Resource Management Guide

Wanneer je plan zo efficiënt mogelijk moet worden uitgevoerd, moet je veel zaken in het achterhoofd houden - en het feit dat je hierbij verschillende platformen moet gebruiken om alles op te volgen, maakt het nog extra uitdagend.

Wanneer een projectmanager beroep moet doen op verschillende software tools om tijdsregistratie, het plannen van de activiteiten en het financial management in evenwicht te houden, is dat vaak nadelig voor het inplannen van zijn resources.  

Een projectmanagement software met resource planning mogelijkheden kan managers helpen bij het:

Zien van de projecturen die ieder van de teamleden al heeft geboekt en bij het proactief ingrijpen als er een tekort aan resources dreigt. Wanneer je op capaciteitsplanning, gebaseerd op taken, uren of beide focust, kun je proactief werken en je resources onder controle houden, terwijl je onderbezette teams of scope creep voorkomt.

Op de hoogte blijven van het reilen en zeilen dankzij visuele real-time dashboards die je toelaten om de algemene capaciteit van je team, waarbij er continu zaken veranderen en verschuiven, op te volgen. In plaats van te vertrouwen op ruwe voorspellingen van de capaciteit, kunnen managers de personeelsbezetting van elk individu in evenwicht brengen om onderbenutting van de teamleden te voorkomen en een burn-out door een onevenwichtige personeelsbezetting te vermijden.

Gebruik van projectberekeningen die samenwerking tussen je sales team en de project managers bevorderen. Door je projectplan te combineren met een dynamisch begrip van de financiële middelen, kunnen project managers de scope verfijnen, accuratere offertes opstellen en de marges beheren nog voordat een project start.

Verbeteren van de communicatie tussen verschillende teams zodat er geen onhaalbare beloftes worden gedaan met betrekking tot tijd en onhaalbare deadlines voor resources. 

Overzichtelijk en inzichtelijk maken van het hele project wanneer het zich ontplooit en dat vanaf de start tot en met het einde. Dankzij accurate voorspellingen over hoeveel tijd het team nog gaat nodig hebben en accurate data over hoe lang het nog zal duren om het project af te leveren, kunnen managers op efficiëntere wijze te werk gaan zodat dit resulteert in betere werkstromen.

Wanneer we onze resources uiteindelijk moeten inplannen en toewijzen dan speelt visibiliteit een sleutelrol. Wie kiest voor spreadsheets of programma’s die onafhankelijk van je CRM functioneren, zal het moeilijk hebben om het bos door de bomen te blijven zien. 

Toch gebruikt nog 35% van de ondernemingen in deze studie Excel voor hun project management en 17% gebruikt zelfs geen enkele software om hun projecten in goede banen te leiden. Hierdoor lopen ze het risico om makkelijk vermijdbare fouten te maken en zichzelf heel wat kopzorgen te bezorgen. 

Veelvoorkomende uitdagingen waar ondernemingen mee te geconfronteerd worden als ze over onvoldoende resource visibiliteit beschikken zijn: 

Prioriteren

Zonder een algemeen overzicht van de projecten, is het heel moeilijk voor managers en hun teams om prioriteiten te stellen op basis van deadlines en de capaciteit van het team. Dit resulteert vaak in te weinig tijd, veranderingen om de haverklap en resources die zich op taken richten die weinig meerwaarde bieden. Dit tot frustratie van zowel teamleden als managers en klanten.  

Inschatten van capaciteit

Het verkeerd inzetten van je resources leidt tot overuren, vertragingen tussen projecten en andere problemen gelinkt aan de beschikbare capaciteit. Op lange termijn kan het verkeerd inschatten van je capaciteit drastische gevolgen hebben zoals kleinere winstmarges, burnouts bij werknemers en zelfs klantenverlies.

Lange termijn planning

Wil je op lange termijn anticiperen op groei en het opbouwen van je capaciteit dan heb je een real-time overzicht van je beschikbare resources nodig. Zonder gestroomlijnde werkstromen die je huidige resources helder in kaart brengen, is de kans groot dat je lange termijn opportuniteiten gaat mislopen.