Complete gids voor HubSpot projectbeheer

Hier zijn de voordelen van projectmanagement binnen HubSpot versus een externe softwareomgeving:

• Productiviteit - Vergeet het rondspringen op verschillende platforms om de informatie te vinden die je nodig hebt. Teams kunnen productiever zijn als CRM- en projectgegevens op dezelfde plek staan.
• Cohesie aan verkoop- en projectzijde - Nooit meer een rommelige verkoop-naar-project handoff met aangepaste waarschuwingen en projectmeldingen in de HubSpot feed.
• Een gewerkt uur is een betaald uur - Of je nu aan de CRM-kant werkt of aan de projectkant, geïntegreerde tijdregistratie betekent dat ieders factureerbare uren eenvoudig worden verantwoord en gekoppeld aan de juiste klant of het juiste project.
• Eén enkele bron van waarheid - Houd je gegevens veilig en toegankelijk met één enkele bron van waarheid. Houd alle communicatie gestroomlijnd rond alle klanten en projecten. 
• Sneller aan de slag met projecten - Verhoog de factureerbaarheid van je team door aan de slag te gaan zodra het contract is getekend. Je kunt zelfs beginnen met de projectplanningsfase voordat de deal officieel is gesloten/gewonnen.
• Betere winstgevendheid - Krijg nauwkeuriger inzicht in de winstgevendheid van je projecten, omdat je eenvoudig al je tijd- en onkostengegevens kunt verantwoorden met een paar klikken.

Samenvatting: Door je projectmanagement binnen de HubSpot-omgeving te houden, verhoog je je algehele efficiëntie en kun je de winstgevendheid van je projecten verhogen.

Je hebt HubSpot al, dus wat is de volgende stap als je gebruik wilt maken van projectbeheer in het platform? Om alles wat projectmanagement vereist effectief te doen binnen het ecosysteem van HubSpot, heb je twee keuzes:

1. Gebruik HubSpot zelf met HubSpot Projects

Je kunt HubSpot gebruiken voor een beetje projectbeheer met de Projects-functie van HubSpot, die toepasselijk Projects wordt genoemd. HubSpot Projecten is een tool voor taakbeheer die wordt geleverd met Professional en Enterprise abonnementen. 

Hoewel het vrij eenvoudig is qua functionaliteit, is het voordeel van HubSpot Projects dat het betaalbaar is en het is ook heel gemakkelijk te gebruiken.

Dit is wat je kunt doen: Taken en vervaldatums aanmaken en toewijzen. Deel informatie over taken met bijlagen en vermeldingen. Workflows bijhouden. 

Dat is het wel zo'n beetje.

Om eventuele hiaten in het projectproces op te vullen buiten de taakbeheerfunctionaliteit, kan het nodig zijn om andere tools te overwegen.HubSpot Projects kan echter dienen als een effectief leermiddel voor starters en kleine bedrijven die meteen iets nodig hebben. Marketingbureaus en verkoopteams kunnen langer met de tool doen, omdat alle sjablonen, lay-outs, enz. meer gericht zijn op reclame.

2. Gebruik projectmanagementsoftware die (2-zijdig) integreert met HubSpot

Om meer grip te krijgen op je operationele processen, is het aan te raden om een projectmanagement software app die in twee richtingen met HubSpot CRM integreert. Dit wordt ook wel bidirectionele synchronisatie genoemd.

Een goede bidirectionele integratie zal dienen als een enkele bron van waarheid, wat een van de grootste voordelen is van HubSpot projectmanagement. Door je gegevens op één plek te bewaren, heb je alles bij de hand wanneer je het nodig hebt.

"Als je een native integratie hebt binnen de applicaties die je gebruikt en het lost je operationele uitdaging op, ga er dan voor. Dat is de makkelijkste, veiligste en meest intuïtieve manier om gegevens te synchroniseren." - HubSpot

Naadloos HubSpot projectmanagement vereist het gebruik van een geïntegreerde tool. Gelukkig zijn er een paar supereffectieve oplossingen die dit bieden, zodat je alles kunt afdekken, van contracten tot facturering en alles daartussenin. 

Volg ons terwijl we uitleggen waar je op moet letten voor de beste ervaring voor jou, je team en je portemonnee. Daarna vind je de meest actuele lijst van alle projectmanagementsoftware die een HubSpot integratie biedt. 

Waar moet je op letten

Het doel van HubSpot projectmanagement is in de eerste plaats om het leven van jou en je team gemakkelijker te maken. Zo kan iedereen zich weer bezighouden met waar hij goed in is, d.w.z. creëren, onderhouden, adviseren, enz. 

De andere belangrijke motivatie is om je projecten winstgevender te maken door je efficiëntie te verhogen.

Bepaalde functies en kenmerken helpen je om deze twee doelen te bereiken. Dit is wat je moet zoeken in een HubSpot projectmanagementtool:

UX & Onboarding

Allereerst wil je dat je team de tool leuk vindt: iets intuïtiefs met een gemakkelijke onboarding. Om erachter te komen of de projectmanagementtool geschikt is voor jouw HubSpot-team, controleer je geverifieerde gebruikersbeoordelingen om een goed beeld te krijgen van hoe soortgelijke bedrijven als het jouwe zich voelen. 

