6 Tips voor HubSpot Projectmanagement

Wat is projectmanagement volgens HubSpot: "Projectmanagement verwijst naar het gebruik van specifieke tools, kennis, vaardigheden en expertise om gewenste doelstellingen te bereiken en iets waardevols te leveren."

Maar het beheren van HubSpot-projecten, specifiek, komt met zijn eigen set nuances, wat de vraag oproept– Wat zijn praktische tips en trucs die HubSpot-projectmanagement, in het bijzonder, een gestroomlijndere onderneming kunnen maken?

Dienstverlenende bedrijven die HubSpot als hun CRM gebruiken, kunnen profiteren van de krachtige functies en integraties van het platform.

En met een beetje expertise erbij, kun je je projectmanagement optimaliseren zoals nooit tevoren.

Dat betekent minder vermoeiende administratie, verhoogde zichtbaarheid en, het belangrijkst, verbeterde projectwinstgevendheid.

In dit artikel leer je hoe je gebruik kunt maken van eenvoudig te gebruiken tools die je kunnen helpen bij het behalen van je doelstellingen en het verhogen van je productiviteit. Hier zijn onze top 7 tips voor beter, efficiënter HubSpot-projectmanagement.

1. Gebruik een HubSpot-native of HubSpot-geïntegreerde tool

Om je projectdoelstellingen te behalen, voldoen Excel-spreadsheets gewoon niet. Je hebt een echte projectmanagementtool nodig, ook bekend als projectbeheersoftware, om alle ins en outs te vergemakkelijken.

Voor HubSpot-gebruikers is onze #1 tip om ofwel te gebruiken:

De HubSpot Projecten tool

Of

Projectbeheersoftware met een native HubSpot-integratie

De HubSpot Projecten tool wordt standaard meegeleverd bij de volgende abonnementen: Marketing Hub Professional, Enterprise; Sales Hub Professional, Enterprise; Service Hub Professional, Enterprise; CMS Hub Professional, Enterprise; en Legacy Marketing Hub Basic.

HubSpot Projecten biedt je alles wat je nodig hebt voor taakbeheer, inclusief vervaldatums, de mogelijkheid om taken toe te wijzen/voltooien, het delen van documenten, enz. Je kunt ook handige projecttemplates van HubSpot gebruiken om tijd te besparen bij de start.

Als je een beetje meer functionaliteit nodig hebt voor je projectbeheer, zoals contractbeheer, facturatie, enz., wil je een externe HubSpot-app voor projectbeheer integreren.

Zorg er gewoon voor dat de projectbeheersoftware die je kiest een native HubSpot-integratie biedt. Dit zorgt ervoor dat al je gegevens naadloos zijn verbonden aan beide kanten.

Hoogst gewaardeerde opties voor HubSpot-geïntegreerde projectbeheersoftware zijn onder andere PSOhub, Wrike en Jira.

2. Gebruik sjablonen van succesvolle projecten uit het verleden

Wil je een geweldige truc om je projectbeheer te stroomlijnen? Maak gebruik van sjablonen wanneer dat zinvol is. Dit geldt voor nieuwe contracten aan de kant van het contractbeheer en natuurlijk ook voor nieuwe projecten.

Wanneer je een nieuw project op de agenda hebt staan dat er vertrouwd uitziet, gebruik dan een sjabloon van een succesvol project uit het verleden om de routekaart te configureren. Op deze manier verspil je geen tijd aan het opnieuw uitvinden van het wiel. In plaats daarvan kun je aan het werk terwijl je processen benut die je al als kloppend hebt ervaren.

Ter informatie: zowel HubSpot Projecten als toonaangevende HubSpot projectbeheer integraties bieden deze mogelijkheid.

3. Gebruik een Gantt-diagram

Gantt-diagrammen zijn fantastisch voor het plannen van gecompliceerde projecten, vooral wanneer je een heleboel afhankelijkheden en belanghebbenden moet bijhouden.

Gantt-diagrammen in projectbeheer bestaan al een lange tijd en zijn een favoriet van projectplanners, ontwerpers en architecten. Deze projectgrafieken tonen al je projecttaken, afhankelijkheden en mijlpalen op een lineaire grafiektijdlijn. Ze zijn eenvoudig te maken en de visuele weergave helpt je om de huidige projectstatus in een oogopslag te begrijpen.

