en datamigratie

• Meer visibiliteit en controle

• Transparantie

• Verbeterde klantenervaring mbt facturatie

• En meer!

Een voorbeeld van een PSA tool

Geen betere manier om aan te tonen hoe een PSA tool je onderneming praktisch gezien kan helpen dan door een voorbeeld van de werking van een PSA tool in de praktijk met jou te delen. 

PSOhub:

Als je gebruikmaakt van een krachtige PSA tool (in dit geval, PSOhub) zullen je workflows er geautomatiseerder gaan uitzien. Hier vertellen we hoe deze automatisatie er in de praktijk zou kunnen uitzien:

Laten we veronderstellen dat je net een deal in HubSpot hebt afgesloten. De PSA tool (PSOhub) gaat dan met deze gegevens aan de slag en importeert alle benodigde informatie automatisch in je contract. Je kan via PSOhub zelfs nog extra automatisatie toevoegen door te werken met contracttemplates of met contracten uit voorgaande deals om op deze wijze het manuele deel helemaal tot een minimum te beperken. PSOhub gaat vervolgens met deze informatie automatisch een project op poten zetten. Je kan meteen starten met het registreren van de tijd, en zelfs dit proces automatiseren door autonome tijdsregistratie, en met het automatisch uitsturen van facturen naar je klant wanneer bepaalde mijlpalen worden bereikt. 

Heb je het gemerkt... 'automatisch' en 'automatisatie' treden in bovenstaand voorbeeld wel heel vaak naar de voorgrond. Het doel van een PSA oplossing zoals PSOhub is dan ook om zoveel mogelijk processen te automatiseren zodat je er als onderneming zoveel mogelijk voordeel uithaalt. In bovenstaand voorbeeld zien we automatisatie in 5 fasen van de workflow opduiken-

• Automatische data import vanuit HubSpot
• Het slimme opstellen van contracten
• Automatische projectontwikkeling
• Autonome tijdsregistratie
• Geautomatiseerde facturatie

Ontdek meer over hoe PSA tools je workflows kunnen automatiseren in onze Beknopte PSA Oplossingen Gids Quick Guide voor PSA oplossingen

Conclusie- Kan je onderneming voordeel halen uit het gebruik van PSA tools?

De conclusie? Als je actief bent in de wereld van de professional services en dienstverlening en je doelt op efficiëntere werkprocessen, dan haal je waarschijnlijk heel wat voordeel uit een PSA tool. Je kunt op deze manier heel wat tijd en geld besparen op het admi

nstratieve gedeelte en je hebt te allen tijde een duidelijk, veilig en gecentraliseerd zicht op je projectgegevens.

Met de talrijke automatisatiemogelijkheden die een PSA tool je aanbiedt, moet je minder doen om meer te bereiken en heb je continu een duidelijk zicht op de voortgang van je projecten.