Zoek naar positieve opmerkingen over UX, onboarding en ondersteuning.

Bidirectionele synchronisatie

Als je vervolgens op zoek bent naar een HubSpot project management app zul je op zoek willen gaan naar een tweerichtingssynchronisatie van gegevens. Op die manier stroomt niet alleen HubSpot-informatie naar je projectmanagementtool, maar ook andersom. 

Een tweerichtingssynchronisatie is noodzakelijk om zo efficiënt mogelijk te zijn, vooral bij de overdracht van verkoop naar project. Plus, als je een meer innovatieve tool gebruikt met mogelijkheden voor voorspellende analyse wil je dat de software leert van gegevens van BEIDE kanten.

Automatisering & andere 'slimme' functies

Nu we het toch over innovatie hebben, de HubSpot projectmanagementtools met de beste scores bieden veel mogelijkheden op het gebied van automatisering. Deze 'slimmere' functies komen goed van pas, vooral bij het bijhouden van tijd en andere administratieve taken die geautomatiseerd kunnen worden. 

De beste voorbeelden van slimme functies voor dienstverlenende bedrijven zijn:

• Automatische tijdregistratie
• Voorspellende analyses
• Slimme facturatie
• Slimme contracten

Prijs

Tot slot is de prijs een factor. Het is echter belangrijk op te merken dat de meerderheid van de best verkopende projectmanagementtools die een HubSpot-integratie bieden rond dezelfde prijs schommelen voor de prijsklassen met meer functionaliteit. 

Gratis versies kunnen een goed idee zijn voor superkleine startups, maar dit soort bedrijven zullen meestal toch vroeg of laat hun licentieniveau moeten verhogen.

Volgende stap: Meld je aan voor een gratis demo met de HubSpot projectmanagement app die je overweegt. Of je kunt meteen beginnen en je aanmelden voor een gratis proefversie om de software uit te proberen. Laat ook iemand van je team een poging wagen om nuttige feedback te krijgen. 

Welke projectmanagementtools bieden een tweerichtingsintegratie met HubSpot?

Onthoud dat je misschien een silo projectmanagement app kunt koppelen aan HubSpot met Zapier, maar dat dit niet in aanmerking komt voor echt HubSpot projectmanagement. Een tweerichtingssynchronisatie wordt niet ondersteund.

Verschillende oplossingen bieden een native HubSpot-synchronisatie, maar deze is eenrichtingsverkeer. AKA, je gegevens kunnen van HubSpot naar de projectmanagement app stromen, maar niet andersom.

Dat betekent dat je een tool moet kiezen die al een integratie met HubSpot biedt. Deze opties zijn te vinden in de HubSpot App marktplaats. 

Op dit moment zijn dit de populairste projectmanagementsoftware die bidirectionele integratie met HubSpot biedt:

1. Teamwork
2. PSOhub
3. Wrike
4. Smartsheet
5. Accelo
6. Airtable
7. ClickUp
8. Jira

Trello, Asana, Monday.com, BigTime, Projectworks en Projector PSA bieden alleen eenrichtingssynchronisatie met HubSpot. Er zijn momenteel geen out-of-box, tweerichtingsintegraties voor deze oplossingen, dus gegevens stromen maar in één richting, van HubSpot. Dit betekent dat ze op dit moment niet in aanmerking komen voor volwaardig HubSpot projectmanagement.  

Samenvatting: Om HubSpot projectmanagement effectief in te zetten, zoek je een geïntegreerde oplossing met een tweerichtings gegevenssynchronisatie. Je wilt er ook zeker van zijn dat het goed bij je team past, d.w.z. goede UX, betaalbaar, enz. 

Teamwork, PSOhub, Wrike, Jira en meer bieden momenteel een tweerichtingsintegratie met HubSpot die je kan helpen de klus te klaren. 

In projectmanagement is de projectlevenscyclus initiëren, plannen, uitvoeren, bewaken/controleren en afsluiten. Met HubSpot projectmanagement kun je deze fasen in dezelfde, gesloten omgeving doorlopen:

Contractbeheer  

Contracten beheren in HubSpot is eenvoudig met een tweerichtingsintegratie. Gebruik ten eerste contractsjablonen om uw contracten op te stellen zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen en om ze sneller te kunnen opstellen. HubSpot biedt handige contractsjablonen, net als alle alles-in-één projectmanagementoplossingen zoals PSOhub, Monday.com, etc.

Volgende, automatiserings- en traceerfuncties instellen om ervoor te zorgen dat je op de hoogte blijft van je serviceovereenkomst, tijd- en onkostencontract, etc. Op deze manier beheren je contracten zichzelf.

Projectplanning

Krijg een voorsprong op je projectplanning terwijl je nog bezig bent met het sluiten van de deal in HubSpot. Projectplanning tijdens de verkoop kan veel opleveren als het gaat om efficiëntie. Breng het project in kaart tijdens het HubSpot verkoopproces om de reikwijdte te bepalen. Je kunt je projectmijlpalen zelfs tijdens de verkoop ontwikkelen om je factureringspercentage te verbeteren.