In tegenstelling tot whiteboards en Excel-spreadsheets die in het verleden werden gebruikt, hebben Gantt-diagrammen voor HubSpot projectbeheer geautomatiseerde functies die gedurende de levenscyclus van het project bij je blijven. Dit betekent dat ze automatisch worden bijgewerkt en dienen als je levenslijn voor projecttracking.

Er zijn verschillende apps in de HubSpot marktplaats die Gantt-diagrammen aanbieden. All-in-one projectbeheerplatforms zoals PSOHub die integreren met HubSpot worden geleverd met een ingebouwde Gantt-diagramfunctie.

4. Houd de tijd bij in de HubSpot Service Hub

Elk HubSpot-agentschap moet hun 'deal-to-cash' pijplijn optimaliseren om hun efficiëntie te verhogen. Als je een dienstverlenend bedrijf bent, met name een IT-bedrijf, dat de HubSpot Service Hub gebruikt, kun je van ticket tot cash gaan door de tijd bij te houden terwijl je klanten bedient. En het kost maar een paar klikken.

PSOhub, een HubSpot-partner, is momenteel de enige geïntegreerde projectbeheerstool die tijdregistratie rechtstreeks in de Service Hub aanbiedt. Met PSOhub wordt je tijdregistratiedata automatisch gekoppeld aan de parameters van je serviceovereenkomst, zodat je nooit een factureerbaar uur mist -

Je klant wordt automatisch gefactureerd wanneer je diensten de toegewezen tijd in het contract overschrijden.

5. Automatiseer je facturering

De gemakkelijkste en meest effectieve manier om van deal naar cash te gaan is door je HubSpot-facturering te automatiseren. Zorg er eerst voor dat je een factureringsproces hebt en dat je boekhoudsoftware is geïntegreerd met je projectbeheerstool. Daarna moet je gebruikmaken van slimme facturering die wordt geboden door je HubSpot-geïntegreerde projectbeheer.

Het automatiseren van je facturering helpt je om discrepanties te verminderen, ervoor te zorgen dat je altijd op tijd betaald wordt. Het bespaart je ook tijd bij het handmatig maken en beheren van facturen.

6. Evalueer de prestaties elke keer

Je resultaten zijn binnen en de klant is tevreden. Toch is je werk nog niet helemaal klaar. Om klanten te behouden en je omzet te verhogen, is het van groot belang dat je elke keer je projectprestaties evalueert.

Zorg ervoor dat je het succes van het project meet ten opzichte van je oorspronkelijke doelen. Je projectbeheersoftware kan rapporten voor je genereren om te zien hoe je het hebt gedaan op het gebied van tijdregistratie, factureerbare benutting en algehele productiviteit.

Het evalueren van je prestaties zal je helpen om tastbare manieren te vinden waarop je team zowel de kwaliteit van de leveringen als de winstgevendheid van het project kan verbeteren. Om te beginnen, zijn hier GRATIS evaluatiesjablonen, met dank aan HubSpot.

Het optimaliseren van je HubSpot-projectbeheer: Afronding

HubSpot's CRM zal je helpen om systematisch klanten binnen te halen en al je marketing en verkoop te beheren. Maar zodra de deal gesloten is, is het tijd om door te gaan naar het projectgedeelte. Hier zijn de basisprincipes van hoe je je HubSpot-projectbeheer kunt optimaliseren:

Ten eerste, zorg ervoor dat welke tool je ook gebruikt voor projectbeheer, afkomstig is van HubSpot (HubSpot Projecten) of een tweerichtingsintegratie heeft met het platform.

Daarna raden we aan om zowel sjablonen van vorige projecten als Gantt-diagrammen te gebruiken om je efficiëntie te maximaliseren.

De volgende stap is om te automatiseren waar je kunt. Voor dienstverlenende bedrijven betekent dit het bijhouden van tijd rechtstreeks in de HubSpot Service Hub. En als je maar één ding kiest om te automatiseren, maak er dan je facturering van, want dit helpt voorkomen dat betalingen worden gemist en facturen in de lucht blijven zweven.

Tot slot, vergeet een van de meest cruciale delen van de projectbeheercyclus niet: evaluatie. Dit zal je helpen nieuwe manieren te vinden om te verbeteren en je klanten nog meer tevreden te stellen."