Gebruik vervolgens Gantt-diagrammen aan de projectkant om de deliverables en tijdlijnen gedetailleerder te krijgen. Je hebt hier toegang toe vanuit zowel HubSpot als het project in een tweerichtingssynchronisatie.

Taakbeheer

Je kunt je taakbeheer starten met HubSpot zelf. Gebruik HubSpot Projecten om taken te maken, toe te wijzen en bij te houden. Ga daarvoor eerst naar het tabblad Marketing. Selecteer vervolgens Planning & Strategie. Klik op Projecten. (Hier is een goede video die je in minder dan 5 minuten door het gebruik van HubSpot Projects leidt)

Van daaruit vind je een schat aan sjablonen die zijn gemaakt met de best practices van HubSpot in gedachten. Houd er echter rekening mee dat de overgrote meerderheid hiervan specifiek betrekking heeft op verkoop- en marketingcampagnes, niet op projecten. 

Je kunt ook Kanban-borden gebruiken in je projectbeheeroplossing die automatisch worden bijgewerkt vanuit de activiteiten in HubSpot. Hoe je je taken ook beheert, je houdt ze allemaal bij elkaar met geïntegreerde software.

Resource management

Het maakt niet uit hoeveel projecten je tegelijk hebt lopen, een HubSpot-geïntegreerde projectmanagementtool kan je helpen om eenvoudig op de hoogte te blijven van je resources. Gebruik capaciteitsplanning om te controleren hoeveel belasting elke bron draagt, zodat u werk kunt verschuiven wanneer dat nodig is. Dit kan een burn-out helpen voorkomen en je helpen een meer empathische bedrijfscultuur te bevorderen, terwijl de efficiëntie van resource management toch toeneemt.

Urenregistratie

Urenregistratie in je HubSpot projectmanagement betekent dat alle factureerbare uren worden verantwoord. Maak gebruik van alle functies voor tijdregistratie om het registreren van uren makkelijk te maken voor je team, zoals een mobiele app, browserextensie, etc. 

Om je efficiëntie te verhogen, kun je zelfs de urenregistratie van je team automatiseren in de HubSpot-omgeving. Gebruik hiervoor een zelflerende tijdregistratiefunctie die leert van je Google- of Outlook-agenda en zelfs van je fysieke locatie (GPS-tijdregistratie). 

Wat ook kan helpen bij algeheel tijdbeheer en factureerbaarheid is naadloze Service Hub-tijdregistratie. Je hebt wel eens gehoord van deal-to-cash; in dit geval is het ticket-to-cash.

Met deze functie kan je team de service met één klik rechtstreeks in HubSpot's Service Hub volgen.

Deze gegevens worden vervolgens automatisch gekoppeld aan je contractgegevens. Wanneer de tijd die is toegewezen in de serviceovereenkomst wordt overschreden, kun je automatisch een factuur activeren. 

Facturatie

HubSpot projectmanagement heeft ingebouwde facturatie om je te helpen op de hoogte te blijven van je facturatie zonder dat je er veel werk aan hebt. Deze integratie kan nog een stap verder gaan als je ervoor kiest om je facturatie volledig te automatiseren. 

Geautomatiseerde facturatie leest rechtstreeks uit je tijdregistratiegegevens en koppelt deze tijd automatisch aan het juiste project/contract en factureringsschema. Dan… 

Boom! Er wordt een factuur aangemaakt. Je kunt handmatig goedkeuren wat je wilt en de rest automatisch factureren. Geautomatiseerde waarschuwingen en berichten kunnen er ook voor zorgen dat je betalingen niet te laat komen. Nooit meer zwevende facturen in de ruimte!

Kan HubSpot worden gebruikt voor projectmanagement? 

HubSpot Projects kan je helpen bij het beheren van deadlines en taken, maar volwaardig projectbeheer is momenteel niet beschikbaar met de oplossing zelf.

Wat zeggen online gebruikers over het gebruik van HubSpot voor projectbeheer?

Volgens Reddit: Alleen HubSpot gebruiken als projectmanagementtool, of beter gezegd, HubSpot gebruiken als interne projectmanagementtool, wordt niet aanbevolen door online gebruikers.

Heeft HubSpot projectbeheer?

Ja, HubSpot biedt een functie genaamd Projects om mensen op weg te helpen met hun projectmanagement met tools voor het maken, toewijzen en volgen van taken. Projects is inbegrepen bij professionele en Enterprise HubSpot-abonnementen.

HubSpot projectmanagement via bidirectionele integratie is de betere manier om je projecten te beheren als je HubSpot al gebruikt voor je CRM. Door gebruik te maken van HubSpot projectmanagement kun je al je projectgegevens gesynchroniseerd met verkoopgegevens en veilig bewaren in één enkele digitale omgeving. Dit zorgt ervoor dat je tech stack slanker blijft, je licentie-uitgaven lager en je productiviteit hoger.